Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Gem. § 146 Abs. 2 S. 1 AO sind Bücher und sonstige Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle einschließlich aller ausländischen Betriebsstätten im Inland zu führen. Eine Ausnahme besteht für ausländische Betriebsstätten, wenn für sie nach ausländischem Recht eine Buchführungspflicht besteht und diese tatsächlich erfüllt wird (§146 Abs. 2 S. 2 AO). In diesem Fall kann das nach au... mehr

Die Regelung für Grundstücksgesellschaften entsprechend Art. 13 Abs. 4 OECD-MA kann zu unerwarteten Steuerbelastungen führen. Hat eine in Deutschland ansässige Grundstücksgesellschaft ausl. Anteilseigner, steht das Besteuerungsrecht an den Anteilen, abweichend von der sonstigen Regel des Art. 13 Abs. 5 OECD-MA, Deutschland zu. Erwirbt die Grundstücksgesellschaft nun Grundstü... mehr

Rz. 30 Ob eine Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht besteht und für wen, ergibt sich aus der jeweiligen Bezugsnorm. Da die Pflichten "nach dem Gesetz" bestehen müssen, kommen gem. § 4 AO nur solche in Betracht, die sich aus einer Rechtsnorm, also Gesetzen im materiellen und formellen Sinn, ergeben. Maßgeblich sind somit förmliche Gesetze und Rechtsverordnungen, nicht jedo... mehr

Rz. 65 Durch § 379 Abs. 2 Nr. 1a AO wird ein Verstoß gegen die sich aus § 144 AO ergebenden Aufzeichnungspflichten sanktioniert.[1] Die Aufzeichnungen i. S. d. § 144 AO dienen zur Kontrolle der Betriebsvorgänge beim Unternehmer, da durch sie eine Nachkalkulation möglich wird. Darüber hinaus bildet das Warenausgangsbuch die Grundlage für Kontrollmitteilungen gem. § 194 Abs. 3... mehr

Rz. 61f Als tauglicher Täter kommt der Aufbewahrungspflichtige infrage. Da die Aufbewahrungspflicht Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist, ist der Personenkreis der Aufbewahrungspflichtigen zunächst identisch mit dem Kreis der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen. Darüber hinaus gelten nach § 146 Abs. 6 AO die Ordnungsvorschriften, einschließlich de... mehr

Rz. 61a Dem Tatbestand des § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen [1] – u. a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen s... mehr

Rz. 29 Eine Steuergefährdung i. S. d. § 379 Abs. 1 S. 3 AO begeht auch, wer aufgrund gesetzlicher Bestimmungen buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder unrichtig verbucht bzw. verbuchen lässt und hierdurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder ungerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Die Norm sanktioniert somit die Verlet... mehr

Rz. 35 Geschäftsvorfälle sind Vorgänge des rechtsgeschäftlichen Liefer- oder Leistungsverkehrs des Unternehmens mit Dritten. Bei Betriebsvorgängen handelt es sich hingegen um innerbetriebliche Vorgänge oder solche zwischen mehreren Betrieben eines Unternehmens.[1] Durch die begriffliche Einbeziehung der "Betriebsvorgänge" werden auch Zuwiderhandlungen erfasst, die sich auf v... mehr

Rz. 61j § 379 Abs. 1 Nr. 8 AO sanktioniert – ähnlich wie § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO – die nicht vollständige Aufbewahrung oder Nichtaufbewahrung der nach § 147a Abs. 1 S. 1 sowie Abs. 2 S. 1 AO aufzubewahrenden Unterlagen. Es besteht zwar die Möglichkeit, dass auch eine Steuerhinterziehung, hinter die der Bußgeldtatbestand zurücktreten würde, für dieselbe Steuerart und denselben ... mehr

Rz. 70 Als taugliche Täter kommen diejenigen infrage, für die die Aufzeichnungspflicht des § 144 AO besteht. Dabei handelt es sich zunächst um gewerbliche Unternehmer, d. h. solche Unternehmer, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb i. S. v. §§ 2 Abs. 1 Nr. 2, 15 EStG beziehen. Darüber hinaus müssen gewerbliche Unternehmer i. S. d. § 144 AO Großhandelsgeschäfte tätigen, d. h. nach... mehr

