Fachbeiträge & Kommentare zu Reisekosten

Rn. 430 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 BFH BStBl III 1965, 144 versteht darunter, dass der Empfänger für einen "Aufwand", den er im Interesse seines Dienstherrn gemacht hat, "entschädigt" wird. Daraus ergibt sich, dass sie in aller Regel bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit (§ 19 EStG) bedeutsam ist. Denkbar sind aber auch andere Einkunftsarten. Eine "Aufwandsentschädi...mehr

Rz. 1 Stand: EL 146 – ET: 04/2026 Die Schweizerische Eidgenossenschaft (Regierungssitz: Bern; Amtssprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch, Rätoromanisch) ist ein Binnenstaat in Mitteleuropa im Alpenraum. Er grenzt als Nachbarstaat im Norden an Deutschland, im Osten an > Österreich und > Liechtenstein, im Süden an > Italien und im Westen an > Frankreich. Die Schweiz verwen...mehr

Rz. 1 Stand: EL 146 – ET: 04/2026 Das Königreich Schweden (Hauptstadt: Stockholm; Amtssprache [vornehmlich]: Schwedisch) ist ein nordeuropäischer Staat auf der skandinavischen Halbinsel mit Landgrenzen zu > Norwegen im Westen und > Finnland im Nordosten. Außerdem besteht eine direkte Landverbindung zu > Dänemark. Schweden gehört zur > Europäische Union, verwendet jedoch nicht...mehr

Die Leistungen des Arbeitgebers fließen den Mitarbeitern mit Beginn des Präventionskurses oder Vortrags zu. Sie sind grundsätzlich mit den um übliche Preisnachlässe geminderten Endpreisen am Abgabeort anzusetzen.[1] Zuzahlungen der Mitarbeiter sind anzurechnen. Die Verwaltung hat grundsätzlich keine Bedenken, wenn die Leistungen des Arbeitgebers aus Vereinfachungsgründen mit...mehr

Reisekosten (Geld- und Sachleistungen), die Bestandteil der Betriebsveranstaltung sind, rechnen zum äußeren Rahmen der Veranstaltung, etwa die Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Unterbringungskosten bei einem Betriebsausflug. Sie sind bei der Berechnung des Freibetrags zu berücksichtigen. In Betracht kommt z. B. die gemeinsame Busfahrt zu dem Ziel des Betriebsausflugs, unab...mehr

Reisekosten (Geld- und Sachleistungen), die bei der Durchführung der Betriebsveranstaltung anfallen, zählen zum äußeren Rahmen der Veranstaltung und sind somit bei der Berechnung des Gesamtaufwands zu berücksichtigen, z. B. Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Unterbringungskosten bei einem Betriebsausflug. Die für Reisekosten geltende Lohnsteuerfreiheit ist für die Berechnun...mehr

Häufig erfolgt die Reisekostenabrechnung in den Firmen nicht durch die Entgeltabrechnung, sondern durch eine separate Reisekostenabrechnungsstelle. Dieses Verfahren bedarf allerdings einer ausdrücklichen Genehmigung durch das Betriebsstättenfinanzamt; dieses muss die gesonderte Aufzeichnung der steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen haben.[1...mehr

Rz. 8 In den Fällen des § 16 Abs. 1 (zweitangegangener Rehabilitationsträger; Rz. 4 ff.) oder § 16 Abs. 2 ("leistender" Träger erbringt Leistungen für einen "beteiligten" Rehabilitationsträger, Rz. 7) hat der erstattungsberechtigte Rehabilitationsträger wegen der nach § 14 bzw. § 15 "aufgedrängten Zuständigkeit" einen privilegierten Erstattungsanspruch gegen den letztendlich zu...mehr

Rz. 6 § 14 ist eine Pflichtleistung der gesetzlichen Rentenversicherung und nicht nur eine Ermessensleistung. Die Entscheidung, welche Leistung für die Versicherten in Betracht kommen, wo und wie lange diese erbracht werden, treffen allerdings die Träger der Rentenversicherung nach pflichtgemäßem Ermessen gemäß § 13 Abs. 1 (BT-Drs. 18/9787 S. 32 ff.), wobei sie ihr Rahmenkon...mehr

Reisekosten sind als Betriebsausgaben absetzbar, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Auch bei einer privaten Mitveranlassung scheidet ein Abzug nicht in vollem Umfang aus. Soweit die Kosten einer gemischt veranlassten Reise nicht eindeutig dem betrieblichen bzw. privaten Bereich zuzuordnen sind, können diese im Wege sachgerechter Schätzung anhand der Zeitanteile aufg...mehr

