Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Rz. 85 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Im Recht der Vereine fehlt es an gesetzlichen Regelungen zur Rechnungslegung und Prüfung. Das folgt zwingend daraus, dass es bereits keine Buchführungspflicht für Vereine gibt. Dementsprechend verlangt das Steuerrecht lediglich die Vorlage einer Einnahme-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Auch in handelsbilanzieller Sicht sieht es der ...mehr

Rz. 55 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Zur Buchführungspflicht eines jeden Kaufmanns gehört die Inventarpflicht. Konsequent gilt die durch BilMoG eingeführte Befreiung des § 241a HGB für "kleine" Kaufleute auch hier. Inventar ist das genaue Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Angabe ihrer Werte (Abs. 1). Das Gesetz spricht vom Anfangs- oder Eröffnungsinventar, ...mehr

Rz. 26 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Gewohnheitsrechtlich und entgegen des Wortlautes von § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB bucht der Kaufmann nicht unmittelbar seine Handelsgeschäfte, sondern in Gestalt von sog. Buchungssätzen nur die Änderungen der Lage seines Vermögens. BEISPIEL Nicht schon der Abschluss des Kaufvertrages, sondern erst Lieferung der Ware oder Kaufpreiszahlung werden ver...mehr

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Rz. 29 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Der Kaufmann muss eine Kopie, einen Abdruck, eine Abschrift oder eine sonstige Wiedergabe seiner abgesandten Handelsbriefe (Legaldefinition in § 257 Abs. 2 HGB) zurückbehalten und aufbewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Die Speicherung auf anderen Datenträgern als in Schrift oder Bild ist bereits seit 1977 zulässig. Die Widergabe bei Scanner-Ar...mehr

Rz. 32 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Verpflichtung zur Buchführung als solche ist nicht unmittelbar sanktionsbewehrt.[1] Jedoch hat die Pflichtverletzung regelmäßig "mittelbare" Sanktionen recht unterschiedlicher Art und Natur zur Folge[2], die zum Teil im Handelsrecht selbst, zum Teil aber auch außerhalb des Handelsrechts vorgesehen sind. Ob man diese Sanktionen als handels...mehr

Rz. 58 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 264 Abs. 3 HGB (n. F.) befreit unter gewissen Voraussetzungen Unternehmen von der Beachtung der Sonderregeln für Kapitalgesellschaften (§§ 264–289a HGB), der Abschlussprüfung (§§ 316–324a HGB) und der Offenlegung (§§ 325–329 HGB). Es wird aber nicht von den Buchführungspflichten und der Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses nach d...mehr

Rz. 11 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Da der Kaufmann für die Buchführung seines gesamten Unternehmens zuständig ist, trifft ihn auch die Verantwortlichkeit für die Buchführung der zu seinem Unternehmen gehörenden Zweigniederlassungen. Die §§ 238ff. HGB gelten auch für inländische Zweigniederlassungen ausländischer Kaufleute.[1] Allerdings sind Sondervorschriften für inländische ...mehr

Rz. 85 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Vorschrift des § 241a HGB, die neu durch das BilMoG 2009 in das HGB eingefügt wurde, ist in dem größeren Zusammenhang der gesetzgeberischen Bemühungen der jüngeren Zeit zu sehen, Rechnungslegung und Bilanzierungspflichten stärker an die individuelle Situation und insbesondere Leistungsfähigkeit der Kaufleute anzupassen. Die Größe des kauf...mehr

Rz. 18 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Rechtspflicht des Kaufmanns zur Buchführung folgt aus dem allgemeinen Handelsrecht und den handelsrechtlichen Nebengesetzen. Die Bestimmungen der §§ 238ff. HGB werden durch das AktG (§§ 150ff.), das GmbHG (§§ 41ff.), das GenG (§ 33) und das PublG für bestimmte Großunternehmen (vgl. Kapitel 1 Tz. 78 ff.) ergänzt. Besondere handelsrechtlich...mehr