Rz. 36 Die Aufzeichnungs- oder Buchführungspflicht ist durch Unterlassen in Form des Nichtbuchens verletzt, wenn die vorgeschriebene Erfassung vom Pflichtigen nicht spätestens zu dem Zeitpunkt vorgenommen wird, zu dem die spezialgesetzlich geregelte bzw. auf den GoB beruhende Buchungspflicht hätte beachtet werden müssen. Ein unrichtiges Verbuchen liegt hingegen vor, wenn der... mehr

Rz. 2 § 83 i. V. m. der jeweiligen Satzungsregelung (vgl. zur Genehmigung § 114 Abs. 2) ist Grundlage des Jahresarbeitsverdienstes (JAV), der sog. Versicherungssumme (Legaldefinition in § 154 Abs. 1 Satz 1), in der sog. Unternehmerversicherung. Er ist lex specialis zur Regelberechnung des § 82 und tritt nicht lediglich in dessen Rahmen an die Stelle des Arbeitseinkommens (vgl... mehr

Rz. 5 Nach § 24 Abs. 1 Nr. 1 PStTG müssen die Plattformbetreiber eine Beschreibung der Prozesse aufzeichnen, einschließlich der automationstechnischen, operativen und organisatorischen Vorkehrungen, insbesondere der relevanten Geschäftsbeziehungen, Zuständigkeiten und Fristen, sowie aller Änderungen hierzu, die zur Erfüllung der Melde- und Sorgfaltspflichten in Bezug auf ein... mehr

Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über die Erfüllung ... mehr

Rz. 34 § 4 Nr. 16 UStG sieht für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung keine besonderen Buch- oder Belegnachweise vor. Es gelten die allgemeinen Vorschriften des § 22 UStG sowie der §§ 63ff. UStDV über die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers. Danach müssen u. a. die steuerpflichtigen und die steuerfreien Umsätze eines Unternehmens getrennt aufgezeichnet werden. Von dah... mehr

Rz. 13 Nach Abs. 1 S. 3 sind auf das Steuermessbetragsverfahren die Vorschriften über die Durchführung der Besteuerung, §§ 137–217 AO, anzuwenden.[1] Dies betrifft insbesondere die Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten, §§ 140–148 AO, die Steuererklärungspflichten, §§ 149–153 AO, das Steuerfestsetzungsverfahren, §§ 155–168 AO, die Festsetzungsverjährung, §§ 169–171 AO, die... mehr

Rz. 23 Der Umfang der Pflicht, die Finanzbehörde bei der Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO zu unterstützen, ergibt sich nicht aus § 200 Abs. 1 S. 1 AO selbst, sondern richtet sich nach dem Umfang der Pflicht aus § 147 Abs. 6 AO.[1] Der zum 1.1.2002 in Kraft getretene[2] § 147 Abs. 6 S. AO räumt der Finanzverwaltung das Recht ein, auf mithilfe eines elektronische... mehr

Rz. 107 Eine in § 19 Abs. 1 UStG nicht angesprochene Folge der Anwendung dieser Vorschrift betrifft die Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG. Der auf der Ermächtigung in § 22 Abs. 6 UStG beruhende § 65 UStDV sieht[1] für die von § 19 Abs. 1 UStG betroffenen Kleinunternehmer erhebliche Vereinfachungen bei den Aufzeichnungspflichten vor. Anstelle der i... mehr

Rz. 167 Zu den Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten gem. § 65 UStDV, die mit der Anwendung des § 19 Abs. 1 UStG verbunden sind, vgl. Rz. 78ff. mehr

Die Varianten 1 und 2 schließen sich gegenseitig aus. Wählen Unternehmen die 2. Variante, können sie für jedes Wirtschaftsgut entscheiden, ob sie es über die individuelle Nutzungsdauer abschreiben (wirtschaftsgutbezogenes Wahlrecht). Grundsätzlich müssen sich Unternehmer spätestens beim Jahresabschluss für eine der Varianten entscheiden. Die Wahl zwischen den Varianten 1 und ... mehr

Vermieter von Sondereigentum, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können in der Betriebskostenabrechnung für gewerbliche Mieter die Bruttobeträge aus der Jahresabrechnung übernehmen, wenn die GdWE nicht zur Umsatzsteuer optiert hat. Hintergrund: Umsatzsteuer in der Betriebskostenabrechnung Der Mieter von Gewerberäumen verlangt vom Vermieter die Rückzahlung von Betriebskost... mehr