Rz. 3 Anders als Verwaltungskosten könnten dagegen Auslagen, die einem erstattungsberechtigten Leistungsträger aufgrund seiner Vorleistung entstanden sind, nach Satz 2 der Vorschrift vom erstattungspflichtigen Leistungsträger zu erstatten sein, wenn sie den Bagatellbetrag von 200,00 EUR übersteigen. Auslagen in diesem Sinne sind Kosten, die ein erstattungsberechtigter Leistu...mehr

Der Verpflegungskostenpauschbetrag beträgt im Inland[1] bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 28 EUR, jeweils jeweils 14 EUR (bis 31.12.2019: 12 EUR) für den An- und Abreisetag, wenn der Reisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 EUR. . Die steuerliche Behandlung von Reis...mehr

Zusammenfassung Begriff Reisekosten gehören zu den Betriebsausgaben, wenn sie durch den Betrieb eines Unternehmers veranlasst sind. Sind die Kosten durch ein Arbeitsverhältnis bedingt, kommt ein Abzug als Werbungskosten in Betracht. Ersetzt der Arbeitgeber Reisekosten, sind die Leistungen in bestimmten Grenzen steuerfrei. Reisen zur Betreuung von Immobilien stellen Werbungsk...mehr

In der Praxis kommt es vor, dass der Unternehmer von ihm getätigte und getragene Reisekosten, aus denen er selbst den Vorsteuerabzug erhalten hat, seinem Auftraggeber zusätzlich zu der erbrachten Leistung weiterberechnet. Ggf. stellt die Weiterberechnung umsatzsteuerlich eine Nebenleistung dar, die das Schicksal der Hauptleistung teilt. Daher muss der Unternehmer auf die Net...mehr

Bei Geschäftsreisen ins Ausland in Rechnung gestellte ausländische Vorsteuern können nicht beim deutschen Finanzamt geltend gemacht werden. Sie sind zwingend bei der jeweiligen ausländischen Finanzbehörde geltend zu machen. Vorsteuer-Vergütungsanträge für die übrigen EU-Mitgliedstaaten sind zwingend beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bis zum 30.9. des Folgejahrs elektro...mehr

2.1 Grundsätzliche Voraussetzungen Der Unternehmer erhält aus Rechnungen für seine betrieblich veranlassten Kosten anlässlich einer von ihm bzw. vom Gesellschafter einer Personengesellschaft durchgeführten Geschäftsreise oder einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit den vollen Vorsteuerabzug. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer als Empfänge...mehr

3.1 Allgemeine Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs Ein Vorsteuerabzug aus lohnsteuerlichen Pauschalen, z. B. ohne Hotelrechnung, ist nicht möglich. Der ­Vorsteuerabzug setzt immer einen Einzelnachweis (Rechnung) voraus. Die Eingangsrechnung muss zwingend auf den Unternehmer (Arbeitgeber) lauten.[1] Aus auf den Arbeitnehmer adressierten Rechnungen ist ein Vorsteuerabzug nicht...mehr

Reisekosten kommen für Aufwendungen eines Arbeitnehmers in Betracht, die durch eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte entstehen (Auswärtstätigkeit beim Arbeitnehmer). Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt das bisherige Anknüpfungsmerkmal der regelmäßigen Arbeitsstätte nicht nur sprachlich, sondern beinh...mehr

Als Werbungskosten abzugsfähig sind Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterbringung sowie Reisenebenkosten. Der Arbeitgeber kann solche Aufwendungen bis zur Höhe des möglichen Werbungskostenabzugs steuerfrei ersetzen .[1] Der steuerfrei ersetzte Betrag ist auf den Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer anzurechnen. 3.1 Fahrtkosten Aufwendungen für "Reisekosten"-F...mehr

Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte [1] sind keine Reisekosten. Ihr Abzug richtet sich nach den Regelungen zur Entfernungspauschale.[2] Aufgrund der erforderlichen Gleichbehandlung von Arbeitnehmern und Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften im Regelungsbereich beider Vorschriften weicht der Begriff der Betriebsstätte vom Betriebsstättenbegriff im Si...mehr

Begriff Reisekosten gehören zu den Betriebsausgaben, wenn sie durch den Betrieb eines Unternehmers veranlasst sind. Sind die Kosten durch ein Arbeitsverhältnis bedingt, kommt ein Abzug als Werbungskosten in Betracht. Ersetzt der Arbeitgeber Reisekosten, sind die Leistungen in bestimmten Grenzen steuerfrei. Reisen zur Betreuung von Immobilien stellen Werbungskosten bei den V...mehr

3.2.1 Auswärtstätigkeit im Inland Für 1-tägige Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 14 EUR (bis einschließlich VZ 2019: 12 EUR) berücksichtigt werden.[1] Zu den 1-tägigen Auswärtstätigkeiten zählt auch, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also a...mehr

