Controlling einfach erklärt

Was ist Controlling?

Ein einheitliche Definition, auf die sich alle verständigen können, gibt es bislang nicht und wird es aufgrund unterschiedlicher Schwerpunktsetzung wohl auch in Zukunft nicht geben. Wichtig ist zunächst zu verstehen, dass Controlling nichts mit der deutschen Übersetzung, kontrollieren zu tun hat. Eine Orientierung bietet Péter Horváth, der das Controlling als Steuerungsprozess definiert, der durch das Zusammenwirken von Controller und Manager realisiert wird. Dabei ist es wichtig, Controlling von anderen Konzepten wie Management Control, Management Accounting und Performance Management abzugrenzen und Überlappungen zu betrachten, deswegen gilt: „Controlling ist das integrierende Bindeglied, das die genannten Themenkomplexe zu einer Führungsunterstützungsfunktion vereinigt.^[1]

Aufgaben und Ziele des Controllings

Zwischen den verschiedenen Konzepten und Abteilungen in einem Unternehmen, ist eins klar: Controlling ist eine Schnittstellenposition. Damit gehen verschieden Ziele und Aufgaben einher, um das Unternehmen sowohl operativ als auch strategisch zu unterstützen. Controller agieren dabei als Schnittstelle zwischen Datenanalyse, Planung und Entscheidungsfindung. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Transparenz zu schaffen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Die zentralen Aufgaben lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Planung:
   Controller planen Budgets, erstellen Forecasts und sorgen dafür, dass alle Unternehmensbereiche auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind.
2. Berichtswesen (Reporting):
   Die Aufbereitung von Kennzahlen in Berichten ist ein wesentlicher Bestandteil des Controllings und dient der kontinuierlichen Überwachung der Unternehmensleistung sowie der Unterstützung bei Managemententscheidungen.
3. Analyse:
   Mithilfe von Soll-Ist-Vergleichen identifizieren Controller Abweichungen, bewerten deren Ursachen und erarbeiten Maßnahmen zur Zielerreichung.
4. Kosten- und Leistungsrechnung:
   Um wirtschaftliche Effizienz sicherzustellen, analysieren Controller Kostenstrukturen bis ins Detail – immer mit dem Ziel einer optimalen Ressourcennutzung.
5. Strategische Beratung:
   Als Business Partner stehen Controller Führungskräften beratend zur Seite: Ob Investitionsentscheidungen oder strategische Neuausrichtungen – ihre Analysen liefern die Basis für langfristigen Erfolg.
6. Risikomanagement:
   Risiken frühzeitig zu erkennen gehört ebenfalls zum Aufgabenspektrum: Durch systematische Bewertung potenzieller Gefahren können präventive Maßnahmen eingeleitet werden.
7. Prozessoptimierung & Digitalisierung:
   Mit Blick auf Effizienzsteigerung prüfen sie interne Prozesse kritisch auf Schwachstellen –zunehmend unterstützt durch digitale Tools wie Power BI oder Robotic Process Automation (RPA).
8. Zielorientierung sicherstellen:
   Letztlich sorgt das Controlling dafür, dass alle Aktivitäten eines Unternehmens konsequent auf dessen übergeordnete Ziele ausgerichtet bleiben.

Grundlage all dieser Aufgaben sind Zahlen und Daten. Doch die Aufgabe endet nicht mit der Erhebung dieser Zahlen. Es gilt daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten und einen Beitrag zu leisten, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Dabei spielen Digitalisierung oder Risikomanagement eine immer größere Rolle – hier zählen neben reinen Kennzahlen auch analytisches Denken und Soft Skills.

Controlling im Unternehmen – Ablauf und Bedeutung

Aufgrund der Vielfalt an Themen und Schritten ist es wichtig einem Ablaufplan zu folgen: Von der Zielsetzung bis hin zur Erfolgskontrolle.

Ablauf im Controlling

Im Idealfall soll Controlling als kontinuierlicher Prozess funktionieren. Der Controlling-Regelkreis visualisiert, wie Controller Unternehmensaktivitäten planen, steuern und überwachen können, um Ziele zu erreichen. Abweichungen lassen sich früh erkennen, um daraus kontinuierlich Verbesserungen abzuleiten.

Typischerweise besteht der Prozess aus diesen Schritten:

1. Zielsetzung & Planung: Was wollen wir erreichen, mit welchen Mitteln und in welchem Zeitraum?
2. Sollvorgaben: Festlegen konkreter Kennzahlen und Standards.
3. Datenerhebung & Ist-Analyse: Sammeln von tatsächlichen Ergebnissen.
4. Soll-Ist-Vergleich: Prüfen, ob die Realität von den Plänen abweicht.
5. Abweichungsanalyse: Ursachen finden (intern/extern, einmalig/strukturell).
6. Korrekturmaßnahmen: Anpassen von Plänen, Ressourcen oder Prozessen.

