Richtig Kontieren - Alles Wichtige im Überblick

Definition: Was ist Kontierung?

Kontierung bezeichnet in der Buchhaltung den Prozess der Zuordnung von Eingangsrechnungen und Belegen („Geschäftsvorfällen“) zu den entsprechenden Aufwands- und Ertragskonten („Sachkonten“) eines Unternehmens. Dies erfolgt durch einen Buchungssatz, der nach dem Muster „Soll-Konto an Haben-Konto“ aufgebaut ist. Die Kontierung ermöglicht eine ordnungsgemäße Buchführung und folgt dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.

Aufgaben und Ziele der Kontierung

Ordnung ist die Mutter aller Tugenden – das gilt erst recht in der Buchhaltung. Das übergeordnete Ziel der Kontierung ist es daher, eine korrekte und nachvollziehbare Buchhaltung zu gewährleisten. Sie bildet die Basis für unternehmerische Entscheidungen und für die Auskunft und Rechenschaft gegenüber Dritten.

Die Hauptaufgaben der Kontierung umfassen:

1. ‍Systematische Erfassung: Jeder Geschäftsvorfall wird einem oder mehreren Konten zugeordnet.
2. ‍Transparenz: Durch die Kontierung wird der Geldfluss im Unternehmen nachvollziehbar.
3. ‍Ordnungsgemäße Buchführung: Die korrekte Kontierung stellt sicher, dass gesetzliche Buchhaltungsvorschriften und interne Richtlinien eingehalten werden.
4. ‍Grundlage für Auswertungen: Sie ermöglicht detaillierte finanzielle Analysen und Berichte.

Wie funktioniert die Kontierung?

Im Kontierungsprozess fallen typischerweise die folgenden Tätigkeiten an:

1. Belege vorbereiten und nach Eingangsdatum sortieren: Zuerst müssen Sie den Beleg oder die Rechnung mit dem Eingangsdatum versehen. Bei digitalem Rechnungseingang in einer Buchhaltungssoftware passiert das automatisch. Sortieren Sie die Belege dann chronologisch nach ihrem Eingangsdatum.
2. ‍Vorkontieren: Die Rechnung muss anschließend mit buchungsrelevanten Informationen versehen werden. Dazu gehören Kontonummer, Kostenstelle und -träger.
3. ‍Belegprüfung: Prüfen Sie die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achtung: Fehler oder Versäumnisse können dazu führen, dass Ihnen der Vorsteuerabzug aberkannt wird!
4. ‍Kontenbestimmung: Bestimmen Sie anhand des Geschäftsvorfalls die Konten, auf die der Beleg gebucht werden soll.
5. ‍Buchungssatz formulieren: Erstellen Sie den Buchungssatz. So dokumentieren Sie, welche Konten belastet (Soll) und welche entlastet (Haben) werden.
6. ‍Belege archivieren: Je nach Belegart gelten hier unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. In Deutschland beläuft sich die Frist, je nach Art des Dokuments, auf 6, 8 bzw. 10 Jahre. In Deutschland wurde beispielsweise die handels- und steuerrechtliche Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege ab dem 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.

Bei all diesen Schritten unterstützt Sie eine moderne Buchhaltungssoftware. Sie übernimmt viele Schritte automatisch, bietet individualisierbare Kontenrahmen und auch eine ordnungsgemäße Archivierung Ihrer Unterlagen.

Welche Belegarten gibt es?

Um Ihre Einnahmen und Ausgaben korrekt buchen zu können, benötigen Sie einen entsprechenden Beleg. Es gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Man unterscheidet drei Arten von Belegen:

• Eigenbelege: Intern ausgestellte Belege wie Ausgangsrechnungen oder Gehaltslisten.
• Fremdbelege: Externe Belege, z. B. Rechnungen von Dienstleistern oder Quittungen.
• Notbelege: Ersatzbelege, die ausgestellt werden, wenn kein Originalbeleg vorhanden ist.

Was ist ein Kontenplan?

Der Kontenplan ist ein Verzeichnis über alle im Unternehmen vorhandenen Konten (z.B. Sachkonten). Er basiert auf standardisierten, branchenspezifischen Kontenrahmen, wird aber für das Unternehmen individualisiert.

Bedeutung: Warum ist die korrekte Kontierung so wichtig?

Die Kontierung ist die Basis, die es dem Unternehmen ermöglicht, seine finanzielle Lage im Blick zu behalten. Sie dokumentiert die Finanzströme aber nicht nur für die interne unternehmerische Sicht, sondern sorgt auch für klare Verhältnisse und Transparenz gegenüber Dritten – z. B. dem Finanzamt:

• Die Kontierung ist das Rückgrat einer ordnungsgemäßen Buchführung und ermöglicht eine klare Übersicht über die finanzielle Situation des Unternehmens. Dies ist auch gegenüber externen Stakeholdern (z. B. Banken, Investoren) von großer Bedeutung.
• Nach einer korrekten Kontierung können Sie zum Jahresabschluss die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz aufstellen sowie die Steuern und Abgaben an das Finanzamt berechnen.
• Sie erleichtert Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder das Finanzamt, da alle Buchungen nachvollziehbar sind.
• Eine präzise Kontierung ermöglicht detaillierte Finanzanalysen und bildet die Grundlage für Controlling, Budgetierung und strategische Entscheidungen.

Praxisbeispiel: Kontierung einer Eingangsrechnung

Ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 1.000 € für Büromaterial. Die Buchhalterin kontiert wie folgt:

1. Sie prüft die Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
2. Sie identifiziert die betroffenen Konten: „Bürobedarf“ und „Bank“.
3. Sie formuliert den Buchungssatz: „Bürobedarf an Bank 1.000 €“.
4. Sie archiviert den Beleg ordnungsgemäß.