Fachbeiträge & Kommentare zu Reisekosten

Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer arbeits- oder dienstrechtlich einer bestimmten Tätigkeitsstätte dauerhaft zu, befindet sich dort seine "erste Tätigkeitsstätte". Diese Zuordnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Der Arbeitgeber kann z. B. aus organisatorischen Gründen eine bestimmte Betriebsstätte (Dienststelle) als erste Tätigkeitsstätte festlegen, er muss ...mehr

Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, muss die Rechnung des Hotel- oder Pensionsbetriebs die besonderen umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen.[1] Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR gelten zwar geringere Anforderungen. Doch muss auch hier der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuersatz angegeben sein. Es ist zu beachten, dass für kurzfristige Übernachtungsentgel...mehr

Nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG (in der ab 2020 geltenden Fassung) unterliegt die Beförderung von Personen im Schienenbahnverkehr seit dem 1.1.2020 generell der Umsatzsteuer mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Der Verkehr mit Oberleitungsomnibussen, der genehmigte Linienverkehr mit Kraftfahrzeugen, der Verkehr mit Taxen, mit Drahtseilbahnen und sonstigen mechanischen Aufstieg...mehr

Das Finanzamt verlangt bei Auslandssachverhalten generell eine erhöhte Mitwirkung aller Betroffenen. Ohne die Mitwirkung des Unternehmers betrachtet das Finanzamt seine Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung, die steuerlich nicht abziehbar sind. Der Grund, aus dem eine Geschäftsreise unternommen wird, sollte daher immer dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft be...mehr

Finanzbeamte, insbesondere Betriebsprüfer, können versucht sein, günstige steuerliche Ergebnisse mithilfe des § 42 AO [1] zunichte zu machen. Die Finanzverwaltung will unliebsame Gestaltungen als Missbrauch behandeln und nicht anerkennen. Das gilt insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und anderen mitarbeitenden Familienangehörigen, weil es h...mehr

Der Unternehmer darf die Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Übernachtungskosten uneingeschränkt als Vorsteuer abziehen.[1] Der Unternehmer muss Adressat der Rechnung sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR braucht der Adressat nicht angegeben zu sein. Praxis-Tipp Abgrenzung von Übernachtung und Verpflegung Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuer...mehr

Hat der Unternehmer eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht, dann muss er nicht nur das Frühstück, sondern auch das Mittag- und Abendessen aus dem Gesamtpreis herausrechnen. Die pauschale Herausrechnung aus dem Gesamtbetrag erfolgt mit 20 % von 28 EUR = 5,60 EUR für ein Frühstück und mit 40 % von 28 EUR = 11,20 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. In der Zeit vo...mehr

So kontieren Sie richtig! Fahrtkosten, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit entsteh...mehr

Welche Beförderungsmittel der Arbeitnehmer nutzt, entscheidet er in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber. Nutzt er ein Flugzeug, die Bahn, einen Leihwagen oder ein Taxi, erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung bzw. Quittung. Den ausgewiesenen Betrag kann der Arbeitgeber insgesamt für ihn zahlen bzw. ihm erstatten. Es handelt sich um Auslagenersatz, der beim Arbeitnehmer nicht als...mehr

Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH hat steuerlich einen Arbeitnehmerstatus. Mithilfe einer kostenlosen Anrufungsauskunft lassen sich damit vorab alle lohnsteuerlichen Zweifelsfragen rund um das Anstellungsverhältnis abklären. Der GmbH-Unternehmer steht somit besser da als Personenunternehmer, denen das Finanzamt für Steuerauskünfte in eigenen Angelegenheiten Gebüh...mehr

Ein Unternehmer unternimmt eine Geschäftsreise nach Österreich. Die Benutzung der österreichischen Autobahnen ist gebührenpflichtig. Da er die Autobahn benutzen will, erwirbt er an der deutsch-österreichischen Grenze eine Gebührenmarke für 29 EUR. Die 29 EUR sind als Reisenebenkosten abziehbar.mehr

Fährt der Arbeitnehmer mit seinem eigenen Privatfahrzeug, kann der Arbeitgeber ihm pro gefahrenem Kilometer eine Pauschale von 0,30 EUR zahlen. Dabei spielt es keine Rolle, ob er Strecken im In- oder Ausland zurücklegt. Pauschal kann der Betrag angesetzt werden, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz fes...mehr

Bei der Frage, wie unentgeltliche Mahlzeiten durch den Arbeitgeber zu behandeln sind, ist zunächst danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit) oder im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt[1] oder...mehr

