Fachbeiträge & Kommentare zu Reisekosten

Sachverhalt Ein Mitarbeiter besucht aus beruflichem Anlass eine Fachmesse, die nur 3 km von seiner Privatwohnung entfernt stattfindet. Er reist mit dem eigenen Pkw direkt von seiner Wohnung an und kehrt auch unmittelbar nach dem Messebesuch dorthin zurück. Die Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden. Nach den Reiserichtlinien des Unternehmens hat der Mitarbeiter wegen der kurzen E...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer betreut ein Großprojekt bei einem Kunden. Für einen Zeitraum von 2 Monaten ist er an 3 Tagen wöchentlich beim Kunden vor Ort. An diesen Tagen kommt er nicht wie üblich zum Firmensitz. Der Kunde hat seinen Sitz 50 Kilometer entfernt von der Wohnung des Mitarbeiters; die Entfernung von Firma zu Firma beträgt 40 Kilometer. Der Arbeitnehmer fährt jewe...mehr

Sachverhalt Ein Abteilungsleiter fliegt am Mittwoch zu einer Fachtagung nach Hamburg, bei der er selbst einen Vortrag hält. Die Tagung dauert bis Freitagnachmittag. Am Samstag besucht er noch Freunde in Hamburg und fliegt am Sonntag zurück. Der Rückflug am Freitagnachmittag hätte dasselbe gekostet wie am Sonntag. Er legt die Rechnung für den Flug über 400 EUR, die Hotelrechnu...mehr

Sachverhalt Nach unternehmensinternen Regelungen erhalten Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten für Fahrten mit dem eigenen Pkw einen Fahrtkostenersatz von 0,50 EUR je gefahrenen Kilometer. Verpflegungspauschalen werden hingegen nicht gewährt. Es liegt eine Reisekostenabrechnung vor, nach der ein Mitarbeiter am Montag um 6:00 Uhr seine Wohnung verlassen hat und zu einer berufli...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer muss im August wegen Verkaufsverhandlungen zu einem Kunden nach Shanghai (China). Die Verhandlungen erstrecken sich über eine Woche. Der Arbeitgeber trägt die Aufwendungen für Flug, Unterkunft und Verpflegung. Der Arbeitnehmer möchte vor den Verhandlungen einen 2-wöchigen Urlaub in China machen. Dabei will er eine Rundreise machen, die in Peking b...mehr

Sachverhalt Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2024 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag. Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es? Ergebnis Variante 1: klassisches Er...mehr

Sachverhalt Im Jahr 2023 hat ein Mitarbeiter 3 Aufträge für denselben Kunden ausgeführt. Die befristeten Verträge für die voneinander unabhängigen Aufträge wurden einzeln, im Abstand von mehreren Monaten und mit verschiedenen Vertretern des Auftraggebers geschlossen. Der letzte Auftrag wird voraussichtlich 2024 abgeschlossen sein. Der Arbeitgeber hat keine erste Tätigkeitsst...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer ist seit April vorübergehend in Mannheim eingesetzt (voraussichtlich bis zum Ende des Jahres). Er fährt täglich mit dem eigenen Pkw von seinem Wohnort zur 80 Kilometer entfernten Einsatzstelle. Übernachtungen finden nicht statt. Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7:00 Uhr von seiner Wohnung zum Kunden und kehrt gegen 18:00 Uhr nach Hause zurück....mehr

Sachverhalt Ein Abteilungsleiter nimmt an einem 2-tägigen Kongress in Baden-Baden in Begleitung seiner Ehefrau teil. Die 300 Kilometer dorthin legt er mit seinem privaten Pkw zurück. Er fährt am Mittwoch gegen 17:00 Uhr von zu Hause los. Die 2 Übernachtungen kosten 400 EUR ohne Frühstück. Ein entsprechendes Einzelzimmer hätte für 2 Nächte 300 EUR ohne Frühstück gekostet. Am Fre...mehr

