Reportings

Internes oder externes Reporting

Im Reporting muss zwischen internem und externem Berichtswesen unterschieden werden.

‍Interne Berichte dienen als Entscheidungsgrundlage. Sie werden in der Regel vom Controlling (oder anderen Fachbereichen) für das Management erstellt.

Externe Berichte sind häufig aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zu erstellen. Dazu gehört beispielsweise der Jahresabschluss. Auch andere Reports, wie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung, werden erstellt – je nach Unternehmen freiwillig. Diese Berichte sind für externe Adressaten, wie das Finanzamt, Kreditinstitute oder auch Investoren, relevant. Die Geschäftsführung erhält durch diese Berichte wichtige Informationen, ist jedoch auch verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Nachfolgend wird insbesondere das interne Reporting näher betrachtet:

Die Rolle von Reportings in der Unternehmensführung

Ein Thema, ein Projekt oder gar ein Unternehmen ohne solide Datenbasis steuern zu wollen, gleicht einer Geisterfahrt durch dichten Nebel. Dabei gilt es doch rechtzeitig zu reagieren, um gekonnt dem ein oder anderem Hindernis ausweichen zu können. Und genau deswegen spielt ein effektives Berichtswesen, das auf datenbasierten Entscheidungen beruht, eine zentrale Rolle. Es dient nicht nur der Überwachung finanzieller und operativer Leistungen, sondern bildet auch die Basis für zukünftige fundierte strategische Entscheidungen.

Ein gutes Beispiel hierfür liefert die Fertigungsindustrie: Ein Produktionsunternehmen kann durch regelmäßiges Reporting frühzeitig Engpässe in der Lieferkette erkennen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. Ohne diese datenbasierte Steuerung wären Verzögerungen bei Kundenlieferungen unvermeidbar – mit negativen Folgen für Umsatz und Kundenzufriedenheit.

Im Reporting selbst werden zahlreiche wichtige Informationen dargestellt. Eine wichtige Rolle spielen Kennzahlen. Typische Kennzahlen sind beispielsweise Umsatzwachstum, EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) oder Cashflow. Sie geben Führungskräften die nötigen Informationen an die Hand, um fundierte Entscheidungen treffen zu können und flexibel auf Veränderungen am Markt zu reagieren. Fehlt die Grundlage für Entscheidungen, riskieren Unternehmen verspätet zu reagieren – etwa, wenn Marktentwicklungen übersehen werden oderoperative Probleme unerkannt bleiben.

Reporting Definition: Mehr als nur Zahlen

Was bedeutet Reporting genau? Kurz gesagt, dient es im Kern der systematischen Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen, um Transparenz und Steuerbarkeit in Unternehmen zu verbessern.

„Oft wird das Reporting auch als Berichtswesen bezeichnet und ist eine Kurzbezeichnung für alle systematisch erstellten, entscheidungs-und führungsrelevante Informationen enthaltenden Berichte in schriftlicher oderelektronischer Form. Das Berichtwesen ist eine zentrale Aufgabe des Controllings (internes Berichtswesen), zunehmend auch des externen Rechnungswesens (Value Reporting für den Eigen- und Fremdkapitalmarkt). Ziel des Berichtswesens ist allg. die Deckung des Informationsbedarfs der Berichtsempfänger, speziell werden das Schaffen von Transparenz sowie die Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen hervorgehoben.“ ^[1]

In der Praxis kann Reporting unterschiedlich aussehen. Ein Finanzbericht zeigt typischerweise Quartalskennzahlen wie Gewinnmargen oder liquide Mittel. Ein operatives Dashboard hingegen zeigt tagesaktuelle Werte, beispielsweise zur Auslastung der Produktion. Beide stellen entscheidungsrelevante Informationen bereit, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich ihrer Darstellungsweise.

Berichtswesen: Grundlage für Unternehmenserfolg

Oftmals wird das Berichtswesen als mühsame Pflicht wahrgenommen. Daten aus verschiedenen Systemen müssen zusammengeführt werden und sind viele Menschen involviert, passieren leicht Fehler. Dahinter die Frage: Bringt es die erhofften Erkenntnisse? Dabei können fehlerhafte oder verspätete Reportings nicht nur operativ schaden, sondern auch das Vertrauen in wichtige Abteilungen wie Finanzwesen oder Controlling nachhaltig beeinträchtigen.

