Reisekosten / 3.2 Übernachtungskosten des Personals

Dipl.-Finanzwirt Arthur Röck

Auch aus Übernachtungskosten der Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise ist beim Unternehmer (Arbeitgeber) der Vorsteuerabzug zulässig. Dies gilt – unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung – auch bei Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung oder wenn der Arbeitnehmer die Hotelrechnung zuerst selbst bezahlt und ihm der Arbeitgeber die Aufwendungen lohnsteuerfrei erstattet (und hierbei den Frühstücksanteil von 5,60 EUR abzieht).

Wichtig

Steuersätze bei Hotelübernachtung und Frühstück

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass seit dem 1.1.2010 die Hotelübernachtung dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) und das Frühstück dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt.

Vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 unterlagen sämtliche Abgaben von Speisen im Hotel- und Gastwirtschaftsbereich – also auch das Frühstück (mit Ausnahme der Getränke) – dem ermäßigten Steuersatz (Senkung von 19 % auf 7 % aufgrund der Corona-Pandemie). Ab 1.1.2024 gilt für das Frühstück wieder der Regelsteuersatz von 19 %. Laut Koalitionsvertrag der CDU/SPD-Regierung ab 2025 soll jedoch die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie zum 1.1.2026 dauerhaft auf 7 % reduziert werden.

Praxis-Beispiel

Dienstreise eines Arbeitnehmers mit Hotelübernachtung

Der Maschinenhersteller M aus Köln schickt in 2025 einen Mechaniker (Arbeitnehmer) nach München zur Reparatur einer Maschine eines Kunden. In der auf M adressierten Hotelrechnung für eine Übernachtung des Mechanikers ist im Gesamtbetrag von 100 EUR ein Betrag von 20 EUR für das Frühstück ausgewiesen. In der Rechnung des Hotels wurde wie folgt die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen: für die Übernachtung 5,23 EUR (80 EUR x 7/107) und für das Frühstück 0,80 EUR (Getränke 5 EUR x 19/119) und 2,39 EUR (Speisen 15 EUR x 19/11...

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