Sachverhalt Eine Vertriebsmitarbeiterin unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Dienstreise durch Norddeutschland. Die Fahrtkosten wurden bereits im Rahmen des Großkundenabonnements des Arbeitgebers mit der Bahn abgerechnet. Die Mitarbeiterin legt mit ihrer Reisekostenabrechnung eine Hotelrechnung vor, die auf das Unternehmen ausgestellt ist. In der Rechnung ist neben einer Über...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer muss wegen Verkaufsverhandlungen zu mehreren Kunden in Bayern. Er verlässt montags um 7:00 Uhr seine Wohnung und besucht noch am selben Tag einen Kunden in Nürnberg. Am Abend übernachtet er in einem nahe gelegenen Hotel zum Preis von 90 EUR ohne Frühstück. Am Dienstag besucht er bis 15:00 Uhr einen Kunden in Erlangen. Statt sich danach auf die Heim...mehr

Sachverhalt Anlässlich einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung stellt der Arbeitgeber den teilnehmenden Mitarbeitern ein Mittagessen zur Verfügung. Der Wert der gestellten Mahlzeit beträgt 15 EUR. Die Abwesenheitsdauer der Mitarbeiter beträgt 9 Stunden. Welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Möglichkeiten ergeben sich, wenn a) der Arbeitgeber Spesen in maximal st...mehr

Sachverhalt Ein Mitarbeiter nimmt an einem halbtägigen auswärtigen Seminar mit Mittagessen teil und ist 6 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Für die Fahrt zum Seminar nutzt er seinen privaten Pkw und könnte für die entstandenen Fahrtkosten eine Erstattung i. H. v. 30 EUR (2 x 50 km x 0,30 EUR je Kilometer) von seinem Arbeitgeber beanspruchen....mehr

Bei Arbeitnehmern, die bei ihrer beruflichen Tätigkeit nur an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig sind, also beim Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte haben, fallen sämtliche Fahrten unter die begünstigten Reisekosten.[1] Fährt der Arbeitnehmer gelegentlich zum Betrieb, werden auch diese Fahrten wie ein auswärtiges Dienstgeschäft behandelt. Erstattungsfähig sind die...mehr

Begriff Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu den Reisekosten. Mehrkosten für die Verpflegung, die dem Arbeitnehmer aufgrund seiner Reisetätigkeit bzw. Abwesenheit von zu Hause entstehen, sollen damit ausgeglichen werden. Verpflegungsmehraufwand kann steuerfrei gewährt werden, abhängig von der täglichen Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner ersten Tätig...mehr

Sachverhalt Für Außendienstmitarbeiter einer Firma findet regelmäßig einmal jährlich ein einwöchiges Verkaufstraining an wechselnden Orten statt (5 Aufenthaltstage zzgl. An- und Abreisetag). Die Schulung findet mit 50 Teilnehmern an der kroatischen Küste statt. Neben diversen Vorträgen an den Vormittagen besuchen die Mitarbeiter auch die Betriebe potenzieller Großabnehmer. Nac...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich angesetzt werden dürfen. Für die ersten 3 Mo...mehr

Begriff Der umgangssprachliche Begriff "Spesen" ist gleichbedeutend mit dem steuerrechtlich korrekten Begriff "Verpflegungsmehraufwendungen". Spesenerstattungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei beruflichen Auswärtstätigkeiten gewährt, dienen dem Ausgleich der dadurch entstehenden Mehraufwendungen. Es dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten erstattet werde...mehr

Bei einer Auslandstätigkeit gelten in den ersten 3 Monaten für Verpflegungsmehraufwendungen und Unterkunftskosten die Auslandspauschalen. Nach Ablauf des 3-Monatszeitraums können Unterkunftskosten ohne Einzelnachweis mit 40 % des Auslandsübernachtungsgelds steuerfrei erstattet werden (aber: der Werbungskostenabzug kann nur mit Einzelnachweis erfolgen). Kein Werbungskostenabzu...mehr

Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung immer zu einem gleichbleibenden Treffpunkt, von wo aus er z. B. im Rahmen einer Fahrgemeinschaft oder Sammelbeförderung zu der jeweiligen Einsatzstelle mitgenommen wird, sind Besonderheiten zu beachten. Einschränkung bei den Fahrtkosten zu Sammel- bzw. Treffpunkten Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisun...mehr

Als Fahrtkosten, die auch für den Umfang des steuerfreien Arbeitgeberersatzes maßgebend sind, kommen in Betracht: Erste und letzte Fahrt: Fahrtkosten aus Anlass des Wohnungswechsels zu Beginn und am Ende der doppelten Haushaltsführung werden wie bei Auswärtstätigkeiten (Reisekosten) berücksichtigt.[1] Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und Zweitwohnung: Arbeitstägliche F...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich abgezogen werden dürfen. Für die ersten 3 M...mehr

Begriff Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen verköstigt werden. Bewirtet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer, stellt der sich dadurch ergebende Vorteil als Sachbezug steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die Bewirtung im weitesten Sinne als Ertrag bzw. Gegenleistung für die individuelle Arbeitskraft des Arbeitnehmers anzusehen ist und keine Kürzung der als Reisekosten a...mehr

Wird ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem Belohnungsessen zu unterscheiden. Bei einer üblichen Mahlzeit gilt eine Üblichkeitsgrenze von 60 EUR. Die Abgrenzungskriterien sind in den Lohnsteuer-Richtlinien[1] zu finden. Der Gesetzgeber gibt im Rahmen der ...mehr

Werden die steuerfreien Reisekostenvergütungen durch Zusammenrechnung der Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit Fahrtkostenvergütungen und Übernachtungskostenvergütungen ermittelt, ist es aus Vereinfachungsgründen zulässig, den Betrag, der den steuerfreien Reisekostenbetrag übersteigt, einheitlich als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln. Dies g...mehr

Überblick Arbeitnehmer, die aus beruflichem Anlass einen doppelten Haushalt begründet haben, um nicht täglich von ihrem Beschäftigungsort zum Wohnort zurückkehren zu müssen, können ihre notwendigen Mehraufwendungen für Verpflegung, Unterkunft und Familienheimfahrten als Werbungskosten geltend machen. In gleicher Höhe können diese Mehraufwendungen auch vom Arbeitgeber steuerf...mehr

Arbeitnehmer, die im Rahmen ihrer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen übernachten, können wie bei anderen beruflichen Auswärtstätigkeiten die Unterbringungskosten zeitlich unbegrenzt als Reisekosten geltend machen. Der Werbungskostenabzug für Übernachtungskosten ist nur bei Einzelnachweis durch Vorlage der Hotelrechnung o. Ä. zulässig. Die früher für Auslandsreisen besteh...mehr

Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Übersteigen bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel die tatsächlichen Kosten die anzusetzende Entfernungspauschale, können die höheren Kosten als Werbungskosten geltend gemacht werden.[1] Unfallkosten Ferner sind Unfallkosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als außergewöhnliche Werbungskosten abzugsfähig, die mit dem Ansatz der...mehr

Begriff Eine reisekostenrechtliche berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit ist ebenfalls gegeben, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Ist die berufliche Au...mehr

Der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei der doppelten Haushaltsführung ist an die gesetzlich geregelten Reisekostensätze geknüpft.[1] Zulässig ist ausschließlich der Ansatz der Verpflegungspauschalen. Als notwendige Mehraufwendungen können für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von seiner Hauptwohnung abwesend ist, folgende Pauschbeträge angesetzt werden, die...mehr

Unter den Reisekostenbegriff fallen auch Arbeitnehmer, die bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt werden. Hierunter sind Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte zu verstehen.[1] Entscheidend für das Vorliegen einer begünstigten Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer bei seiner konkreten Arbei...mehr

Sachverhalt Ein in München wohnender Monteur ist seit Januar auf Montage in Österreich. Unter der Woche übernachtet er in einem angemieteten 1-Zimmer-Appartement für 300 EUR monatlich. Am Freitag fährt er regelmäßig übers Wochenende mit dem Pkw 200 km zu seiner Familie nach Hause, dort kommt er gegen 19:30 Uhr an. Sonntags fährt er um 19:00 Uhr wieder von zu Hause zur Bauste...mehr

