Fachbeiträge & Kommentare zu Auswärtstätigkeit

Aufwendungen, die konkret mit der Geschäftsreise ins Ausland zusammenhängen, kann der Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen. Zu den Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, bei Flugreisen also auch die Kosten, die der Unternehmer für Übergepäck zahlen muss, übliche Trinkgelder (hierüber ist ggf. ein Eigenbeleg zu ers... mehr

Bei einem Firmenfahrzeug werden zunächst alle Aufwendungen als Betriebsausgaben gebucht. Dabei spielt es keine Rolle, wann und aus welchem Grund die Aufwendungen entstanden sind. Es ist daher nicht erforderlich die Fahrtkosten anlässlich einer Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen. Als Ausgleich muss der Unternehmer die Kosten, die auf seine Privatfahrten entf... mehr

Gehört der Pkw, den der Arbeitnehmer nutzt, zum Betriebsvermögen seines Arbeitgebers, übernimmt dieser in der Regel alle anfallenden Kfz-Kosten. Dazu gehören auch alle Aufwendungen, die während der Geschäftsreise entstehen, also auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist erforderlich, die Fahrtkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstanden sind, beleg... mehr

Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen im Ausland nur seine tatsächlichen Aufwendungen abziehen,[1] die er durch Rechnungen oder andere Belege nachweisen muss. Er darf die ausländische Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Die ausländische Umsatzsteuer gehört mit zu den Übernachtungskosten, die als Betriebsausgaben abgezogen werden. Über das Bundeszentralamt für Steuer... mehr

Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten. Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der A... mehr

Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt 20 % für ein Frühstück und 40 % für ein... mehr

Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise im Ausland entstehen, zieht der Unternehmer als Betriebsausgaben ab. Zu den Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, übliche Trinkgelder, Telefongespräche, Fax- und Schriftverkehr mit dem eigenen Betrieb oder mit Geschäftspartnern, Straßennutzung (Maut) und Parkplatz, Schadenersatz... mehr

So kontieren Sie richtig! Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, sind als Betriebsausgaben abziehbar.[1] Wenn der Unternehmer bei eine... mehr

Bei einem Pkw, der zum Betriebsvermögen gehört, zieht der Unternehmer alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben ab. Dazu gehören auch die Aufwendungen, die ihm während einer Geschäftsreise entstehen, z. B. auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist nicht erforderlich, bei einem Firmenwagen die Fahrtkosten anlässlich einer Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und... mehr

Nebenkosten, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer Geschäftsreise im Ausland entstehen, darf der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erstatten. Zu den Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, übliche Trinkgelder, Telefongespräche, Fax- und Schriftverkehr mit dem Betrieb oder mit Geschäftspartnern, Straßennutzung (Maut) und Parkplatz... mehr

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieses Entgelt den geldwerten Vorteil. Es ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn die Zahlung des Arbeitnehmers die Höhe des Sachbezugswerts erreicht oder überschreitet (Wert 2026: 2,37 EUR pro Frühstück und 4,57 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen). Der Arbeitnehmer darf den Betrag, den er über den Sachbezugs... mehr

Bei der Frage, wie unentgeltliche Mahlzeiten durch den Arbeitgeber zu behandeln sind, ist zunächst danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit) oder im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt[1] oder... mehr

So kontieren Sie richtig! Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei... mehr

Reist der Unternehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, setzt er immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat an, in dem er sich zuletzt aufgehalten hat. Praxis-Beispiel Eintägige Auslandsreise Ein Unternehmer beginnt seine Geschäftsreise um 7.30 Uhr und fährt von Deutschland in die Niederlande und von dort nach Belgien. Von dort kehrt er ... mehr

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkw ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das zum Betriebsvermögen gehört oder ob ein privates Fahrzeug genutzt wird. 3.1 Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel Nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG (in der ab 2020 geltenden Fassung) u... mehr

Bei Flugreisen wirken sich Länder, die überflogen werden, nicht auf die Höhe der Verpflegungspauschale aus. Das Reiseziel ist erst dann erreicht, wenn das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen werden nicht berücksichtigt.[1] Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, was z. B. bei Flügen nach Fernost, Neuseeland und Australien möglich ist, werden folgen... mehr

