Benchmarking stellt eine Methode dar, die über die strukturierte Darstellung von Kennzahlen hinausgeht. Man versteht hierunter einen kontinuierlichen Prozess, in dem Produkte, Dienstleistungen, Prozesse, Ergebnisse etc. mit den jeweils Besten bzw. der Bestleistung verglichen werden.
Als Benchmark können andere Abteilungen oder Geschäftsbereiche im Großunternehmen dienen. Es wird dann von internem Benchmarking gesprochen. Vergleiche mit Konkurrenten, Unternehmen in vor- sowie nachgelagerten oder in fremden Branchen werden als externes Benchmarking bezeichnet. Insbesondere der Vergleich mit Konkurrenten (auf dem Arbeitsmarkt) bietet wertvolle Einblicke und wird auch als Wettbewerbsbenchmarking bezeichnet. Handelt es sich um branchen- und funktionsübergreifende Vergleiche mit besonders positiven Fällen, werden sie auch Best-Practice-Benchmarking genannt.
Nachdem der geeignete Partner gefunden ist, sind entsprechende Daten bezüglich der gewünschten Inhalte zu erheben, auszuwerten und mit den eigenen Daten zu vergleichen. Die Differenz zwischen den Leistungen des Partners und den eigenen Leistungen kann dann als Basis dienen, Schwächen aufzudecken und mögliche Ursachen zu analysieren.
Generell zielt Benchmarking darauf ab:
- Potenziale: z.B. Erhebungen zur Personalbetreuungsquote
- Prozesse: z.B. Durchlaufzeiten und Kosten der Personalbeschaffung
- Ergebnisse: z.B. Fluktuation, Krankenstand oder Mitarbeiterzufriedenheit.
Wenn der generelle Themenbereich abgesteckt ist, muss große Sorgfalt auf die Wahl der Benchmarks gelegt werden. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf die folgenden Punkte gerichtet werden: Vergleichbarkeit der Daten, "Offenheit" der Partner bzw. Informationsgrad der Quellen und Erhaltung der Einzigartigkeit.
Sind Benchmarks und Partner für eine Primärerhebung gefunden, sind die Daten zu erheben, auszuwerten und zu kommunizieren. Benchmarks sind darüber hinaus auch mit Sekundärdaten möglich. Werden Sekundärdaten - also bereits vorliegende Daten - herangezogen, sind öffentliche Institute bevorzugte Ansprechpartner. Aber auch private Institutionen und Beratungen haben sich auf die Informationsversorgung spezialisiert.
Auch die externe Erhebung von Primärdaten wird meist von externen Partnern begleitet. Hier gibt es zum einen auf Benchmark spezialisierte Anbieter sowie Spezialisten für Personalthemen: Insbesondere für Vergütungsbenchmarks gibt es einen breiten Markt.
Wesentliche Beschränkungen von Benchmarking sind:
- Geringe "Offenheit" der Partner bzw. begrenzter Informationsgrad der Quellen
- Schwierige Handhabbarkeit der Daten
- Mangelnde Vergleichbarkeit der Daten
- Notwendigkeit der Erhaltung der Einzigartigkeit.
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