Seit der Aufhebung der früher geltenden Vorsteuerbeschränkung für Reisekosten ist der Vorsteuerabzug aus unternehmerisch bedingten Reisekosten bzw. Umzugskosten grundsätzlich zulässig.[1] Allerdings können in der alltäglichen Praxis schwerwiegende "formalistische" Fehler gemacht werden. Deshalb ist für den Vorsteuerabzug Folgendes dringend zu beachten: Voraussetzung ist immer...mehr

Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für: Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck; Telekommunikation und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern; Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen si...mehr

Aufwendungen für "Reisekosten"-Fahrten sind in tatsächlicher Höhe abzugsfähig. Sie müssen durch Belege (Fahrzeugkosten, Fahrkarte, Flugticket) nachgewiesen werden. Statt der tatsächlichen Aufwendungen kann aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden[1] Die aktu...mehr

Zentraler Punkt der ab 1.1.2014 geltenden Regelungen ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben.[1] Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfol...mehr

Auch bei laufenden Pkw-Betriebskosten, z. B. Benzin, mit einem arbeitnehmereigenen Pkw ist ein Vorsteuerabzug zulässig, soweit die Fahrtkosten eindeutig durch die Auswärtstätigkeit verursacht wurden, z. B. Benzin oder auf einer Dienstreise verursachte Unfallkosten. In beiden Fällen müssen jedoch die Rechnungen zwingend auf den Namen des Unternehmers (Arbeitgebers) als Leistu...mehr

Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor und bestimmt der Arbeitgeber durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort, der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder von dor...mehr

Auswärtstätigkeiten im Ausland sind dem Grunde nach fast identisch wie im Inland zu bewerten. Der einzige Unterschied besteht in der Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen. Während es im Inland feste Sätze für 1-tägige Auswärtstätigkeiten bzw. An-/Abreise- und Zwischentage gibt, informiert das Bundesfinanzministerium jährlich über die aktuellen Werte für ausländische Staaten ...mehr

Unternehmer können Mehraufwendungen für Verpflegung im Rahmen einer Dienstreise steuerlich absetzen. Ertragsteuerlich dürfen jedoch nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die gesetzlich festgelegten Verpflegungspauschalen.[1] Die Vorschriften über die Kürzung der Pauschalen bei unentgeltlich gewährter Verpflegung haben nur Bedeutung für...mehr

Die Vermietung von Räumen zur kurzfristigen Beherbergung von Personen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Dagegen unterliegen die nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden weiteren Leistungen, z. B. die Getränke zum Frühstück oder Pkw-Abstellplatz (vgl. Abschn. 12.16 UStAE), aufgrund des Aufteilungsgebotes des § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG de...mehr

Die Bewirtung der Geschäftsfreunde erfolgt grundsätzlich unternehmerisch. Somit ist der Vorsteuerabzug zulässig. Dass ertragsteuerlich nur 70 % der nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen abzugsfähig ist (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), führt umsatzsteuerrechtlich zu keiner Beschränkung des Vorsteuerabzugs. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist aber immer eine ordnungsgemäße Rechnu...mehr

Auch bei anlässlich einer Geschäftsreise angefallenen Fahrtkosten mit einem nicht dem Unternehmen zugeordneten Pkw ist ein Vorsteuerabzug aus den laufenden Pkw-Kosten, z. B. Benzin, zulässig. Das gilt auch für auf einer Geschäftsreise verursachte Unfallkosten. Aus dem ertragsteuerlich zulässigen Ansatz von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer allein ist ein Vorsteuerabzug nicht ...mehr

Erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.[1] Unerheblich für die Einordnung einer Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte ist die Dauer der vollzeitigen Bildungsmaßnahme. Eine Bildungseinrichtung gilt auch dann als erste Tä...mehr

Auch beim Vorsteuerabzug aus Fahrtkosten ist Voraussetzung, dass der Unternehmer Auftraggeber (Besteller) der Fahrleistung ist. Sollten wiederum Arbeitnehmer die Fahrleistungen namens und im Auftrag ihres Arbeitgebers bestellen, ist wiederum ihre Bevollmächtigung hierzu erforderlich. Im als Rechnung geltenden Fahrausweis für eine Personenbeförderung muss jedoch der Name des L...mehr

Gewährt der Arbeitgeber Verpflegung im üblichen Rahmen (bis zu 60 EUR je Mahlzeit einschl. Getränke), obwohl dem Arbeitnehmer trotz Auswärtstätigkeit keine Verpflegungspauschale zusteht, weil er entweder die Mindestabwesenheit (8-Stundengrenze) nicht erreicht oder die 3-Monatsfrist überschritten ist, scheidet der Kürzungstatbestand als Korrektiv generell aus. Der Wert der einze...mehr

Der Unternehmer erhält aus Rechnungen für seine betrieblich veranlassten Kosten anlässlich einer von ihm bzw. vom Gesellschafter einer Personengesellschaft durchgeführten Geschäftsreise oder einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit den vollen Vorsteuerabzug. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzu...mehr

