Finanzbuchhaltung und Buchführung im Überblick

Definition: Was ist Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung (FiBu) ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens und erfasst sämtliche finanzielle Transaktionen eines Unternehmens. Sie dient nicht nur der Dokumentation und Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben, sondern auch der Erstellung von Jahresabschlüssen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Diese Informationen ermöglichen es sowohl internen als auch externen Stakeholdern, die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bewerten.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Wer muss in Deutschland eigentlich Buch führen – und wer nicht? Die gesetzlichen Grundlagen zur Buchführungspflicht sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) zu finden.

Buchführungspflichtig sind z. B.

• Alle eingetragenen Kaufleute,
• Kapitalgesellschaften, wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs) und Aktiengesellschaften (AGs),
• Personenhandelsgesellschaften, wie Kommanditgesellschaften (KG) und offene Handelsgesellschaften (OHG).

Nicht buchführungspflichtig sind z. B.

• Freiberufler, wie Ärzte und Anwälte, solange sie keine gewerbliche Tätigkeit ausüben,
• Kleinunternehmer und Personengesellschaften, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen bestimmten Schwellenwert nicht überschreiten.

Welche Aufgaben und Ziele hat die Finanzbuchhaltung?

Die FiBu schafft Klarheit im Zahlenwerk des Unternehmens. Konkret bedeutet das: Alle finanziellen Vorgänge werden gemäß den gesetzlichen  Vorgaben erfasst und analysiert. Durch eine vollständige und prüfbare Dokumentation schafft das Unternehmen Transparenz und sorgt für Ordnung in den Finanzen.

Zu den zentralen Aufgabenbereichen der FiBu gehören:

• Erfassung von Geschäftsvorfällen und Bestandsveränderungen: Alle Einnahmen und Ausgaben werden systematisch dokumentiert. Ebenso aktuelle Vermögenswerte, sowie Veränderungen in Vermögen und Schulden.
• Kontierung und Verbuchung: Alle Geschäftsvorfälle werden auf entsprechende Konten im Hauptbuch oder in den Nebenbüchern verbucht.
• Erstellung von Abschlüssen: Zum Ende des Geschäftsjahres werden die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt.
• Steuerliche Grundlagen: Die FiBu liefert die erforderlichen Daten für die Besteuerung des Unternehmens und stellt sicher, dass die steuerlichen Pflichten erfüllt werden.

Mit diesen Aufgaben verfolgt die FiBu übergeordnete Ziele, die sowohl interne als auch externe Interessen berücksichtigen:

• Um Geschäftsentwicklungen zu überwachen und Abweichungen frühzeitig zu identifizieren, werden in regelmäßigen Abständen periodische Auswertungen wie Quartalsabschlüsse oder Soll-Ist-Vergleiche erstellt. Das Controlling greift hierfür auf die Daten aus der FiBu zurück.
• Der Jahresabschluss liefert einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und bildet die Basis für strategische Entscheidungen.
• Monatlich oder quartalsweise wird eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt. So wird eine korrekte Erfassung der Umsätze garantiert und die rechtliche Compliance des Unternehmens gesichert.

Wie funktioniert die Finanzbuchhaltung in der Praxis?

Die FiBu folgt klar strukturierten Prozessen, die in mehrere Arbeitsschritte unterteilt sind. Von der Belegerfassung bis zur abschließenden Bilanzierung greifen diese Schritte nahtlos ineinander. Je nach Anforderungen werden sie parallel oder nacheinander zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Geschäftsjahr ausgeführt. So erfolgen tägliche Buchungen beispielsweise fortlaufend, wohingegen Monats- oder Jahresabschlüsse zu festen Terminen im Geschäftsjahr anstehen.

Der fortlaufende, operative Buchungsprozess folgt einem festen Schema:

1. Belegerfassung: Jeder finanzielle Vorgang beginnt mit einem Beleg – etwa einer Rechnung. Diese Belege werden gesammelt und sortiert.