Die Herausforderungen beim Reporting:

• Fehlinterpretationen der Daten
• Verzögerte Entscheidungsprozesse
• Sinkendes Vertrauen in Zahlen
• Wachsende Frustration unter Mitarbeitenden

Klare Visualisierungen helfen: Mithilfe interaktiver Dashboards können komplexe Sachverhalte verständlich dargestellt werden. So lassen sich Fehlinterpretationen reduzieren und Entscheidungsprozesse beschleunigen. In der Praxis kann durch ein automatisiertes Reporting messbar Arbeitszeit eingespart und gleichzeitig die Fehlerquote reduziert werden.

Arten von Reportings im Unternehmenskontext

Per Definition ist das Ziel des Reportings u. a. „die Deckung des Informationsbedarfs der Berichtsempfänger“. Dabei gilt es, eine fundierte Basis für geschäftskritische Entscheidungen zu schaffen. Um die Komplexität eines Unternehmens darzustellen, gibt es verschiedene Arten von Berichten:

• Finanzreporting: Beim Finanzreporting stehen finanzielle Kennzahlen wie Gewinn, Umsatz oder Cashflow im Fokus. Diese Berichte dienen dazu, Investoren oder das Management über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens zu informieren. Ein klassisches Beispiel ist der Quartalsbericht, der detailliert aufzeigt, wie sich Einnahmen und Ausgaben entwickelt haben. Solche Berichte bieten Transparenz und schaffen Vertrauen bei Stakeholdern.
• Operatives Reporting: Dieses Reporting konzentriert sich darauf, interne Prozesse effizienter zu gestalten und Potenziale zur Optimierung aufzudecken. So könnten beispielsweise tagesaktuelle Verkaufsdaten in einem Einzelhandelsunternehmen genutzt werden, um Bestände besser zu planen oder Verkaufstrends frühzeitig zu erkennen. Unregelmäßigkeiten können schneller entdeckt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
• Management Reporting: Dieses Reporting liefert eine ganzheitliche Sicht auf strategische und operative Kennzahlen für das Management. Es kombiniert beispielsweise Umsatzprognosen mit Marketing- oder Vertriebs-KPIs, um die Geschäftsentwicklung abzubilden. Management Reports dienen als Entscheidungsgrundlage fürstrategische Planungen, etwa bei Produktentscheidungen oder Investitionsvorhaben.
• Nachhaltigkeitsreporting (ESG): Das Nachhaltigkeitsreporting war lange freiwillig, wird nun jedoch für immer mehr Unternehmen zur Pflicht. Unternehmen dokumentieren hier ihre Chancen und Risken und wesentliche Themen rund um Umwelt, Soziales und Governance. Beispielsweise die CO₂-Bilanz oder Maßnahmen zur Einhaltung sozialer Standards innerhalb ihrer Lieferkette finden sich darin wieder. Derzeit sind nur größere Unternehmen berichtspflichtig. Die Berichtspflicht weitet sich jedoch immer mehr aus.

Diese verschiedenen Arten von Reportings zeigen nicht nur unterschiedliche Perspektiven auf das Unternehmen auf, sie überschneiden sich häufig auch inhaltlich – so kann etwa ein Nachhaltigkeitsbericht operative Maßnahmenbeinhalten oder Teil des Management Reportings sein.

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Lösungsansätze für modernes Berichtswesen

Ein modernes Reporting sollte kein Buch mit sieben Siegeln sein. Mit einem klaren Ansatz lässt sich selbst ein komplexes Berichtswesen vereinfachen und effizient gestalten – ohne dabei an Aussagekraft einzubüßen:

• Ziele klar definieren:
  Der erste Schritt besteht darin festzulegen, was das Reporting überhaupt leisten soll: Geht es darum, kurzfristige operative Entscheidungen zu unterstützen? Oder sollen langfristige Trends aufgezeigt werden? Klare Zielehelfen dabei sicherzustellen, dass alle Beteiligten dieselben Erwartungen an das Ergebnis haben.
• Relevante Kennzahlen festlegen:
  Nicht jede verfügbare Zahl ist automatisch relevant! Es gilt herauszufinden: Welche KPIs sind wirklich entscheidend? Für ein Vertriebs-Team könnten dies Umsatzzahlen pro Region sein; im zentralen Controlling hingegen spielen Margen-Analysen eine größere Rolle. Durch die Fokussierung auf wenige aussagekräftige Kennzahlen wird verhindert, dass Entscheider durch eine Flut irrelevanter Daten abgelenkt werden.
• Einsatz digitaler Tools:
  Moderne Business-Intelligence-Lösungen wie Power BI oder Tableau unterstützen Unternehmen dabei, Datensilos aufzubrechen und Informationen übersichtlich darzustellen – sei es durch interaktive Dashboards oder automatisierte Berichtsformate per Knopfdruck.

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