Rz. 81 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Auch für die GmbH finden sich im GmbHG ergänzend zu den handelsrechtlichen Vorschriften Bestimmungen zur Rechnungslegung,[1] so in § 41 GmbHG die Buchführungspflicht der Geschäftsführer, in § 42 GmbHG spezifische Bestimmungen zur Bilanz und in § 42a GmbHG eine Vorschrift über die Vorlage des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Ferner rege...mehr

Rz. 89 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Aus dem zuvor dargelegten Regelungssystem und dem Gedanken des Vorrangs spezieller vor allgemeinen Bestimmungen ergibt sich eine Normhierarchie, die im konkreten Fall folgende Vorgehensweise nahelegt: Soweit das bilanzierende Unternehmen einer bestimmten Branche angehört (Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute; Versicherungen und Pensions...mehr

Rz. 93 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 242 HGB statuiert die Kardinalpflicht des Kaufmanns zur Aufstellung des Jahresabschlusses, der sich aus der Bilanz (Abs. 1) und einer Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs, der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV, Abs. 2), zusammensetzt (Abs. 3). Bilanzierungsobjekt ist das Handelsgewerbe.[1] Begrifflich ist der Jah...mehr

Rz. 7 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Dem zweiten Abschnitt des dritten HGB-Buches unterfallen Kapitalgesellschaften. Das sind die GmbH, die AG und trotz eines persönlich unbeschränkt haftenden Gesellschafters die KGaA. § 264a HGB erstreckt die Anwendung der Vorschriften auf Personengesellschaften ohne eine natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter. Grundsätzlich...mehr

Rz. 66 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die gesetzlichen Regelungen zur kaufmännischen Rechnungslegung finden sich im Dritten Buch des HGB . Das ist konsequent, denn Rechnungslegung und Bilanzierung sind kein Spezifikum der unternehmenstragenden Gesellschaft, sondern eine allgemeine Anforderung an die Handelsbücher und – darauf aufbauend – die Rechnungslegung des Kaufmanns, sei er E...mehr

Rz. 14 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Das HGB setzt den Begriff der Handelsbücher voraus. Welche Bücher unter den Begriff fallen und wie sie zu führen sind, ergibt sich aus den GoB. Zu unterscheiden sind Grundbücher (Journale), Hauptbücher und Nebenbücher (Hilfsbücher). Grundbücher dienen der vollständigen Erfassung und Sicherstellung aller Geschäftsvorfälle und sind deshalb chro...mehr

Rz. 99 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Abs. 1 Satz 1 statuiert die grundsätzliche Pflicht eines jeden Kaufmanns (zum Begriff siehe §§ 1ff. HGB sowie vgl. Tz. 6 ff.) zur Aufstellung der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlussbilanz und regelt ihren Inhalt, soweit alle Kaufleute betroffen sind. Abs. 4 sieht eine Befreiung für "kleine" Kaufleute i. S. d. § 241a HGB vor. Für KapGes g...mehr

Rz. 65 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Bei Tateinheit gem. § 52 StGB, d. h. wenn dieselbe Handlung das Strafgesetz mehrmals verletzt, wird trotz Nennung aller Taten im Urteilstenor nur auf eine Strafe erkannt (vgl. Tz. 66, 68). Die mehrfache Gesetzesverletzung wirkt innerhalb des Strafrahmens strafschärfend. Sind unterschiedliche Strafgesetze verletzt, so wird die Strafe nach dem ...mehr

Rz. 23a Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Traditionell kann man zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung sowie der kameralistischen Buchführung unterscheiden.[1] Im Rahmen der einfachen Buchführung werden nur diejenigen Geschäftsvorfälle erfasst und gebucht, die aus Gründen der Kontrolle bzw. der Inventaraufstellung unverzichtbar erscheinen. Hierunter fallen z. B. Kassen...mehr