Der Steuerpflichtige muss Angaben zu den betrieblichen Aufwendungen machen. Das Finanzamt kann die Nachweise für die betriebliche Veranlassung verlangen. Die wesentlichen originären steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus den folgenden Vorschriften: §§ 143, 144 AO: Aufzeichnung des Wareneingangs und -ausgangs § 22 UStG: Aufzeichnung der umsatzsteuerlichen Ent... mehr

Die steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten können nach § 328 Abs. 1 AO durch Zwangsgelder erzwungen werden. Das einzelne Zwangsgeld kann bis zu 25.000 EUR betragen.[1] Bei fehlenden Nachweisen kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug verweigern[2] und die Besteuerungsgrundlage schätzen.[3] mehr

Die Einkünfte einer PartG können durch eine Einnahmen-Überschussrechnung[1] ermittelt werden. Eine Buchführungspflicht besteht grundsätzlich nicht, es können aber freiwillig Bücher geführt und der Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich[2] ermittelt werden. 3.1 Sondervergütungen Bei der eigentlichen Gewinnermittlung sind die Grundsätze der Mitunternehmerschaft zu berücksichti... mehr

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Rz. 87 [Autor/Zitation] Die Pflicht zur Aufstellung von JA und Lagebericht ist wie die Buchführungspflicht des § 238 eine zwingende Verpflichtung öffentlich-rechtlicher Art, auf die nicht verzichtet werden kann. Rz. 88 [Autor/Zitation] Es handelt sich dabei um eine Geschäftsführungsmaßnahme. Die gesetzlichen Vertreter handeln bei der Aufstellung in eigener Verantwortung. Allerd... mehr

Rz. 83 [Autor/Zitation] Aufgrund der Verordnungsermächtigung für Formblätter und anderer Vorschriften des § 330 wurden Formblätter für folgende Unternehmen erlassen (vgl. Kirsch in Kirsch, Rechnungslegung, § 265 HGB Rz. 102 [10/2023]): Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen, Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute, Pensionsfonds, Verkehrsunterne... mehr

Rz. 65 [Autor/Zitation] Die Regeln des Zweiten Abschnitts konkurrieren zT mit rechtsformspezifischen Rechnungslegungsvorgaben in anderen Gesetzen. Zwar sind durch das BiRiLiG (vgl. Rz. 8 f., 48) die meisten bis dahin vor allem aktienrechtlich normierten Rechnungslegungsvorschriften in das HGB überführt worden. Dessen ungeachtet finden sich im AktG und im GmbHG einzelne Vorgab... mehr

Rz. 114 [Autor/Zitation] Die Pflichten des Abs. 1, also Aufstellung des JA und des Lageberichts sowie Einhaltung der Aufstellungsfristen, sind nur mittelbar mit Sanktionen versehen. Gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs einer KapGes., die ihren Pflichten zur Offenlegung gem. §§ 325, 325a nicht nachkommen, ist nach § 335 Abs. 1 Satz 1 vom Bundesamt für Justiz... mehr

Rn. 9 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die handelsrechtliche Regelung des § 257 ist weitgehend wortgleich mit der steuerrechtlichen Vorschrift des § 147 AO (vgl. auch AEAO zu § 147). Der Wortlaut des § 147 AO geht ebenfalls – wie § 257 – auf das BiRiLiG zurück (vgl. BT-Drs. 10/317, S. 58, 133). Für Kaufleute hat § 147 AO indes, soweit Wortgleichheit mit § 257 besteht, nur deklarato... mehr

Rn. 58 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 § 147 Abs. 1 Nr. 2f. AO erfasst neben den Handelsbriefen der Kaufleute auch Geschäftsbriefe. Danach sind auch der Schriftverkehr unter Kaufleuten, der keine Handelsgeschäfte betrifft, sowie die Korrespondenz unter Nichtkaufleuten aufzubewahren, die steuerlich aber ebenfalls der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen. Für Zwecke de... mehr

Rn. 4 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Aufbewahrungspflicht ist als Bestandteil der Buchführungspflicht wie diese öffentlich-rechtlicher Natur. Sie kann durch privatrechtliche Vereinbarungen nicht eingeschränkt oder aufgehoben werden. Ausfluss des öffentlich-rechtlichen Charakters ist die (mittelbare) strafrechtliche Sanktionierung i. R.v. Insolvenzstraftaten (vgl. §§ 283ff. St... mehr