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug auch bei Verpflegungskosten ist eine konkrete Einzelrechnung. Ein pauschaler Vorsteuerabzug aus den einkommensteuerlichen Pauschalen ist nicht möglich.[1] Die für Verpflegungskosten in Rechnung gestellte Vorsteuer ist auch dann in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig, wenn die tatsächlichen Verpflegungskosten höher sind als die ertragste...mehr

Im als Rechnung geltenden Fahrausweis für eine Personenbeförderung muss der Name des Leistungsempfängers nicht genannt sein (§ 34 UStDV). Bei Fahrausweisen der Eisenbahn reicht die Angabe der Tarifentfernung anstelle des Steuersatzes aus. Seit 1.1.2020 erübrigt sich dies allerdings, da seitdem auch im Bahnfernverkehr der ermäßigte Steuersatz anzuwenden ist.[1] Auch ist es zu...mehr

Die Bewirtung der Geschäftsfreunde erfolgt grundsätzlich unternehmerisch. Somit ist der Vorsteuerabzug zulässig. Dass ertragsteuerlich nur 70 % der nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen abzugsfähig sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), führt umsatzsteuerrechtlich zu keiner Beschränkung des Vorsteuerabzugs. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist aber immer eine ordnungsgemäße Rech...mehr

Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einer solchen Tätigkeitsstätte[1] dauerhaft zugeordnet ist. Bei einer vorübergehenden Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte begründet er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen ode...mehr

1 Problematik der Rechnungsstellung Seit der Aufhebung der früher geltenden Vorsteuerbeschränkung für Reisekosten ist der Vorsteuerabzug aus unternehmerisch bedingten Reisekosten bzw. Umzugskosten grundsätzlich zulässig.[1] Allerdings können in der alltäglichen Praxis schwerwiegende "formalistische" Fehler gemacht werden. Deshalb ist für den Vorsteuerabzug Folgendes dringend ...mehr

Aus Umzugskosten des Unternehmers sowie aus vom Unternehmer dem Personal ersetzte Umzugskosten ist der Vorsteuerabzug beim Unternehmer möglich, sofern der Umzug unternehmerisch bedingt war.[1] Gerade bei unternehmerisch bedingten Umzugskosten des Personals ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, dass die Eingangsrechnungen auf den Unternehmer lauten.mehr

1 Berufliche/betriebliche Veranlassung von Reisen Die Aufwendungen für Reisen sind Werbungskosten/Betriebsausgaben, wenn die Reise geschäftlich (betrieblich, beruflich) veranlasst ist. Liegt der Reise offensichtlich ein unmittelbarer einkünftebezogener Anlass zugrunde, sind die Reisekosten insgesamt der betrieblichen/beruflichen Sphäre zuzuordnen und steuerlich abziehbar. Beis...mehr

Ein Vorsteuerabzug aus lohnsteuerlichen Pauschalen, z. B. ohne Hotelrechnung, ist nicht möglich. Der ­Vorsteuerabzug setzt immer einen Einzelnachweis (Rechnung) voraus. Die Eingangsrechnung muss zwingend auf den Unternehmer (Arbeitgeber) lauten.[1] Aus auf den Arbeitnehmer adressierten Rechnungen ist ein Vorsteuerabzug nicht zulässig. Voraussetzung ist auch, dass nicht der A...mehr

Der Unternehmer erhält den Vorsteuerabzug aus Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers nur, wenn diese von ihm als Arbeitgeber empfangen [1] und in voller Höhe getragen werden.[2] Zusätzlich muss eine auf ihn lautende Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer vorliegen oder eine Kleinbetragsrechnung im Gesam...mehr

Die Aufwendungen für Reisen sind Werbungskosten/Betriebsausgaben, wenn die Reise geschäftlich (betrieblich, beruflich) veranlasst ist. Liegt der Reise offensichtlich ein unmittelbarer einkünftebezogener Anlass zugrunde, sind die Reisekosten insgesamt der betrieblichen/beruflichen Sphäre zuzuordnen und steuerlich abziehbar. Beispiele für betriebliche Reiseanlässe eines Unterne...mehr

Auch aus Übernachtungskosten der Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise ist beim Unternehmer (Arbeitgeber) der Vorsteuerabzug zulässig. Dies gilt – unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung – auch bei Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung oder wenn der Arbeitnehmer die Hotelrechnung zuerst selbst bezahlt und ihm der Arbeitgeber die A...mehr

Erhält der Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeitengestellung, müssen entsprechende Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Eine Prüfungspflicht hinsichtlich der Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen besteht grundsätzlich nicht. Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung ...mehr

Der Begriff "Tätigkeitsstätte" wird definiert als eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung. Baucontainer, die z. B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen sich z. B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden, stellen "ortsfeste" betriebliche Einrichtungen dar. Es können auch großrä...mehr