Hat der Unternehmer die Möglichkeit, während einer Geschäftsreise privat bei Geschäftsfreunden oder Verwandten zu übernachten, entstehen ihm keine direkten Übernachtungskosten, die er als Betriebsausgaben abziehen könnte. Allerdings kann er sogenannte Mitbringsel, wie z. B. Blumen oder kleinere Geschenke für die Hausfrau und die Kinder des Gastgebers, als Übernachtungskosten... mehr

Nutzt der Arbeitnehmer für die gesamte Geschäftsreise einen Leihwagen, ist es zweckmäßig, wenn der Arbeitgeber von vornherein den Leihwagen mietet und mit der Autovermietung abrechnet. Der Arbeitgeber zieht die gesamten Kosten als Betriebsausgaben ab, wenn der Arbeitnehmer mit dem Leihwagen so gut wie keine Privatfahrten unternimmt. Eine nur geringfügige private Mitnutzung i... mehr

Der Unternehmer selbst darf keine Pauschbeträge für Übernachtungen in Anspruch nehmen. Das gilt ebenso für Arbeitnehmer, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, weil der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. nicht alle Reisekosten erstattet hat. Der Arbeitgeber hat allerdings die Wahl. Er kann bei Übernachtungen seines Arbeitnehmers im... mehr

Mietet der Unternehmer für die gesamte Geschäftsreise oder für den Aufenthalt vor Ort einen Leihwagen, zieht er die gesamten Aufwendungen als Betriebsausgaben ab. Eine geringfügige private Nutzung ist unschädlich. Nur wenn er den Leihwagen für umfangreichere Privatfahrten nutzt, muss er die Kosten für den Leihwagen aufteilen. mehr

Hat sich der Unternehmer an einem Tag in mehreren Ländern aufgehalten, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, setzt er immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat an, in dem er sich zuletzt aufgehalten hat. Das gilt auch dann, wenn er sich an diesem Tag überwiegend im Inland aufgehalten hat.[1] Praxis-Beispiel Reisen durch mehrere Länder: Letzter Aufenthalt... mehr

Das Finanzamt verlangt bei Auslandssachverhalten generell eine erhöhte Mitwirkung aller Betroffenen. Ohne die Mitwirkung des Unternehmers betrachtet das Finanzamt seine Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung, die steuerlich nicht abziehbar sind. Der Grund, aus dem eine Geschäftsreise unternommen wird, sollte daher immer dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft be... mehr

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Übernachtungspauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnu... mehr

Führt der Unternehmer einen konkreten Auftrag aus, z. B. den Einkauf oder die Auslieferung von Waren oder die Reparatur von Maschinen, liegt der betriebliche Anlass klar auf der Hand. Wenn er aber Geschäftsbeziehungen auf- und ausbaut, sollte er Folgendes tun: den Verlauf der einzelnen Reisetage möglichst genau beschreiben, angeben, welche geschäftlichen Angelegenheiten er am ... mehr

Hotelbetriebe sind verpflichtet, Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auch getrennt voneinander auszuweisen. In der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2022 und ab 1.1.2026 unterliegen Übernachtungskosten und Verpflegungskosten ohne Getränke dem ermäßigten Steuersatz. Umsatzsteuerlich ist insofern keine Differenzierung erforderlich. Allerdings unterliegen die Getränke, die ... mehr

Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale (bei einem Aufenthalt im Ausland von der ausländischen Verp... mehr

Gemischte Aufwendungen können nur dann aufgeteilt werden, wenn der betriebliche bzw. berufliche Anteil der Aufwendungen mindestens 10 % beträgt. Liegt der betriebliche bzw. berufliche Anteil unter 10 %, dürfen die allgemeinen Kosten nicht aufgeteilt und als Betriebsausgaben abgezogen werden. Bei der umgekehrten Situation, bei der die private Mitveranlassung unter 10 % liegt,... mehr

Beauftragt der Unternehmer seinen Arbeitnehmer, für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber auch die Fahrtkosten immer zu 100 % lohnsteuerfrei erstatten. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.[1] Es spielt keine Rolle, ob der private Teil der... mehr

