Durch die zumindest teilweise Flexibilisierung des Arbeitsortes durch IT-gestützte Arbeitsmedien (Laptop, Mobiltelefon) wird der Zusammenhang zwischen Leistungserbringung und Arbeitszeit zunehmend infrage gestellt. Bei fehlender Arbeitszeitkontrolle müssen Arbeitgeber besonders auf mögliche zeitliche Überforderungen achten. Auch dem Selbstmanagement der Mitarbeiter kommt hier eine erhöhte Bedeutung zu.
Überforderung statt Work-Life-Balance
Zwar gibt es keine gesicherten empirischen Erkenntnisse darüber, ob unter sonst gleichen Umständen in Vertrauensarbeitszeit mehr oder weniger gearbeitet wird als mit Zeitkonto und Zeiterfassung. Für den Mitarbeiter können Überforderungen aber insbesondere daraus entstehen, dass
- die beiden Lebenssphären Beruf und Privat mehr, als gewünscht, miteinander verschmelzen, Stichwort „ständige Erreichbarkeit“,
- dass benötigte Arbeitszeit dauerhaft als zu hoch empfunden wird – etwa bei einer Vertrauensarbeitszeitregelung ohne mögliche Entlastung oder bei überlaufenden Zeitkonten, deren Ausgleich auf die lange Bank geschoben wird.
Die 3 wichtigsten Maßnahmen, um Überforderung zu vermeiden sind:
- betriebliche Vereinbarungen bzw. Verabredungen zum Umgang mit Reaktionszeiten und Erreichbarkeitsstandards außerhalb der üblichen Zeiten,
- ein bedarfsabhängiges Entlastungsmanagement durch die Führungskräfte,
- Zeitmanagement-Kompetenzen der Mitarbeiter.
Zeitmanagement-Kompetenzen der Mitarbeiter fördern - mobiles Arbeiten strukturieren
Es ist zu erwarten, dass das mobile Arbeiten weiter zunimmt. Damit auch auch die Selbstgestaltungs- und Selbstbegrenzungs-Möglichkeiten und damit die Zeitmanagement-Kompetenzen der Mitarbeiter entsprechen entwickelt werden können, braucht es die Unterstützung der Vorgesetzten:
- Es müssen klare Erwartungen zur mobilen Erreichbarkeit und Nichterreichbarkeit kommuniziert werden und
- es müssen Absprachen getroffen werden, die die Rolle und Verantwortung der Mitarbeiter sowie deren persönliche Lebenssituation ausgewogen berücksichtigen.
Kollektive technische Begrenzungen (Abschaltungen, Löschungen etc.) dürften hingegen wenig zukunftsfähig sein – nicht zuletzt, weil sie stressauslösend statt stressabbauend wirken können.
Zeit- und Selbstmanagement – Vorgehensweise und Methoden
Im Berufsalltag erledigen immer weniger Personen immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit. Um ein Projekt oder einen Arbeitsprozess zeitlich zu planen oder die Verwaltung und Organisation zu terminieren, gibt es Methoden und Hilfsmittel, mehr dazu hier.
Entlastungsgespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter
Individuelle Überlastungsphänomene können bei selbstgesteuerten Arbeitsprozessen mit eigenverantwortlichen Handlungsspielräumen nicht objektiv gemessen werden. Eine rein zeitliche Bewertung nach dem Arbeitszeitverbrauch scheidet aus – zu vielfältig sind die Gründe für lange Arbeitszeiten, u. a.:
- mitarbeiterbezogene Faktoren (z. B. Spaß an der Arbeit, Perfektionismus und ineffizienter Arbeitsstil, Wunsch nach Gebrauchtwerden und Anerkennung),
- organisatorische Ursachen (schlechte Prozessteuerung, unklare Ziele),
- führungsseitige Ursachen (schlechtes Vorbild, Nichtakzeptanz von Kapazitätsgrenzen, falsche Delegation).
Hinzu kommt, dass die letztlich ausschlaggebende Gesamtbelastung, die auch die Nichtarbeitszeiten umfasst, ohnehin nicht objektiv festgestellt werden kann.
Führungskräfte müssen daher auf Überbelastungen der Mitarbeiter achten und auf Basis von Gesprächen mit den Mitarbeitern verbindlich dabei unterstützen, dass die Überbelastung behoben wird.