Ob und wo der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat, ist gem. § 9 Abs. 4 EStG in mehreren Schritten zu prüfen. Dabei ist zwingend die folgende Reihenfolge einzuhalten: Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt (auf die Qualität der Tätigkeit kommt es nicht an). Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlich vorg...mehr

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Übernachtungspauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnu...mehr

Die kurzfristige Vermietung von Wohn-, Schlafräumen und von Campingplätzen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für Leistungen, die unmittelbar der Vermietung dienen. Die Vermietung muss kurzfristig sein. Das ist der Fall, wenn die Vermietung weniger als 6 Monate beträgt.[1] Es kommt nicht darauf an, ob ein Zimmer oder eine Wohnung v...mehr

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es immer darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, ist die Übernahme der Frühstückskosten durch den Arbeitgeber lohnsteuerfrei, wenn die Kosten für das Frühstück 60 EUR nicht überschreiten. Ist das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten,...mehr

Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, die Vorsteuer zutreffend herauszurechnen. Muster einer Kleinbetragsrechnungmehr

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkw ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das zum Betriebsvermögen gehört oder ob ein privates Fahrzeug genutzt wird. 3.1 Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel Nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG (in der ab 2020 geltenden Fassung) u...mehr

Hat der Unternehmer die Möglichkeit, während einer Geschäftsreise privat bei Geschäftsfreunden oder Verwandten zu übernachten, entstehen ihm keine direkten Übernachtungskosten, die er als Betriebsausgaben abziehen könnte. Allerdings kann er sogenannte Mitbringsel, wie z. B. Blumen oder kleinere Geschenke für die Hausfrau und die Kinder des Gastgebers, als Übernachtungskosten...mehr

Herr Neumann ist beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer der XY-Unternehmensberatungs-GmbH. Der Sitz der Gesellschaft befindet sich in einem angemieteten Büro in A-Stadt. Dort nimmt Herr Neumann seine Geschäftsführeraufgaben wahr. Auch der gesamte Schriftverkehr und die Fachliteratur sind dort aufbewahrt. Der Büroraum dient außerdem der Vorbereitung und Nachbereitung d...mehr

Bei einem Firmenfahrzeug werden zunächst alle Aufwendungen als Betriebsausgaben gebucht. Dabei spielt es keine Rolle, wann und aus welchem Grund die Aufwendungen entstanden sind. Es ist daher nicht erforderlich die Fahrtkosten anlässlich einer Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen. Als Ausgleich muss der Unternehmer die Kosten, die auf seine Privatfahrten entf...mehr

Wenn der Arbeitgeber angesichts des betriebsexternen Arbeitseinsatzes eines seiner Mitarbeiter lohnsteuerlich im Unklaren darüber ist, ob von einer Auswärtstätigkeit mit der Möglichkeit zur steuerfreien Reisekostenerstattung auszugehen ist oder Fahrten zur einer "regelmäßigen (auswärtigen) Arbeitsstätte" vorliegen, sollte er sich – am besten vor Abschluss des Arbeitsvertrags...mehr

Gehört der Pkw, den der Arbeitnehmer nutzt, zum Betriebsvermögen seines Arbeitgebers, übernimmt dieser in der Regel alle anfallenden Kfz-Kosten. Dazu gehören auch alle Aufwendungen, die während der Geschäftsreise entstehen, also auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist erforderlich, die Fahrtkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstanden sind, beleg...mehr

Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit sind Betriebsausgaben. Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, sind als Betriebsausgaben abziehbar.[1] Zu diesen Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem eigenen Betrieb oder mit Geschäftspartnern, Straßennutzung (Maut) und Parkplat...mehr

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.mehr

Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich sein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Bei einer Anreise aus dem Inland ins Ausland kommt es darauf an, welchen Ort der Arbeitnehmer vor 24.00 Uhr erreicht hat. Praxis-Beispi...mehr

Beruflich veranlasste Fahrtkosten sind Erwerbsaufwendungen. Handelt es sich bei den Aufwendungen des Arbeitnehmers um Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, kann grundsätzlich nur die Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,38 EUR angesetzt werden. Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfest...mehr

Es dürfen nur die Leistungen mit 7 % besteuert werden, die unmittelbar der Beherbergung dienen. Da die Differenzierung im Einzelfall schwierig ist, sollte man sich an der Unterscheidung orientieren, die von der Finanzverwaltung in Abschnitt 12.16 Abs. 4, 5 und 8 UStAE vorgenommen wurde. So ordnet die Finanzverwaltungen die Leistungen zu:mehr