Rz. 47 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Buchführung in elektronischer Form ("auf Datenträger") ist nach Abs. 4 Satz 1 als zulässig anerkannt, sofern sie den GoB entspricht.[1] Für die steuerliche GuV besteht gem. § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG unter den dort genannten Voraussetzungen sogar eine Pflicht zur elektronischen Einreichung (E-Bilanz).[2] Zu berücksichtigen ist, dass die elek...mehr

Rz. 21 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Das HGB enthält die Vorschriften über die Buchführung (§§ 238ff. HGB) nur zum Teil und verweist im Übrigen auf die GoB (so ausdrücklich § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB). Den GoB kommt damit zentrale Bedeutung zu. Sie gelten allerdings nicht nur für die eigentliche Buchführung (GoB i. e. S. des § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB), sondern auch für die elektronis...mehr

Rz. 23 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Mit dem "Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts – BilMoG" von 2009[1] wurde das deutsche Bilanzrecht einer weiteren grundlegenden Modernisierung unterzogen. Bei dieser Reform ging es vor allem darum, den Unternehmen eine gleichwertige, aber einfachere und kostengünstigere Alternative zur Rechnungslegung nach IFRS zu eröffnen (HGB-Bilanz a...mehr

Neu in der verabschiedeten Fassung: Verrechnungspreisdokumentation und Transaktionsmatrix Die Neuregelung der Aufzeichnungspflichten bei den Verrechnungspreisen in § 90 Abs. 3 und 4 AO soll zu einer Entlastung der Wirtschaft führen, da nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung nicht mehr sämtliche Verrechnungspreisunterlagen erstellt und automatisch vorgelegt werden müssen. § 90...mehr

Rz. 21a Gem. § 6b Abs. 1 Nr. 4 UStG hat der Lieferer die Beförderung oder Versendung des Gegenstands i. S. v. § 22 Abs. 4f UStG gesondert aufzuzeichnen. Für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten kann der liefernde Unternehmer einen Dritten beauftragen.[1] Damit stellen die Aufzeichnungspflichten eine materiell-rechtliche Tatbestandsvoraussetzung dar § 22 UStG Rz. 235a. Der...mehr

Rz. 24 Der Erwerber muss kein Unternehmer sein, der im Rahmen seines Unternehmens handelt; gem. § 6b Abs. 1 Nr. 3 UStG lediglich gegenüber dem Lieferer eine USt-IdNr. verwenden. Rz. 25 Das Führen von Aufzeichnungen ist in § 6b UStG für den Erwerber nicht normiert worden. Zwar soll er Aufzeichnungen nach Maßgabe des § 22 Abs. 4g UStG führen, Verstöße führen m. E. jedoch nicht zu...mehr

Rz. 10 Mit Wirkung vom 1.1.2020[1] ist § 6b UStG in Kraft getreten. Er setzt Art. 17a MwStSystRL [2] in nationales Recht um. Im Rahmen der Einführung des § 6b UStG haben sich auch Änderungen bei den Aufzeichnungspflichten, der ZM und beim innergemeinschaftlichen Erwerb ergeben. Darauf wird nachstehend an geeigneter Stelle hingewiesen. Unbestreitbarer Vorteil der in Art. 17a MwS...mehr

Nach Auffassung des Hessischen FG sind die Aufzeichnungspflichten für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gem. § 4 Abs. 7 EStG im Falle einer Gewinnermittlung gem. § 4 Abs. 3 EStG nur dann erfüllt, wenn der Steuerpflichtige sämtliche Aufwendungen von Anfang an, fortlaufend und zeitnah – insbesondere gesondert von sonstigen BA und in einer einzigen Aufstellung – sch...mehr

Rz. 27 Das Steuerrecht kennt die abgeleitete (derivative) Buchführungspflicht, sowie die originäre Buchführungspflicht. Rz. 28 Die sog. abgeleitete steuerrechtliche Buchführungspflicht gem. § 140 AO besagt, dass jeder, der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, die Verpflichtungen, die ...mehr

