Alles Wichtige rund um das Thema Bilanz - Einfach erklärt

Definition: Bilanz einfach erklärt

Woran erkannt man, ob ein Unternehmen finanziell auf sicherem Fundament steht? Die Antwort liefert die Bilanz. Als zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses zeigt sie, welche Vermögenswerte (Aktiva) zu einem bestimmten Stichtag vorhanden sind und wie diese finanziert wurden (Passiva). Doch die Bilanz ist weit mehr als eine Momentaufnahme: Sie macht sichtbar, wie viel Kapital von Eigentümern eingebracht wurde und welcher Teil des Gewinns im Unternehmen bleibt. Gleichzeitig gibt sie Aufschluss über Rückstellungen und Verbindlichkeiten sowie die Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden. Damit wird sie zu einem aussagekräftigen Indikator für die Stabilität, Leistungsfähigkeit und Risikostruktur eines Unternehmens.

Aufgaben und Ziele: Warum die Bilanz unverzichtbar ist

Eine präzise Bilanz erfüllt zentrale Aufgaben, die für Unternehmen jeder Größe entscheidend sind. Diese lassen sich in vier Schlüsselpunkte gliedern:

1. Dokumentation: Eine sorgfältige Dokumentation ist essenziell für das Erstellen der Bilanz. Basis ist die Buchhaltung, denn diese garantiert eine vollständige und rechtlich verbindliche Dokumentation aller getätigten Geschäftsvorfälle.
2. Information: Die Bilanz zeigt transparent, über welche finanziellen Ressourcen ein Unternehmen verfügt, wie das bestehende Vermögen finanziert ist und gibt Hinweise, wie liquide das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt ist.
3. Rechtliche Anforderungen: Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet bilanzierungspflichtige Unternehmen zurregelmäßigen Dokumentation ihrer finanziellen Lage, international kommen die International Financial Reporting Standards (IFRS) hinzu. Eine exakte Bilanz macht außerdem erst ein korrekte Steuerberechnung – etwa für die Gewerbesteuer – möglich.
4. Kontrolle und Planung: Mit ihrer soliden Datenbasis schafft die Bilanz die Grundlage für strategische Überlegungen und ist für Investitionsentscheidungen und die Kostenkontrolle unabdingbar.

Kurzgefasst: Warum ist eine Bilanz also für Unternehmen so wichtig?

Die Bilanz zeigt, welche Vermögenswerte vorhanden sind, wie hoch die Schulden ausfallen und gibt Hinweise, ob ein Unternehmen zahlungsfähig ist. Auf Basis dieser Informationen werden wichtige interne Entscheidungen getroffen– zum Beispiel bei Investitionen, der Rückhaltung von Verbindlichkeiten oder der Planung einer nachhaltigen Finanzstrategie.

Auch für externe Stakeholder ist die Bilanz wichtig, um das Unternehmen und seine finanzielle Lage bewerten zu können. So prüfen Banken beispielsweise anhand der Bilanzen die Kreditwürdigkeit, während Investoren anhand der Bilanz Risiken und Potenziale einer Investition besser einschätzen können.

Wie berechnet man die Bilanz? Grundlagen und Aufbau

Was gehört zu Aktiva und was zu Passiva?

Bei einer Bilanzaufstellung werden alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens systematisch erfasst, in Aktiva und Passiva unterteilt und gegenübergestellt.

Aktiva zeigen, wie das vorhandene Vermögen im Unternehmen verwendet wurde. Simpel gesagt beantwortet die Aktivseite die Frage: „Wofür wurde das Geld ausgegeben?“. Sie setzt sich aus dem Anlage-und dem Umlaufvermögen zusammen. Während das Anlagevermögen langfristige Werte wie Maschinen oder Patente umschließt, setzt sich das Umlaufvermögen aus kurzfristigen Werten wie Warenbeständen oder dem Bankguthaben zusammen.

Passiva hingegen geben an, woher das Kapital stammt, über das ein Unternehmen verfügt. Hier wird ersichtlich, ob es sich um Eigen-oder Fremdkapital handelt. Die Passiva beantworten demnach die Frage: „Woher stammt das Geld?“.

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Wieso muss der Endwert von Aktiva und Passiva übereinstimmen?

Die Aufteilung in Passiv- und Aktivseite ist das Herzstück der Bilanz. Dieses Prinzip ist so zentral, da es das sogenannte Bilanzgleichgewicht sicherstellt: Die Summe der Aktiva muss immer gleich der Summe der Passiva sein. Erklären lässt sich dieser Grundsatz damit, dass jede Investition auch eine Finanzierungsquelle hat.

Beispiel:

Ein Unternehmen kauft eine Maschine, die 10.000 € kostet. Diese Maschine bezahlt der Eigentümer bzw. die Eigentümerin des Unternehmens aus dem Eigenkapital. Daraus ergibt sich folgende Aufstellung:

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Schritt-für-Schritt zur Bilanz

Die Aufteilung in Aktiva und Passiva ist leichter gesagt als getan. Um eine fehlerfreie Bilanz zu erstellen, müssen mehrere Schritte durchlaufen werden.

1. Geschäftsvorfälle sammeln und abschließen: Bis zum Bilanzstichtag müssen sämtliche Geschäftsvorfälle abgeschlossen sein. Im Anschluss werden die Bestandskonten abgeschlossen, indem die Endbestände für jede Position ermittelt werden.

