Microsoft 365

Kurzbeschreibung

Diese Musterbetriebsvereinbarung regelt die Einführung von Microsoft 365 im Betrieb.

Vorbemerkung

Seit der Einführung von Microsoft Viva als umfangreiches Personalmanagement-Tool und weiteren Änderungen im Zuge der Umbenennung von Office 365 in Microsoft 365 hat Microsoft ein komplexes technisches System geschaffen. Die cloudbasierten Module von Microsoft 365 laufen stets im Hintergrund mit, erfassen Daten und stellen sie in anderen Anwendungen aufbereitet zur Verfügung.

Datenschutzrechtlich hat Microsoft damit eine kaum noch zu bändigende Datenkrake geschaffen. Dennoch erfreut sich das Programm-Bundle steigender Beliebtheit. Ein Grund ist der mit dem Anstieg von Homeoffice verbundene verbreiterte Einsatz von MS Teams. Viva hat diesen Effekt noch gesteigert. Die enge Integration in die MS-Anwendung macht das Arbeiten vor allem in Gruppen bequemer, verdeutlicht gleichzeitig aber die datenschutzrechtliche Herausforderung.

Es war unter den Landesdatenschutzbeauftragten umstritten, ob Office 365 datenschutzkonform eingeführt werden konnte. Nach jüngsten Änderungen an den von Microsoft gestellten allgemeinen Geschäftsbedingungen steht eine erneute Prüfung für Microsoft 365 noch aus.

Das zentrale Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung von Microsoft 365 im Betrieb resultiert aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Hiernach bedarf der Arbeitgeber bei Maßnahmen der Zustimmung des Betriebsrats, die dazu geeignet sind das Verhalten der Arbeitnehmer zu überwachen. Weil der Zweck dieses Mitbestimmungsrechts darin gesehen wird, das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers vor einem übermäßigen Überwachungsdruck zu schützen, wird diesem Mitbestimmungsrecht nahezu das gesamte Datenschutzrecht unterstellt. Das Mitbestimmungsrecht wird ausgelöst, sobald bei einer technischen Einrichtung in irgendeiner Form eine automatisierte Datenverarbeitung vorliegt. In den Grenzen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG steht dem Betriebsrat auch ein Initiativrecht zu, die Einführung eines IT-Tools zu fordern.^[1]

Wenn Microsoft 365 unternehmensweit einheitlich genutzt werden soll, liegt die betriebsverfassungsrechtliche Zuständigkeit beim Gesamtbetriebsrat (BAG Beschluss v. 8.3.2022, 1 ABR 20/21). Dies gilt allerdings nur in der 1-Tenant-Lösung. Bei einer konzernweiten Nutzung ist auf eine Multi-Tenant-Lösung zurückzugreifen. Eine konzernweite 1-Tenant-Lösung ist unzulässig.^[2] Daneben bedarf eine konzernweite Einführung Delegationsbeschlüsse aller Gesamtbetriebsräte.

Die Herausforderung, eine wirksame Betriebsvereinbarung zur Einführung und Nutzung von Microsoft 365 zu formulieren, ist deswegen nahezu identisch mit der Herausforderung, seine Einführung und seinen Umgang datenschutzkonform zu formulieren.

[1] Ob dieses Initiativrecht so weit reicht, ein bestimmtes IT-Tool zu erzwingen, ist gegenwärtig noch unentschieden. Zuletzt offen gelassen von: BAG, Beschluss v. 13.9.2022, 1 ABR 22/21, weil das BAG hier das auf die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung gerichtete Initiativrecht wegen einer diesbezüglichen gesetzlichen Verpflichtung des Arbeitgebers aus § 3 Abs. 2 ArbSchG abgelehnt hat.

[2] Um einem konzernweit einheitlichen Einsatz ohne einen ebenso weiten Datenaustausch alle Nutzerdaten zu ermöglichen, ist die Architektur von Microsoft 365 mehrinstanzenfähig. Alle personenbezogenen Daten verbleiben im Unternehmen. Aus Gründen der Cybersicherheit ist im Konzernverbund zwingend auf eine Multi-Tenant-Lösung zurückzugreifen.

Betriebsvereinbarung zu Microsoft 365

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Zwischen

...................................................................

[Name und Adresse des Arbeitgebers],

diese vertreten durch

...................................................................

[Name des Vertretungsberechtigten],

- nachfolgend "Arbeitgeber" genannt -

und

...................................................................

[Name und Adresse des Betriebsrats]

dieser vertreten durch den Betriebsratsvorsitzenden,

...................................................................

[Name]

- nachfolgend "Betriebsrat "genannt -

wird folgende Betriebsvereinbarung zur Einführung von Microsoft 365 getroffen:

Präambel

Mit dieser Betriebsvereinbarung verfolgen die Betriebsparteien das Ziel, eine datenschutzkonforme Implementierung von Microsoft 365 Exchange E3^[1] (im Folgenden Microsoft 365) in die betrieblichen Strukturen zu vereinbaren. Ziel ist es dabei, von der Software bereitgestellte Prozessoptimierungen mit berechtigten Schutzinteressen der Mitarbeiter^[2] an ihrem allgemeinen Persönlichkeitsrecht und vor einem ständigem Überwachungsdruck zu vereinbaren.

§ 1 Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle im Betrieb... tätigen Mitarbeiter.

VARIANTE zur Beschränkung auf einzelne Bereiche

Diese Betriebsvereinbarung gilt nur für die Mitarbeiter in den Abteilungen …............

Diese Betriebsvereinbarung gilt nicht für die leitenden Angestellten im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG.

Zwischen den Parteien besteht Einvernehmen, dass die Umsetzung dieser Betriebsvereinbarung es unabdingbar ma...