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein ...mehr

Die Entfernungspauschale ist bei Arbeitnehmern (also auch für GmbH-Gesellschafter, die Arbeitnehmer ihrer GmbH sind) nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Wichtig Es kann nur eine Tätigkeitsstätte "erste Tätigkeitsstätte" sein Arbeitnehmer können (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.[1] Al...mehr

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit im Ausland können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der jeweils gültigen Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden. Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland hat der Arbeitnehmer ...mehr

Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale (bei einem Aufenthalt im Ausland von der ausländischen Verp...mehr

Zunächst werden alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben gebucht. Bei einer Berechtigung zum Vorsteuerabzug kann die in den Kfz-Kosten enthaltene Umsatzsteuer in vollem Umfang als Vorsteuer abgezogen werden. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dürfen 0,38 EUR je Entfernungskilometer als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Differenz zwischen der Entfernungspauschale und d...mehr

Führt der Unternehmer einen konkreten Auftrag aus, z. B. den Einkauf oder die Auslieferung von Waren oder die Reparatur von Maschinen, liegt der betriebliche Anlass klar auf der Hand. Wenn er aber Geschäftsbeziehungen auf- und ausbaut, sollte er Folgendes tun: den Verlauf der einzelnen Reisetage möglichst genau beschreiben, angeben, welche geschäftlichen Angelegenheiten er am ...mehr

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto So kontieren Sie richtig! Ist eine Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst, können die Aufwendunge...mehr

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen), die bei einer Betriebsveranstaltung anfallen, zusätzlich (über die 110-EUR-Grenze hinaus) steuerfrei erstatten, wenn die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, der Arbeitnehmer wegen der Betriebsveranstaltung an...mehr

Ein Unternehmer besucht ein 4-tägiges Fachseminar in Österreich. Im Anschluss an das Seminar macht er einen 5-tägigen Urlaub. Es handelt sich daher um eine gemischt veranlasste Reise. Die Reise dauert insgesamt 9 Tage. Davon entfallen auf den betrieblichen Teil der Reise 4 Tage und auf den privaten Teil der Reise 5 Tage. Zunächst trennt der Unternehmer die Kostenbestandteile ...mehr

Nach dem BMF-Schreiben vom 23.12.2014 [1] sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten bei Unternehmern sinngemäß anzuwenden. Zu den Reisekosten gehören die Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb v...mehr

So kontieren Sie richtig! Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Aller...mehr

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten bei Unternehmern sinngemäß anzuwenden. Zu den Reisekosten gehören neben den Fahrtkosten die Mehraufwendungen für Verpflegung, die Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten. Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorüberg...mehr

Verbindet der Unternehmer seine Geschäftsreise mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt, liegen 2 unterschiedliche Reiseabschnitte vor. Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses vom 21.9.2009[1] Folgendes zu beachten: Die ausschließlich betrieblichen Kosten, z. B. die Kongressgebühren, werd...mehr

Das richtige Konto Steuerfreie Verpflegungspauschale Pauschal versteuerte Verpflegungspauschale Kürzung der Verpflegungspauschalemehr

4.5.1 Berufliche Veranlassung als Voraussetzungen für den steuerlichen Abzug Aufwendungen für einen Sprachkurs können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn der Kurs beruflich veranlasst ist. Ein Sprachkurs ist beruflich veranlasst, wenn er auf die besonderen beruflichen bzw. betrieblichen Interessen zugeschnitten ist. Diese Voraussetzung ist erfüllt,...mehr

Das richtige Konto Gemischter Reiseanlass Aufteilungsmaßstab Untergeordnete Bedeutungmehr

Das richtige Konto Erste Betriebsstätte Entfernungspauschale nicht abziehbarer Kostenanteilmehr

Ist aber die Reise (Sprachkurs im Ausland) beruflich und privat veranlasst, sind die Kosten aufzuteilen.[1] Steuerlich abziehbar ist nur der beruflich veranlasste Teil der Reisekosten. Die Aufteilung ist grundsätzlich nach dem Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile vorzunehmen. Das ist jedoch nicht möglich, wenn der private touristische Aspekt und der Sprachkurs...mehr

Wo die Probleme sind: Das richtige Konto Gemischter Reiseanlass Aufteilungsmaßstab Untergeordnete Bedeutung 1 So kontieren Sie richtig! Praxis-Wegweiser: Das richtige Kontomehr

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Arbeitgeber zahlt seinem Arbeitnehmer zusätzlich die steuerfreien Verpflegungspauschalen und die Verpflegungspauschalen, ...mehr

Wo die Probleme sind: Das richtige Konto Steuerfreie Verpflegungspauschale Pauschal versteuerte Verpflegungspauschale Kürzung der Verpflegungspauschale 1 So kontieren Sie richtig!mehr