Wird während einer Auslandsreise ausschließlich ein ausländischer Staat aufgesucht, können die Reisekostensätze für das jeweilige Land unmittelbar aus der Tabelle abgelesen werden. Die Auslandstagegelder sind nicht nur nach Ländern gegliedert, daneben sind für besonders teure Städte, z. B. Paris (Frankreich) oder Neu Delhi (Indien), eigene Spesensätze festgelegt. Wenn einzel... mehr

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland sind Vorsteuern auch dann nicht abziehbar, wenn sie unter den Reisekostenbegriff fallen. Bei grenzüberschreitenden Reisen kann der Arbeitgeber aus den seinen Arbeitnehmern ersetzten Reisekosten oder der Unternehmer aus den Betriebsausgaben für seine eigenen Geschäftsreisen Vorsteuern für den auf das Inland entfallenden Teil der Reise in An... mehr

Auch wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt, ist nicht jede auswärtige Tätigkeit betrieblich bedingt. Nimmt der Arbeitnehmer z. B. an einer Gruppenreise mit Geschäftsfreunden seines Arbeitgebers teil, ist die Teilnahme betrieblich bedingt, wenn er mit der Organisation und Durchführung der Reise beauftragt worden ist. Ist das der Fall, wendet der Arbeitgeber seinem Arbeitn... mehr

Die Auslandssätze für Verpflegung und Unterbringung, die am Ende dieses Beitrags wiedergegeben werden, finden unabhängig davon Anwendung, ob die Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers im Ausland eine Dienstreise, eine Einsatzwechseltätigkeit oder eine Fahrtätigkeit darstellt. Im Einzelnen sind folgende Anwendungsbereiche zu unterscheiden: Der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehme... mehr

Überblick Die gesetzliche Festlegung der steuerlichen Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen umfasst auch berufliche Auswärtstätigkeiten, die im Ausland ausgeübt werden (§ 9 Abs. 4a EStG). Für die steuerliche Behandlung von Auslandsreisen gelten dieselben Grundsätze wie für inländische Dienstreisen. Die Regelungen machen keinen Unterschied zwischen inländischen un... mehr

Bei dienstlichen Reisen ins Ausland kann der Arbeitnehmer nicht mehr zwischen Auslandspauschbeträgen und dem Einzelnachweis wählen. Der Arbeitnehmer muss wie bei Inlandsreisen die im Ausland anfallenden Übernachtungskosten durch geeignete Belege nachweisen. Der Abzug Auslandsübernachtungsgelder bei den Werbungskosten ist nicht zulässig. Die in Spalte 3 der Übersicht aufgefüh... mehr

Der Unternehmer kann eine Betriebsveranstaltung mit einer Betriebsversammlung oder einer Geschäftsreise kombinieren. In diesem Fall sind die Aufwendungen nach dem Verhältnis der Zeitanteile aufzuteilen.[1] Die Aufwendungen, die auf die Betriebsversammlung bzw. Geschäftsreise entfallen, werden getrennt erfasst und haben keine Auswirkung auf den Höchstbetrag von 110 EUR. Praxi... mehr

Wie der Verpflegungsaufwand während einer Geschäftsreise abgerechnet wird, liegt im Ermessen des Arbeitgebers und wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten erhält, einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. i. H. d. Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, die steuerlich zulässige Verpflegun... mehr

Erhält der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit übliche Mahlzeiten (Gesamtwert bis 60 EUR) vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten, und ist hierfür ein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Werbungskosten hat. Im Rahmen der 60-EUR-Grenze ist die Arbeitgeberbewirtung mit dem amtlichen Sachbezugswe... mehr

Sucht der Unternehmer mehrere Betriebsstätten auf, ist die erste Betriebsstätte (entsprechend der Regelung, die für Arbeitnehmer gilt) anhand quantitativer Merkmale zu bestimmen. Entsprechend den Regelungen des § 9 Abs. 4 EStG ist von einer ersten Betriebsstätte auszugehen, wenn es sich um eine Tätigkeitsstätte handelt, die der Unternehmer typischerweise, arbeitstäglich oder p... mehr

Die Länderübersicht macht deutlich, dass zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder zu beachten sind. Die Zweistufigkeit der Verpflegungspauschbeträge gilt auch hinsichtlich der Auslandstagegelder. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit von 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.[1] Die Höhe der steuerlichen Verpflegungssätze ... mehr