Relevanz für Unternehmen

Mithilfe dieser Prozessschritte, die in der Realität nicht immer wie geplant ablaufen, kann das Controlling seiner Steuerungsaufgabe nachkommen. Es schafft Transparenz über finanzielle und operative Kennzahlen und macht Erfolge wie Schwachstellen sichtbar. Auf dieser Basis können Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen – sei es für kurzfristige Korrekturen oder langfristige strategische Weichenstellungen.
Ein funktionierendes Controlling dient dabei nicht nur als Frühwarnsystem für negative Entwicklungen, sondern auch als Kompass für die optimale Ressourcennutzung. Es hilft, Kostenstrukturen zu verstehen, Investitionen gezielt zu steuern und Chancen im Markt rechtzeitig zu erkennen. Gerade in einem dynamischen Umfeld mit unsicheren Märkten, steigender Kostenbelastung und wachsenden regulatorischen Anforderungen bietet das Controlling die notwendige Orientierung.

Digitalisierung & KI im Controlling

Digitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz verändern das Controlling grundlegend. Klassische Aufgaben wie Reporting oder Planung werden so zunehmend automatisiert. Gefragt sind heute strategisches Denken, Datenkompetenz, Kommunikation und Agilität. Unterstützt werden Controller durch technologische Innovationen, die zentrale Treiber dieses Wandels sind. Dabei geht es nicht nur um neue Tools, sondern auch um neue Denk- und Arbeitsweisen. Controller müssen verfügbare Technologien kennen, gezielt einsetzen und ihr Potenzialaktiv mitgestalten. Integrierte Plattformen, automatisierte Prozesse und intelligente Assistenzsysteme schaffen Freiräume – für Analyse, Beratung und strategische Steuerung. Befeuert werden diese Entwicklungen von KI, insbesondere Large Language Models (LLMs). Über die reine Analyse hinausübernehmen KI-basierte Agenten bereits Aufgaben wie Reporting, Datenaufbereitung, Machine Learning und Anomalieerkennung. So verändert sich auch der Beruf des Controllers hin zu Architekten datenbasierter Steuerung.

Controlling und Reporting – zwei Seiten einer Medaille

Das Reporting ist unerlässlich in der Unternehmenspraxis und ein zentraler Bestandteil des Controllings. Ziel ist es, komplexe Daten in eine Form zu bringen, die Entscheidungen unterstützt und Handlungsbedarf klar erkennen lässt. Gutes Reporting schafft Transparenz, macht Entwicklungen nachvollziehbar und bietet eine objektive Grundlage für den Dialog zwischen Management und Fachbereichen. Es geht dabei nicht nur um die reine Darstellung von Kennzahlen, sondern um deren Interpretation im Unternehmenskontext. Ob monatliche Soll-Ist-Vergleiche, Trendanalysen oder visuelle Dashboards – die Qualität des Reportings bestimmt maßgeblich den Wert des Controllings für die Unternehmenssteuerung.

Power BI, Self-Service und Automatisierung

Power BI ist heute eines der am weitesten verbreiteten Tools für visuelle Datenanalyse und Self-Service-Reporting im Controlling. Es bietet weitreichende Funktionen, um Berichte automatisiert zu generieren, Live-Datenquellen zu integrieren und interaktive Dashboards zu erstellen. Fachbereiche können so eigenständig auf Analysen zugreifen und Forecasts durchführen – dank standardisierter Datenmodelle im Controlling. Besonders nützlich ist die Verbindung von Visualisierung und Automatisierung: Regelmäßige Reports lassen sich per Knopfdruck generieren, Alerts bei Schwellenwertüberschreitungen automatisieren. In Kombination mit RPA-Tools entstehen automatisierte Reporting-Prozesse – vom Datenzugang bis zur Präsentation im Management-Meeting. Für Controller bedeutet das eine neue Rolle: als Coach, Qualitätsgarant und Methodengeber für datenbasierte Entscheidungen.

Operatives und strategisches Controlling

Controlling lässt sich in zwei eng verzahnte Bereiche gliedern, die sich in ihrer Zielsetzung und ihrem Zeithorizont unterscheiden.

Operatives Controlling steuert das Tagesgeschäft. Es überwacht laufende Prozesse, erstellt regelmäßige Reports und sorgt dafür, dass Budgets eingehalten werden. Kurzfristiges Ziel ist es effizient zu arbeiten und die Liquidität zu sichern.‍

Strategisches Controlling richtet den Blick in die Zukunft. Es analysiert Märkte, Wettbewerb und langfristige Trends, um die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu unterstützen. Beide Ansätze greifen ineinander – das operative Controlling liefert Daten für fundierte Strategien, während das strategische Controlling den Rahmen für operative Entscheidungen vorgibt.