Praxis-Beispiel Nettobe- und -abzüge Ein Arbeitnehmer, Steuerklasse I, keine Kinder, konfessionslos, gesetzlich krankenversichert, Zusatzbeitrag 1,7 %, erhält 2024 neben einem monatlichen Bruttolohn von 2.500 EUR vom Arbeitgeber einen Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL) i. H. v. 39 EUR (steuer- und sozialversicherungspflichtig). Er nutzt einen Dienstwagen für ...mehr

Nettobezüge sind oft Zahlungen an den Arbeitnehmer, die nicht Teil der eigentlichen Entlohnung sind. Zu den Nettobezügen auf der Gehaltsabrechnung gehören: Zuschüsse des Arbeitgebers zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung, sofern sie die steuer- und sozialversicherungsfreien Höchstbeträge nicht überschreiten, Beiträge des Arbeitgebers an die Mitarbeiter, die trotz Versic...mehr

Begriff Abzüge vom oder Zuzahlungen zum Nettolohn werden nach der Zwischensumme "Nettoverdienst" auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt. Nettobezüge werden dem Nettolohn hinzugerechnet, Nettoabzüge vom Nettolohn abgezogen – es verbleibt der Auszahlungsbetrag. Nettobezüge und Nettoabzüge haben keine Auswirkung auf die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Lohnsteuer und So...mehr

Im Rahmen der Berufsausbildung werden dem/der Auszubildenden in einem geordneten Ausbildungsgang eine breit angelegte berufliche Grundbildung sowie die erforderlichen fachlichen Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt, die für die Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit notwendig sind (§ 1 Abs. 2 BBiG). Die Ausbildung erfolgt einerseits in den Betrieben und Verwal...mehr

Begriff Die Betriebsversammlung ist Organ der Betriebsverfassung, allerdings ohne Vertretungsmacht oder sonstige Außenfunktionen. Ihre Zuständigkeit ist im BetrVG abschließend festgelegt. Sie dient im Wesentlichen der Aussprache und gegenseitigen Information innerhalb der Belegschaft und zwischen Belegschaft und dem Betriebsrat. Gegenüber dem Betriebsrat kann die Betriebsver...mehr

Werden für die Dauer der Betriebsversammlung Bezüge fortgezahlt (z. B. bei Stundenlöhnern), sind diese als laufendes Arbeitsentgelt beitragspflichtig. Bei der Auszahlung einer speziellen finanziellen Vergütung für die Teilnahme an einer Betriebsversammlung handelt es sich um eine beitragspflichtige Einmalzahlung. Sie ist dem Entgeltabrechnungsmonat zuzuordnen, in dem die Verg...mehr

Vergütungen für die Fahrt- und Wegezeit (Wegezeitentschädigungen) zur Betriebsversammlung sind als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln, steuerpflichtige Sonderzahlungen sind als sonstige Bezüge zu behandeln. Die steuerliche Behandlung der Fahrtkostenerstattung richtet sich danach, ob die Versammlung stattfindet an der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers oder einem ...mehr

Sofern ein Fahrrad dem PV und nicht dem BV zuzuordnen ist, können Selbständige gleichwohl Aufwendungen als BA geltend machen. Für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind aber nur Aufwendungen in Höhe der Entfernungspauschale i.S.d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG zum Abzug zugelassen. Die Regelung des § 9 Abs. 2 EStG ist entsprechend anzuwenden. Bei einer doppelten Haushalts...mehr

Dißlars, Verpflegungsmehraufwand 2024: Neue Pauschalen für Auslandsreisekosten, b+b 1/2024, S. 6.mehr