Sucht der Unternehmer mehrere Betriebsstätten auf, ist die erste Betriebsstätte anhand quantitativer Merkmale zu bestimmen. Entsprechend den Regelungen des § 9 Abs. 4 EStG ist von einer ersten Betriebsstätte auszugehen, wenn es sich um eine Tätigkeitsstätte handelt, die der Unternehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Woche an 2 vollen Arbeitstagen oder mindestens zu 1/3 d... mehr

Unternimmt ein Arbeitnehmer eine gemischte Geschäftsreise, ist wie folgt zu unterscheiden: Der Arbeitnehmer unternimmt die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt. Der Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise außerhalb seiner Arbeitszeit und trägt die Aufwendungen selbst. Er kann seine beruflichen Aufwendungen als W... mehr

Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten sind als Betriebsausgaben abziehbar, wenn und soweit sie betrieblich bzw. beruflich veranlasst sind. Es ist erforderlich, die berufliche Veranlassung der Aufwendungen im Einzelnen umfassend darzulegen. Das gilt natürlich auch dann, wenn nur ein Teil der Aufwendungen als beruflich veranlasst eingestuft werden kann. Unterschiedliche Reiseab... mehr

Die Tabelle[1] macht deutlich, dass Auslandseinsätze nicht nur nach einzelnen Ländern gegliedert sind, sondern für besonders teure Städte gesonderte Beträge festgelegt sind. Soweit einzelne Länder in der Tabelle nicht genannt sind, ist das für Luxemburg geltende Tage- und Übernachtungsgeld anzusetzen. Sind Übersee und Außengebiete eines Landes nicht gesondert aufgeführt, gilt... mehr

Es handelt sich um gemischte Aufwendungen, wenn sie sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind. Abziehbar ist nur der betriebliche bzw. berufliche Teil der Aufwendungen. Um die Aufwendungen aufteilen zu können, muss der Unternehmer einen plausiblen Aufteilungsmaßstab finden: Bei gemischten Reisen können die Aufwendungen nach Zeitanteilen aufgeteilt werden und bei Veran... mehr

Verbindet der Unternehmer seine Geschäftsreise mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt, liegen 2 unterschiedliche Reiseabschnitte vor. Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses vom 21.9.2009[1] Folgendes zu beachten: Die ausschließlich betrieblichen Kosten, z. B. die Kongressgebühren, werd... mehr

Nach dem BMF-Schreiben vom 23.12.2014 [1] sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten bei Unternehmern sinngemäß anzuwenden. Zu den Reisekosten gehören die Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb v... mehr

Ein Unternehmer aus Meckenheim hat eine Betriebsstätte in Bonn (Entfernung: 20 km). Außerdem unterhält er noch im 120 km entfernten Gelsenkirchen eine 2. Betriebsstätte. Er fährt mit seinem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 EUR) an 200 Tagen im Jahr zur 20 km entfernten Betriebsstätte. An 2 Tagen im Monat (insgesamt an 24 Tagen im Jahr) fährt er zur 120 km entfernten Bet... mehr

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Arbeitgeber zahlt seinem Arbeitnehmer zusätzlich die steuerfreien Verpflegungspauschalen und die Verpflegungspauschalen, ... mehr

Bei Personen- oder Gesundheitsschäden haftet der Arbeitgeber aufgrund seiner Haftungsbeschränkung in der gesetzlichen Unfallversicherung[1] grundsätzlich nur bei Vorsatz. Deshalb gehören vom Arbeitgeber zusätzlich zu den Leistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung gezahlte Beträge für Personen- oder Gesundheitsschäden wegen eines Betriebsunfalls grundsätzlich nicht zu... mehr

Übernimmt der Arbeitgeber die Aufwendungen für eine gemischte Dienstreise, handelt es sich bei ihm insgesamt um Betriebsausgaben. Wesentlich ist jedoch, wie die Aufwendungen beim Arbeitnehmer zu behandeln sind. Lt. BFH[1] sind die Aufwendungen beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie auf den betriebsfunktionalen Teil der Reise entfallen und lohnste... mehr