Rn. 5 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Aufbewahrung erfüllt Dokumentationszwecke. Durch sie werden spätere Nachprüfungen erst möglich. Als Ergebnis der Erfüllung der öffentlich-rechtlichen Buchführungspflicht nehmen die Handelsbücher (i. w. S.) unter den Beweismitteln eine herausragende Stellung ein und haben besondere Beweiskraft. Ihre Aufbewahrung dient deshalb in besonderem ... mehr

Rn. 17 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Aufbewahrungspflicht beginnt entsprechend der Buchführungspflicht (vgl. § 238) mit dem Erwerb der Kaufmannseigenschaft, also im Fall des Kaufmanns i. S. d. § 1 ebenso wie der PersG (Ausnahme: § 107 Abs. 1 Satz 1 (zuvor: § 105 Abs. 2 (a. F.)), ggf. i. V. m. § 161 Abs. 2; vgl. auch BT-Drs. 19/27635, S. 223; sodann HdR-E, HGB § 257, Rn. 31) ... mehr

Rz. 37a Die Verlängerung der Festsetzungsfrist setzt nicht voraus, dass der Stpfl. selbst die Steuerstraftat bzw. Steuerverkürzung begangen hat. Maßgebend ist nur, dass dieser Steueranspruch verkürzt worden ist und darin eine Steuerhinterziehung oder leichtfertige Steuerverkürzung liegt. Der Charakter als hinterzogene oder leichtfertig verkürzte Steuer haftet der Steuerschul... mehr

Rn. 49 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Der KA besteht aus Bilanz, GuV, Anhang, KFR und EK-Spiegel. Er kann um eine Segmentberichterstattung erweitert werden (vgl. § 297 Abs. 1). Freiwillig erstellte Segmentberichte fallen nicht unter § 257 Abs. 1 Nr. 1. Ihre Aufbewahrung ist aber zu empfehlen. Weiterhin ist der Konzernlagebericht aufbewahrungspflichtig. Die Pflicht trifft sowohl K... mehr

Rn. 412 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Bei einer Verletzung der Regelungen des § 253 können sich diverse Rechtsfolgen ergeben. Nach HGB sind hierbei die Straf- und Bußgeldvorschriften der §§ 331ff. zu beachten. Danach werden mitunter die gesetzlichen Vertreter und Mitglieder eines AR einer KapG mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder mit einer Geldstrafe bestraft, w... mehr

Rz. 213 Nach § 22 Abs. 4 UStG hat der Unternehmer in den Fällen des § 15a UStG die Berechnungsgrundlagen für den Ausgleich aufzuzeichnen, der von ihm in den in Betracht kommenden Kalenderjahren vorzunehmen ist. Die FinVerw (Abschn. 15a.12 Abs. 1 UStAE) verlangt die folgenden Angaben, die eindeutig und leicht nachprüfbar sein müssen: Die Anschaffungs- und Herstellungskosten bz... mehr

Rz. 28 Soweit die Stiftung bereits nach anderen als den Steuergesetzen dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, und soweit diese Bücher und Aufzeichnungen für die Besteuerung von Relevanz sind, gelten diese Verpflichtungen auch für das Steuerrecht (sog. derivative Buchführungspflicht [1] gemäß § 140 AO).[2] Darüber hinaus kommen besondere steuerliche Anford... mehr

Rz. 30 Handelt es sich bei der Stiftung um eine gemeinnützige Stiftung, sind weitere Voraussetzungen zu beachten, die sich aus den §§ 51–68 AO ergeben.[1] Diese finden Anwendung, wenn qua Gesetz eine Steuervergünstigung unter der Voraussetzung gewährt wird, dass ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt werden (§ 51 Abs. 1 Satz ... mehr

Rz. 25 Neben dem HGB und dem PublG bestehen kraft Rechtsverordnung (entsprechend § 330 HGB) für bestimmte Geschäftszweige spezielle Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften, die möglicherweise auch auf Stiftungen anzuwenden sind.[1] Hierunter fällt bspw. die Verordnung über die Rechnungs- und Buchführungspflichten der Pflegeeinrichtungen.[2] Diese schreibt für Pflegeeinri... mehr