2. Inventur durchführen: Zum Stichtag wird eine vollständige Inventur durchgeführt. Alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Unternehmens werden erfasst. Dazu zählen u. a.:

• Materielle Werte, z. B. Maschinen, Warenbestand und Bankguthaben
• Immaterielle Werte (die bilanziert werden dürfen), z. B. Patente und Lizenzen
• Verbindlichkeiten, z. B. Kredite und offene Rechnungen

3. Aktiva und Passiva bewerten: Alle Positionen müssen gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)bewertet werden – insbesondere nach dem Vorsichtsprinzip (§ 252 HGB): Verluste sind zu berücksichtigen, sobald sie erkennbar sind, Gewinne erst bei Realisierung. Je nach Art des Vermögens gelten andere Bewertungsmethoden.

• Anlagevermögen: Wird zu Anschaffungskosten abzüglich der Abschreibung bewertet, z. B.: Eine Maschine, die vor einem Jahr für 60.000 € gekauft wurde, hat mit einer Abschreibung von10 % pro Jahr heute einen Buchwert von 54.000 €.
• Umlaufvermögen: Wird nach dem Niederstwertprinzip bewertet. Das bedeutet, dass Vermögenswerte entweder zum Anschaffungs- oder Herstellungspreis oder zum aktuellen Marktwert angesetzt werden– je nachdem, welcher Wert niedriger ist.

4. Abstimmung und Abgleich mit Inventur: Nach der Bewertung erfolgt ein Abgleich zwischen den Ergebnissen der Inventur und den buchhalterischen Aufzeichnungen, um mögliche Differenzen aufzudecken. Treten Unstimmigkeiten auf, werden Nachprüfungen angestellt und ggf. Korrekturen vorgenommen.

5. Rückstellungen bilden: Rückstellungen erfassen zukünftige Verpflichtungen, deren genaue Höhe oder Fälligkeit am Bilanzstichtag noch nicht feststeht. Typische Beispiele sind Prozesskostenrückstellungen bei Gerichtsverfahren oder Pensionsrückstellungen für Mitarbeitende. Diese Posten erhöhen die Passivseite.

6. Bilanz aufstellen: Nun folgt die eigentliche Erstellung der Bilanz: Alle erfassten und bewerteten Posten werden auf der Aktiv- oder auf der Passivseite eingetragen und gegenübergestellt.

• Die Vermögenswerte auf der Aktivseite werden in Anlage- und Umlaufvermögen unterteilt.
• Auf der Passivseite werden alle Kapitalquellen in Eigen- und Fremdkapital gegliedert.

7. Prüfung und Korrektur: Die Summe der Aktiva und Passiva müssen exakt identisch sein (Bilanzgleichgewicht) –nur dann ist die Bilanz korrekt aufgestellt. Ist dies nicht der Fall, müssen Nachprüfungen angestellt und Fehler identifiziert und behoben werden.

Wie lange muss eine Bilanz aufbewahrt werden?

Die Bilanz wurde erstellt – und nun? Gemäß den gesetzlichen Vorgaben muss die Bilanz in Deutschland für zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 257HGB, § 147 AO). Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Bilanz aufgestellt wurde. Das bedeutet: Eine Bilanz, die im Jahr 2025 aufgestellt wurde, darf frühestens Anfang 2036 vernichtet werden. Die Aufbewahrungspflicht dient vor allem dazu, steuerliche Prüfungen zu ermöglichen.

Häufige Fehler und Fallstricke bei der Bilanzbetrachtung

Die größte Herausforderung bei der Bilanzerstellung steckt im Detail. Schon kleine Unachtsamkeiten – von Bewertungsfehlern bis hin zu fehlenden Rückstellungen – können große Auswirkungen haben. Umso wichtiger ist es, typische Fehlerquellen zu kennen. Die folgende Übersicht zeigt, welche Stolperfallenhäufig auftreten:

• Unternehmensgröße wird falsch eingeschätzt: Die Einstufung eines Unternehmens in Größenklassen nach § 267 HGB (klein, mittelgroß, groß) hat direkte Auswirkungen auf die Pflichten bei der Bilanzerstellung. Eine falsche Einordnung kann dazu führen, dass gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten werden.
• Inventur ist unvollständig: Ein häufiger Fehler ist die unvollständige Erfassung der Vermögenswerte. Besonders immaterielle Werte wie Patente oder Gegenstände, die nicht mehr in Benutzung sind, werden schnell übersehen.
• Bewertung ist fehlerhaft: Wenn Anlage- oder Umlaufvermögen nicht korrekt bewertet werden, etwa indem Werte falsch angesetzt werden, führt dies zu einer fehlerhaften Darstellung der Vermögenslage.
• Rückstellungen werden vernachlässigt: Verpflichtungen für Pensionszahlungen, Prozesskosten oder Garantieleistungen sind zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung oftmals noch nicht fällig und werden daher vernachlässigt. Werden diese Posten übersehen, wird jedoch das Risiko des Unternehmens nicht vollständig abgebildet und zukünftige Belastungen werden verschleiert.
• Buchhaltung und Inventur weichen voneinander ab: Eine präzise Bilanz setzt voraus, dass die buchhalterischen Daten mit den realen Beständen übereinstimmen. Kommt es hier zu Abweichungen, entstehen Ungenauigkeiten in der Bilanzerstellung. Regelmäßige unterjährige Abgleiche helfen dabei, Differenzen frühzeitig zu erkennen.
• Aufbewahrungspflicht wird nicht beachtet: Für die Bilanz und zahlreiche zugehörigen Unterlagen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Werden Unterlagenfrühzeitig vernichtet, drohen Bußgelder.