Auftragsverwaltung mit Fakturierung und Mahnwesen

• Fakturierung - Tool - in Tabellenkalkulation öffnen
• Fakturierung - Beispiel - in Tabellenkalkulation öffnen

Kurzbeschreibung

Mit dieser Businesslösung verfügen Sie über ein eigenes Rechnungsprogramm, das Ihnen folgende Funktionen bietet: Erfassen und Abfragen von Firmenstammdaten, Erfassen und Abfragen von Kundenstammdaten, Erfassen und Abfragen von Artikelstammdaten; Erstellen, Drucken und Sichern der Rechnungen, integrierte Offene-Posten-Verwaltung, Anzeige fälliger Rechnungen / integrierte Mahnfunktion.

Vorbemerkung

Schnelleinstieg

Wann benötige ich diesen Rechner?

Diese Excel-Anwendung ermöglicht Ihnen die gesamte Fakturierung von der Angebotserstellung bis zum Mahnwesen.

Was leistet dieser Rechner?

Diese Anwendung ist eine echte Business-Lösung, die die gesamte Rechnungsverwaltung von der Angebotserstellung über Rechnungserstellung und Mahnwesen soweit wie möglich automatisiert. Des weiteren verwalten Sie Ihre Artikelstammdaten und Ihre Kundenstammdaten zentral. Sowohl die Angebote als auch Aufträge werden zur besseren Übersicht in einer eigenen Tabelle dargestellt und bewertet. Ihre offenen Posten können Sie zentral einsehen und individuell zur Mahnung weiterleiten.

Ein Beispiel:

Die Firma Anton Meyer vertreibt Büroartikel an kommerzielle Kunden. Sie hat ein festes Sortiment im Angebot, das in der Liste" Artikelstammdaten" erfasst ist. Sämtliche Kunden sind unter "Kundenstammdaten" erfasst.

Jetzt lassen sich alle Geschäftsvorgänge mit minimalem Aufwand bewerkstelligen. Bei Angeboten und Rechnungen sind nur Kundennummern, Artikelnummern und Stückzahlen anzugeben, alle anderen Felder werden automatisch befüllt. In verschiedenen Übersichten lassen sich die offenen Posten oder Aufträge darstellen und verwalten. So behält die Geschäftsführung immer den Überblick und erledigt die Fakturierung mit minimalem Aufwand.

Unter Beispieldatei finden Sie einige Eintragungen für die Firma Anton Meyer, so dass die Funktion der einzelnen Blätter veranschaulicht wird.

Wie gehe ich vor?

Diese sehr umfangreiche Business-Anwendung erfordert etwas Einarbeitungszeit, die Sie sich nehmen sollten. Die einzelnen Arbeitsbereiche sind übersichtlich gestaltet, und nach etwas "Herumprobieren" haben Sie sicher schon vieles erfasst. Eine detaillierte Übersicht über alle Funktionen finden Sie auf dem zweiten Excel-Blatt unter "So bedienen Sie das Tool". An dieser Stelle kann nur ein erster Überblick gegeben werden.

1. Tragen Sie auf dem entsprechenden Blatt Ihre Firmenstammdaten ein. Orientieren Sie sich dabei eventuell an der Beispieldatei.
2. Tragen Sie unter "Artikel" alle Artikel bzw. Leistungen Ihres Betriebs ein.
3. Legen Sie unter "Kunden" eine Liste mit Ihren Kunden an. Natürlich können Sie diese immer wieder erweitern.
4. Jetzt können Sie mit den entsprechenden Seiten ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung erstellen. Für die Kundendaten müssen Sie nur die Kundennummer eingeben, für die jeweiligen Artikel nur die Artikelnummer. Nach Eingabe der jeweiligen Stückzahlen ist z. B. die Rechnung schon fertig. Details finden Sie wieder unter "Hilfe".
5. Unter "Offene Posten" finden Sie alle offenen Rechnungen. Von hier aus können Sie Zahlungen verbuchen, den Mahnstatus aktualisieren und automatisch Mahnungen erstellen.
6. Im Angebotsbuch haben Sie einen Überblick über die laufenden Angebote. Erhaltene Aufträge werden vermerkt, und die geplanten Kosten können eingegeben werden.
7. Das Auftragsbuch zeigt die laufenden Aufträge und erlaubt eine Bewertung des Erledigungsfortschritts.

Benutzen Sie die sinnvollen Querlinks, um zwischen den einzelnen Blättern zu wechseln. Die genauen Erläuterungen der einzelnen Funktionen finden Sie unter "So bedienen Sie das Tool".