2. Kontierung: Die Belege werden den verschiedenen Konten im Kontenrahmen zugeordnet.

3. Verbuchung in Haupt- und Nebenbüchern: Alle Geschäftsvorfälle werden als Buchungssätze manuell oder mit Hilfe eines Programms erfasst. Die Transaktionen werden ins Hauptbuch oder in die Nebenbücher eingetragen. Große Unternehmen, die einen gewissen Schwellenwert übersteigen, sind zusätzlich zur doppelten Buchführung   verpflichtet. Dabei wird jeder Vorgang in voller Höhe zweifach – im Soll und im Haben – verbucht.

Beispiel für die doppelte Buchführung

Der zugehörige Buchungssatz lautet immer„ Soll an Haben”. Im Soll wird ein Zugang verbucht, im Haben wiederum ein Abgang.

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4. Abstimmung und Kontrolle: Durch Abstimmungen zwischen den Konten wird sichergestellt, dass alle Einträge korrekt sind.

Die Finanzbuchhaltung sorgt für den Blick auf das große Ganze: In der Praxis leistet die FiBu weit mehr als das tägliche Erfassen und Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben. Die erfassten Daten werden systematisch analysiert und in Form von Berichten, Abschlüssen und Aufstellungen für interne und externe Stakeholder aufbereitet – auch vom Controlling. Zu den wichtigsten Berichten, die die FiBu erstellt, gehören.

• die Bilanz,
• die Gewinn- und Verlustrechnung und
• die Kapitalflussrechnung.

Welche Zukunftsperspektiven gibt es für die Finanzbuchhaltung?

Es gibt zwei große Unterschiede zwischen GuV und Bilanz: Während sich mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung das Betriebsergebnis eines Unternehmens über einen Zeitraum ermitteln lässt, zeigt die Bilanz die Vermögens- und Finanzlage zu einem bestimmten Stichtag. Themen wie Nachhaltigkeit und Transparenz rücken stärker in den Fokus und beeinflussen auch die Erwartungen an die Rolle der FiBu im Unternehmen. Gleichzeitig machen auch Künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und Cloud-Lösungen einen Wandel unumgänglich.

Digitalisierung in der Buchhaltung

Routinetätigkeiten, wie Belegerfassung und Kontierung, werden zunehmend durch digitale Lösungen vereinfacht oder vollständig automatisiert. Für Buchhalter bedeutet das in erster Linie weniger Fehler und eine deutliche Zeitersparnis. Dadurch verschiebt sich der Schwerpunkt ihrer Arbeit: Statt lediglich Zahlen aufzubereiten, rücken datenbasierten Entscheidungen und beratende Tätigkeiten in den Vordergrund.

Cloud-Lösungen bieten den Vorteil, jederzeit und ortsunabhängig auf Daten in Echtzeit zugreifen zu können. Dadurch werden hybride Arbeitsmodelle auch in der Buchhaltung möglich und schaffen eine neue Flexibilität.

Mit neuen Tools wachsen jedoch auch die Anforderungen an digitale Kompetenzen: Buchhalter müssen moderne Software effizient einsetzen und gleichzeitig Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit im Blick behalten. Das Resümee: Weiterbildung wird essenziell!

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Trends in der Finanzberichterstattung

Durch gesellschaftliche Erwartungen und die schrittweise Ausweitung der Nachhaltigkeitsberichtspflicht, die bereits einige große Unternehmen betrifft, steigt der Stellenwert von Umwelt- und sozialen Themen stetig. In Zukunft werden Nachhaltigkeitsberichte daher nicht nur wichtig, um die Einhaltung rechtlicher Vorgaben nachvollziehbar zu machen, sondern auch, um die Glaubwürdigkeit des Unternehmens zu stärken.

Transparenz und moderne Berichterstattung werden zum Wettbewerbsvorteil: Stakeholder erwarten umfassende Einblicke und Echtzeitdaten, um fundierte Entscheidungen schnell und sicher treffen zu können. Klassische Kennzahlen reichen dafür längst nicht mehr aus und es ist an den Unternehmen, auf diese Anforderungen zu reagieren. Moderne Reporting-Tools  schaffen hier Abhilfe, indem sie datenbasierte Analysen in Echtzeit ermöglichen. Auch die Art der Datenaufbereitung verändert sich: Starre Excel-Tabellen werden durch interaktive Dashboards ersetzt, die komplexe Daten anschaulich visualisieren und jederzeit zugänglich machen.