Rz. 21 Die Buchführungspflicht nach HGB ist an die Kaufmannseigenschaft geknüpft. Als Kaufmann bezeichnet das HGB denjenigen, der ein Handelsgewerbe betreibt.[1] Das ist gem. § 1 Abs. 2 HGB jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass er einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb[2] nicht erfordert. Rz. 22 Als Kaufmann gilt auch, wer kein Kau...mehr

Rz. 20 Die Buchführungspflicht ist im Interesse der Rechtssicherheit und der Gleichmäßigkeit der Besteuerung handelsrechtlich und steuerrechtlich eindeutig geregelt.[1] 2.1.1 Handelsrechtliche Buchführungspflicht Rz. 21 Die Buchführungspflicht nach HGB ist an die Kaufmannseigenschaft geknüpft. Als Kaufmann bezeichnet das HGB denjenigen, der ein Handelsgewerbe betreibt.[1] Das ...mehr

Rz. 38 Richtigkeit und Willkürfreiheit Der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit [1] verlangt die richtige Verbuchung der Geschäftsvorfälle in sachlicher und wertmäßiger Hinsicht. Die notwendige Übereinstimmung von Buchung und Geschäftsvorfall ist erfüllt, wenn der zugrunde liegende Tatbestand dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entspricht.[2] Die (kontenmäß...mehr

Rz. 46 Die Normen des Steuerrechts enthalten in den §§ 145–148 AO "eigene" kodifizierten Grundsätze zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die sich weitgehend mit den handelsrechtlichen GoB decken und diese noch ergänzen (s. Anmerkungen zu den Rz. 38 ff.). Sie kommen v. a. zum Tragen, wenn nach § 241a HGB ( Rz. 26) handelsrechtlich keine Buchführungspflicht bzw. eine nur...mehr

Rz. 97 Ob auch Steuerpflichtige zur Unterstützung für Zwecke des Datenzugriffs verpflichtet sind, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist streitig. Teilweise wird dies in der Literatur mit der Begründung verneint, dass diesen Personenkreis keine allgemeine Aufzeichnungspflicht, sondern nur spezielle Dokumentationspflichten beisp...mehr

Rz. 8 Der Steuerpflichtige hat die betroffenen DV-Systeme im Unternehmen zu identifizieren, anhand derer betriebliche Abläufe abgebildet werden. Die darin enthaltenen Daten sind nach Maßgabe der außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren (Erstqualifizierung) und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten. Die außers...mehr

Rz. 46 Handelsrechtlich werden die zum Geschäftsvermögen gehörenden Wertpapiere bilanziert. Das sind die dem Unternehmer persönlich zuzuordnenden Wertpapiere, soweit sie nicht zu seinem Privatvermögen gehören. Die Buchführungspflicht betrifft nur Handelsgeschäfte (§ 238 Abs. 1 Satz 1 HGB). Der Umfang der Rechenschaftslegung im Jahresabschluss reicht nicht weiter als die Buch...mehr

Rz. 68 Wertpapiere, die einem Gesellschafter einer Personengesellschaft gehören, können steuerrechtlich zum Sonderbetriebsvermögen des Gesellschafters gewillkürt werden. Rz. 69 Der Gesellschafter führt im Rahmen der Personengesellschaft keinen eigenen Betrieb, sondern er überlässt die Wertpapiere der Personengesellschaft zur Nutzung. Deshalb gehören sie nur dann zum gewillkür...mehr

Rz. 13 § 8 UStG bezweckt neben anderen Vorschriften (Rz. 24, Rz. 25) die Begünstigung der unternehmerischen Seefahrt und internationalen Luftfahrt. Er trägt zu einer Sonderstellung der Unternehmer der Seeschifffahrt und der internationalen Luftfahrt bei, durch die diese Unternehmer weitgehend gleichsam außerhalb des Umsatzsteuerrechts gestellt werden. Da die Unternehmer der ...mehr

