Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Aufbau, Bedeutung und rechtliche Grundlagen

Definition: Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)?

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist neben der Bilanz ein zentraler Bestandteil des handels- und steuerrechtlichen Jahresabschlusses von Unternehmen. In der GUV werden die Erträge und Aufwendungen eines bestimmten Zeitraumes gegenübergestellt, um so Aufschluss darüber zu geben, ob das Unternehmen Gewinne generiert oder Verluste einfährt. Kurz: Sie bestimmt den unternehmerischen Erfolg. Auf Englisch bezeichnet man die GuV auch als P&L („profit and loss“).

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Alle Kaufleute, Personen- und Kapitalgesellschaften, die nachdem Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet sind, müssen grundsätzlich eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Auch Land- und Forstwirte können von der Pflicht betroffen sein.

Freiberufler sowie Kleinunternehmen und Kaufleute, die unter der Grenze von 80.000 Euro Gewinn bzw. 800.000 Euro Umsatz im Jahrbleiben, dürfen eine einfache Einnahmenüberschussrechnung erstellen.

Welche rechtlichen Vorgaben zur GuV sind zu beachten?

Die GuV muss nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufgestellt werden und unterliegt gesetzlichen Vorgaben. Die wichtigsten Vorschriften finden sich u. a. hier:

• § 242 HGB bestimmt die handelsrechtliche Pflicht zur Aufstellung der GuV.

• § 264 HGB regelt, dass die gesetzlichen Vertreter einer Kapitalgesellschaft den Jahresabschluss (§ 242) um einen Anhang zu erweitern haben, der mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung eine Einheit bildet, sowie die Aufstellung eines Lageberichts.

• § 265 HGB gibt die allgemeinen Grundsätze zur Gliederung von Bilanz und GuV vor.

• §§ 275 bis 277 HGB enthalten Regelungen zur Gliederung der GuV nach dem Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren.  

• §§ 290 sowie 297-299 enthalten Details zum Konzernabschluss, seinen Inhalten und seiner Form.  

Daneben regeln auch andere Gesetze, etwa das Einkommensteuergesetz (EstG) und die Abgabenordnung (AO) Details rund um Bilanz und GuV.

Welche Aufgaben und Ziele hat die GuV?

Die Hauptaufgaben und Ziele der Gewinn- und Verlustrechnung sind:

1. Erfolgsmessung und Leistungsanalyse: Die GuV zeigt, ob ein Unternehmen profitabel arbeitet oder Verluste macht. Sie ermöglicht außerdem detaillierte Analysen verschiedener Ertrags- und Aufwandspositionen einer Periode.  

2. Entscheidungsgrundlage: Die GuV dient als Basis für interne Steuerung und strategische Entscheidungen.

3. Transparenz: In der GuV erhalten Stakeholder Einblicke in die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens. (Potenzielle) Investoren beurteilen auf dieser Basis die Rentabilität und das Wachstumspotenzial; Banken ziehen die GuV heran, um die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu prüfen.

4. Steuerliche Relevanz: Die GuV dient dem Finanzamt als Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung.

Wie unterscheidet sich die GuV von der Bilanz?

Es gibt zwei große Unterschiede zwischen GuV und Bilanz: Während sich mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung das Betriebsergebnis eines Unternehmens über einen Zeitraum ermitteln lässt, zeigt die Bilanz die Vermögens- und Finanzlage zu einem bestimmten Stichtag.

Aufbau und Gliederung der GuV: Was ist zu beachten?

Je nach Unternehmensform ergeben sich andere Anforderungen, aber auch Wahlmöglichkeiten bei der Erstellung der GuV.

Aufbau in Kontoform oder Staffelform?

Für Einzelkaufleute und Personengesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter gilt: Die GuV wird in Kontoform geführt und stellt Erträge und Aufwendungen einander gegenüber, ähnlich wie Aktiva und Passiva in der Bilanz. Auf der Seite mit dem geringeren Betrag wird der Saldo bzw. das Betriebsergebnis ermittelt.

Beispiel für eine vereinfachte GuV in Kontoform:

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Besondere Anforderungen gelten für Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personengesellschaften: Sie müssen ihre GuV in Staffelform darstellen. Die Erträge und Aufwendungen folgen bei dieser Darstellung untereinander aufgelistet. Das Betriebsergebnis errechnet sich, ausgehend von den Umsatzerlösen, über mehrere Zwischenstufen.

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Wahlmöglichkeit: Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren

Unternehmen, die ihre GuV in Staffelform darstellen müssen, haben zwei Verfahren zur Wahl: das Gesamtkostenverfahren oder das Umsatzkostenverfahren.

• Das Gesamtkostenverfahren entspricht der klassischen Vorstellung einer GuV. Es stellt alle Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres gegenüber. Der Fokus liegt dabei auf den Bestandsveränderungen. Die Kosten werden nach Kostenarten gegliedert, z. B. Material- und Personalaufwendungen oder Abschreibungen.

Vereinfachtes Beispiel für das Gesamtkostenverfahren:

Abb. in Anlehnung an gruenderplattform.de

• Im Umsatzkostenverfahren werden nur die Kosten ausgewiesen, die für tatsächlich verkaufte Dienstleistungen und Produkte entstanden sind. Für die Gliederung der Kosten orientiert man sich an den Funktionsbereichen, z. B. Herstellungskosten, Vertriebskosten oder allgemeine Verwaltungskosten.

Vereinfachtes Beispiel für das Umsatzkostenverfahren:

Abb. in Anlehnung an gruenderplattform.de

Wahl des Verfahrens und Stetigkeitsprinzip

Unternehmen können sich frei für eines der beiden Verfahren entscheiden. Dabei müssen sie sich allerdings an das handelsrechtliche Stetigkeitsprinzip halten. Es gilt:

• Das gewählte Verfahren muss grundsätzlich beibehalten werden.

• Abweichungen sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig.

Brutto- und Nettoprinzip in der GuV

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Brutto- oder Nettoprinzip erstellt werden, was den Detaillierungsgrad bestimmt.

• Das Bruttoprinzip erlaubt keine Verrechnung (Saldierung) von Aufwendungen und Erträgen. Dies sorgt für einen detaillierten Einblick und hohe Transparenz.

• Im Gegensatz dazu erlaubt das Nettoprinzip die Verrechnung von Aufwendungen und Erträgen gleicher Art, z. B. Zinsausgaben und -einnahmen. Allerdings dürfen nur kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften ihre GuV nach diesem Prinzip erstellen – so können sie sich vor Einblicken der Konkurrenz schützen.

Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für die GuV?

Die GuV ist Teil der Jahresabschlussunterlagen und muss daher grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist kann sich unter Umständen aus steuerrechtlichen Gründen verlängern. Etwa, wenn die Unterlagen für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.