Praxis-Beispiele: Dienstwagen, Fahrtenbuch

Carola Hausen

1 Außendienstmitarbeiter, keine Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte

Sachverhalt

Ein Außendienstmitarbeiter erhält erstmalig zum 10.1. einen Dienstwagen, den er für seine umfangreichen Dienstfahrten benötigt. Da er regelmäßig von seiner Wohnung aus die Dienstfahrten antritt, entfällt die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Die Privatnutzung soll anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Dies ist regelmäßig erst nach Ende des Kalenderjahres bzw. beim Wechsel des Fahrzeugs oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses im laufenden Kalenderjahr möglich.

Gemäß Buchhaltung entstanden für das abgelaufene Kalenderjahr Gesamtaufwendungen von 13.190,29 EUR brutto. Insgesamt ist der Arbeitnehmer 18.775 km in diesem Jahr gefahren, davon 2.310 km privat.

Wie wird der geldwerte Vorteil errechnet und lohnsteuerlich und sozialversicherungsrechtlich beurteilt?

Ergebnis

Bei der Fahrtenbuchmethode darf zunächst monatlich 1/12 des Privatanteils des Vorjahrs angesetzt werden.

Da zum Beginn der Nutzung noch keine Vorjahreswerte vorliegen, ist es zulässig, zunächst monatlich für jeden privat gefahrenen Kilometer 0,001 % des Listenpreises anzusetzen und diesen vorläufigen Wert nach Jahresende dem konkreten Wert anzupassen und die Differenz nachzuversteuern.

Listenpreis	62.400,00 EUR
Privat gefahrene Kilometer lt. Fahrtenbuch: 2.310 km
Bereits unterjährig versteuert (2.310 km x 62.400 EUR x 0,001 %)	1.441,44 EUR
Gesamtkilometer lt. Fahrtenbuch: 18.775 km
Zu versteuern (13.190,29 EUR : 18.775 km x 2.310 km)	1.622,88 EUR
Nachzuversteuern: (1.622,88 EUR – 1.441,44 EUR)	181,44 EUR

Der monatliche geldwerte Vorteil beträgt 1/12 von 1.622,88 EUR = 135,24 EUR. Dieser Wert ist als vorläufiger geldwerter Vorteil im Folgejahr zu versteuern und zu verbeitragen; er ist nach Jahresende wiederum anzupassen.

2 Mitarbeiter beantragt Fahrtenbuchregelung bei seiner Einkommensteuererklärung

Sachverhalt

Ein Mitarbeiter mit Steuerklasse I und einem Bruttolohn von 5.000 EUR monatlich erhält ab 8.1. einen neuen Dienstwagen, Bruttolistenpreis 42.320 EUR inkl. USt, den er sowohl für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (10 km) als auch für private Fahrten nutzen darf.

Bei der Besteuerung nach der 1-%- und 0,03-%-Regelung ergeben sich folgende monatlichen Beträge:

Privatnutzung (1 % aus 42.300 EUR)	423,00 EUR
Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (0,03 % aus 42.300 EUR x 10 km)	+ 126,90 EUR
Geldwerter Vorteil monatlich	549,90 EUR
Jährlich (549,90 EUR x 12 Monate)	6.598,80 EUR

Da dem Mitarbeiter die Besteuerung nach der 1-%- und 0,03-%-Regelung zu teuer ist, will er ein Fahrtenbuch führen und die Privatfahrten durch Einzelnachweis versteuern. Der Arbeitgeber ist skeptisch, ob der Mitarbeiter ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, außerdem lehnt er die Berechnung als zu aufwändig ab.

Wie hoch ist die Differenz zwischen dem zu versteuernden geldwerten Vorteil nach der 1-%- und 0,03-%-Regelung und dem nach der Fahrtenbuchmethode?

Kann der Mitarbeiter den zu hoch angesetzten geldwerten Vorteil in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen?

Ergebnis

Ja, bei der Einkommensteuerveranlagung kann der Mitarbeiter die Beträge dem Finanzamt mitteilen und der vom Arbeitgeber gemeldete Bruttoarbeitslohn wird vom Finanzamt entsprechend gekürzt.

Der Arbeitgeber versteuert den geldwerten Vorteil nach der Pauschalmethode (1-%- und 0,03-%-Regelung). Dies vermindert das Haftungsrisiko des Arbeitgebers, da diese Regelung gesetzlich vorrangig ist. Mängel im Fahrtenbuch gehen bei dieser Ergebnis ausschließlich zu Lasten des Mitarbeiters.

Der Arbeitgeber bescheinigt dem Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahres die insgesamt aus dem Betrieb des Fahrzeugs angefallenen Kosten. Die Werte aus der Finanzbuchhaltung müssen bei Arbeitgebern mit Vorsteuerabzug um die gesetzliche Umsatzsteuer erhöht werden (Bruttowerte).

Abrechnung nach Fahrtenbuch

Der Arbeitgeber bescheinigt auf das Jahresende folgende Werte:

Kaufpreis brutto: 36.000 EUR
Gesamtkosten (inkl. Abschreibung): 10.398 EUR brutto

Der Mitarbeiter kann anhand seines Fahrtenbuchs folgende Fahrleistungen nachweisen:

Gesamtfahrleistung: 25.000 km
Privatfahrten: 6.000 km
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 4.000 km (10 km einfache Entfernung)

Gesamtkosten brutto	10.398,00 EUR
Kosten pro km (10.398 EUR : 25.000 km)	0,416 EUR
Geldwerter Vorteil Privatfahrten (6.000 km) zzgl. Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte (4.000 km) gesamt (10.000 km x 0,416 EUR)	4.160,00 EUR
Bisher vom Arbeitgeber versteuert	6.598,80 EUR
Zuviel versteuert	2.438,80 EUR

Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Mitarbeiters wird der vom Arbeitgeber gemeldete Bruttoarbeitslohn vom Finanzamt um 2.438,80 EUR gekürzt. Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 EUR wird daneben gewährt.

Als Werbungskosten kann der Mitarbeiter geltend machen:

230 Tage x 10 km x 0,30 EUR = 690 EUR.

Da der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 EUR höher ist, wird dieser gewährt.

Der Arbeitnehmer kann über seine Einkommensteuererklärung eine Korrektur des steuerpflichtigen Arbeitslohns erreichen. Die Korrektur des sozialversicherungspflichtigen Bruttoentgelts ist auch möglich. Dazu muss ein separater f...