Rz. 26 Die Steuerbefreiungen in § 8 UStG sind ebenso wie in Art. 148 Buchst. c MwStSystRL dem Wortlaut dieser Bestimmungen nach an keine Voraussetzungen in Bezug auf den leistenden Unternehmer oder den Leistungsempfänger geknüpft. Der jeweilige Steuerbefreiungstatbestand stellt vielmehr auf bestimmte nach Beschaffenheit und Zweckbestimmung bezeichnete Gegenstände und sonstig...mehr

Rz. 160 Nach § 8 Abs. 3 UStG müssen die in den Abs. 1 und 2 bezeichneten Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung buchmäßig nachgewiesen sein. Das BMF kann durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrats bestimmen, wie der buchmäßige Nachweis zu führen ist. Von dieser Ermächtigung hat das BMF in § 18 UStDV Gebrauch gemacht. Nach § 18 UStDV sind die Vo...mehr

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1] Dane...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Rz. 50 Verlegt eine ausländische Kapitalgesellschaft ihre Geschäftsleitung (§ 12 AO) aus einem Drittstaat ins Inland, führt dies nach dem deutschen internationalen Privatrecht dazu, dass diese Gesellschaft im Inland aufgrund der hier geltenden Sitztheorie nicht rechtsfähig ist.[1] Bei einem Zuzug aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaft...mehr

Die gesetzlich formlos aufzeichnungspflichtigen Angaben [1] Tag der Anschaffung oder Herstellung, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Vorschrift des ausgeübten steuerlichen Wahlrechts und vorgenommene Abschreibungen im Rahmen einer laufenden Führung sind Tatbestandsmerkmal (Voraussetzung) zur Ausübung der steuerlichen Wahlrechte und Bestandteil der Buchführung.[2] Praxis-Tipp Fe...mehr

Die Finanzverwaltung hat ihre Auslegung in einem BMF-Schreiben [1] zur Maßgeblichkeit kundgetan. Das BMF-Schreiben ist wie folgt gegliedert: Maßgeblichkeit der handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für die steuerliche Gewinnermittlung: Anwendung des § 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 1 EStG, Anwendung des § 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 EStG, Aufzeichnungspflichten. 2.3.1 ...mehr

Rz. 118 [Autor/Stand] Der objektive Tatbestand des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO setzt die unterlassene oder unkorrekte Verbuchung von buchführungs- oder aufzeichnungspflichtigen geschäftlichen Vorgängen (s. Rz. 116 f.) voraus. Die in diesem Zusammenhang zu berücksichtigenden konkreten Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten sind nach der Art der Gewinnermittlung abzugrenze...mehr

a) Allgemeines Rz. 105 [Autor/Stand] Nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO ist ordnungswidrig das Nicht- oder Falschaufzeichnen(lassen) bzw. Nicht- oder Falschverbuchen(lassen) von Geschäftsvorfällen oder Betriebsvorgängen, die nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtig sind. § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Gru...mehr

a) Allgemeines Rz. 330 [Autor/Stand] Die mit Wirkung zum 14.12.2010 eingeführte Bußgeldandrohung im Zusammenhang mit Aufzeichnungspflichten von Großhandelsunternehmen zielt auf eine stringente Einhaltung der Pflicht zur Dokumentation des Warenausgangs ab und bezweckt damit die Bekämpfung von Schwarzverkäufen. Die Norm knüpft an § 144 AO an, wonach gewerbliche Unternehmer und ...mehr

Rz. 612 [Autor/Stand] Tathandlung des § 379 Abs. 2 Nr. 2 AO i.V.m. § 154 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO ist das Unterlassen der Identifizierungs- und Legitimationsprüfung (s. Rz. 542). Da § 154 AO ausschließlich eine Vorschrift ist, die die sog. formale Kontenwahrheit gewährleisten soll, ist es für den Bußgeldtatbestand unerheblich, ob der angegebene Inhaber das Konto für eigene ode...mehr