Rz. 26 Im Hinblick auf die Rechnungslegung der Stiftung kommt dem Steuerrecht[1] eine große Bedeutung zu.[2] Neben der Dokumentation und der Information dient die steuerrechtliche Rechnungslegung vor allem der Ermittlung einer Bemessungsgrundlage für die Besteuerung. Zu beachten sind die derivative und die originäre steuerliche Buchführungspflicht. Darüber hinaus gelten für ... mehr

Rz. 7 In allen Bundesländern bestehen Landesstiftungsgesetze.[1] Sie sind eine der wichtigsten Rechtsquellen für Stiftungen, [2] auch wenn sich deren Bedeutung durch das Gesetz zur Vereinheitlichung des Stiftungsrechts insgesamt verringert hat. Die Landesstiftungsgesetze enthalten in allen 16 Bundesländern Vorschriften zur Rechnungslegung.[3] Rz. 8 Zwecke der Rechnungslegung e... mehr

Rz. 60 Nach § 15a Abs. 4 UStG i. d. ab 1.1.2005 geltenden Fassung, der ebenfalls auf Art. 20 Abs. 1 Buchst. b der 6. EG-Richtlinie (jetzt Art. 185 MwStSystRL) beruht, kommt auch für sonstige Leistungen, die nicht in einen Gegenstand eingehen oder an diesem ausgeführt werden, die also nicht unter § 15a Abs. 3 UStG fallen, eine Vorsteuerberichtigung nach Maßgabe von § 15a Abs.... mehr

Auch für Kryptosachverhalte gelten grundsätzlich die allgemeinen Steuererklärungs-, Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten, wobei die technischen Besonderheiten von Kryptowerten zu berücksichtigen sind.[1] Hierzu zählt die Überlassung der sog. Public Keys. Da Public Keys aufgrund der Pseudonymisierung allein keine Rückschlüsse auf die Identität der Steuerpflichtigen zulasse... mehr

Für Veranlagungszeiträume bis einschl. 2024 wird nicht beanstandet, wenn Aufzeichnungen nicht den neuen Vorgaben in Kapitel III des BMF-Schreibens entsprechen.[28] Aber Achtung: Dies gilt nur für Aufzeichnungspflichten außerhalb des Anwendungsbereichs der GoBD, also für den privaten Bereich. Im betrieblichen Bereich sind die Neuregelungen auf alle offenen Fälle anzuwenden. mehr

Für diesen Bereich ordnet die Finanzverwaltung die Berücksichtigung der allg. steuerlichen und außersteuerlichen Buchführung- und Aufzeichnungspflichten gem. §§ 140, 141, 143-147 AO an.[11] Über diese Vorschriften kommen somit auch die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)[12] und die steuerlichen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrun... mehr

Dr. Christian Bertrand, RA/FASt / Michael Görlich, RA/FASt[*] Am 6.3.2025 hat das BMF ein überarbeitetes Schreiben zur Kryptobesteuerung veröffentlicht (BMF v. 6.3.2025 – IV C 1 - S 2256/00042/064/043 – DOK COO.7005.10.4.11527963, EStB 2025, 126 [Apitz]). Das Schreiben enthält erstmals einen Abschnitt zu Steuererklärungs-, Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten bei Kryptower... mehr

Der Geschäftsführer ist verantwortlich dafür, dass die Buchführungspflichten (§ 41 GmbHG) erfüllt und dass der Jahresabschluss der GmbH erstellt (§ 42 GmbHG) und den Gesellschaftern zur Feststellung vorgelegt wird. Er ist dazu verpflichtet, den Jahresabschluss unverzüglich nach der Aufstellung den Gesellschaftern zur Feststellung vorzulegen (§ 42a GmbHG). Zusätzlich trägt er... mehr

Bei Gründung im vereinfachten Verfahren sind im Musterprotokoll (Anlage zu § 2a Abs. 1a GmbHG) 3 Dokumente zusammengefasst: Gesellschaftsvertrag, die Bestellung des Geschäftsführers und die Gesellschafterliste. Praxis-Beispiel Ehepaar gründet mit einem Betrag von 5.000 EUR eine standardisierte haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft Musterprotokoll für die Gründung einer h... mehr