Fahrten des Auszubildenden zur Berufsschule oder zu anderen Ausbildungseinrichtungen sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten.[1] Der Arbeitgeber kann dem Auszubildenden Aufwendungen für diese Fahrten im Rahmen der Reisekostenregelung steuerfrei erstatten.[2] Die erste Tätigkeitsstätte des Auszubildenden befindet sich i. d. R. in der betrieblichen Einrichtung des Arbei...mehr

Ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis gegeben ist, innerhalb dessen eine Person als Arbeitnehmer in das Unternehmen des Arbeitgebers eingegliedert ist, muss nach dem Gesamtbild der Verhältnisse des jeweiligen Einzelfalls entschieden werden. Dabei kann man zunächst von dessen arbeitsrechtlicher Beurteilung und sozialversicherungsrechtlicher Behandlung ausgehen.[1] Eine ab...mehr

Bemessungsgrundlage sind die Entgelte für künstlerische oder publizistische Werke, die an selbstständige Künstler oder Publizisten im Kalenderjahr bezahlt werden. Irrelevant ist, wie die Bezahlung genannt wird. Es kann sich um Honorare, Gagen, Lizenzen, Ausfallhonorare, aber auch um freiwillige Leistungen zu Lebensversicherung oder andere Formen der Bezahlung handeln. Ebenso...mehr

Während der Anspruch auf Fahrtkostenerstattung nach § 10 Abs. 4 Satz 1 TVSöD "nur" an den Besuch einer "auswärtigen Berufsschule" geknüpft ist, setzt der Anspruch auf Erstattung von Unterkunfts- und Verpflegungskosten bei Berufsschulblockunterricht auch voraus, dass die auswärtige Berufsschule zugleich die "reguläre" auswärtige Berufsschule ist. Dies bedeutet, dass Studieren...mehr

Nach der Rechtsprechung des BAG hat der Ausbildende die Kosten zu tragen, die aus den im Rahmen der Berufsausbildung notwendigen außerbetrieblichen Lehrgängen erwachsen.[1] Dieser Kostentragungspflicht des Ausbildenden haben die Tarifvertragsparteien mit § 10 Abs. 2 TVSöD Rechnung getragen, wonach die Studierenden mit einem Ausbildungsteil nach § 1 Abs. 1 Buchst. a, d oder e...mehr

Rz. 201 Nach § 1968 BGB hat der Erbe die Kosten der standesgemäßen Beerdigung zu tragen. Der zivilrechtliche Begriff der Beerdigungskosten entspricht dem in § 10 Abs. 5 Nr. 3 ErbStG verwendeten Begriff der Bestattungskosten; allerdings verzichtet § 10 Abs. 5 Nr. 3 ErbStG auf den Maßstab des Standesgemäßen, sodass erbschaftsteuerlich auch darüber hinausgehende Aufwendungen ab...mehr

Firmenkunden-Reisebüros erbringen mit ihren Leistungen an Firmenkunden hauptsächlich Vermittlungsleistungen und nicht eine einheitliche sonstige Leistung der Kundenbetreuung. Wesen des Vertrags zwischen Firmenkunden-Reisebüro und Firmenkunden ist die effiziente Vermittlung von Reiseleistungen unter Beachtung aller Vorgaben des Firmenkunden. Hierzu gehört insbesondere auch di...mehr

Überblick Die gesetzliche Festlegung der steuerlichen Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen umfasst auch berufliche Auswärtstätigkeiten, die im Ausland ausgeübt werden (§ 9 Abs. 4a EStG). Für die steuerliche Behandlung von Auslandsreisen gelten dieselben Grundsätze wie für inländische Dienstreisen. Die Regelungen machen keinen Unterschied zwischen inländischen un...mehr

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland sind Vorsteuern auch dann nicht abziehbar, wenn sie unter den Reisekostenbegriff fallen. Bei grenzüberschreitenden Reisen kann der Arbeitgeber aus den seinen Arbeitnehmern ersetzten Reisekosten oder der Unternehmer aus den Betriebsausgaben für seine eigenen Geschäftsreisen Vorsteuern für den auf das Inland entfallenden Teil der Reise in Ans...mehr