Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Rz. 2 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Verletzt der Vorstand seine Pflichten, haftet er gem. § 93 Abs. 2 Satz 1 AktG auf Schadensersatz. Die Rechnungslegungspflicht trifft den Vorstand als Organ, jedoch kann intern über die Zuständigkeit disponiert werden. Nicht mit der Rechnungslegung befasste Vorstandsmitglieder haben jedoch für ordnungsgemäße Auswahl und Überwachung ihrer mit de... mehr

Rz. 33 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Missachtung der GoB kann in besonderen Fällen zur Nichtigkeit des Jahresabschlusses führen. Darüber hinaus macht die Verletzung der Buchführungspflicht den Vorstand oder Geschäftsführer der Gesellschaft in der Regel schadensersatzpflichtig nach § 93 Abs. 2 AktG, § 43 Abs. 2 GmbHG.[1] Die Vorschriften der §§ 238ff. HGB sind keine Schutzges... mehr

Rz. 35 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Verletzung der Buchführungspflicht nach §§ 238ff. HGB ist auch strafsanktionsbewehrt: Sie kann strafbar sein etwa bei Zahlungseinstellung oder Insolvenz (sog. Insolvenzstraftaten, §§ 283 Abs. 6, 283 b Abs. 3 StGB), insbesondere im Fall des Bankrott (§ 283 Abs. 1 Nr. 5, 6, 7 StGB) oder in den Fällen des § 283b Abs. 1 Nr. 1–3 StGB.[1] Die S... mehr

Rz. 37 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die IFRS behandeln ausschließlich die Aufstellung und Vorlage des Jahresabschlusses. Sie enthalten hingegen keine den §§ 238ff. HGB vergleichbaren Ordnungsvorschriften, die die Vorbereitung der der eigentlichen Rechnungslegung betreffen. Insbesondere fehlen Regelungen zu Buchführung und ihrer Ausgestaltung.[1] Daraus folgt selbstverständlich ... mehr

Rz. 1 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 238 Buchführungspflicht (1) 1Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. 2Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick ü... mehr

Rz. 12 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Buchführungspflicht trifft auch den dazu persönlich nicht fähigen Kaufmann, also etwa die juristische Person. Der Buchführungspflichtige braucht aber die Bücher nicht persönlich zu führen, sondern darf sie Hilfspersonen übertragen oder auch außer Haus geben, und zwar unabhängig von der Größe des geführten Unternehmens (sogenannte Fernbuch... mehr

Rz. 88 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Voraussetzung für die Befreiung ist kumulativ, dass an den Stichtagen (vgl. Kapitel 4 Tz. 144 ff.) zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre der Umsatzerlös nicht mehr als 600.000 EUR und der Jahresüberschuss nicht mehr als 60.000 EUR betragen. Damit wird die zwingende Verknüpfung von Kaufmannseigenschaft und Buchführungs- und Inventarpflich... mehr

1.1.2.2.1 Handelsrecht Rz. 18 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Rechtspflicht des Kaufmanns zur Buchführung folgt aus dem allgemeinen Handelsrecht und den handelsrechtlichen Nebengesetzen. Die Bestimmungen der §§ 238ff. HGB werden durch das AktG (§§ 150ff.), das GmbHG (§§ 41ff.), das GenG (§ 33) und das PublG für bestimmte Großunternehmen (vgl. Kapitel 1 Tz. 78 ff.) ergänzt. Beso... mehr

1.1.2.3.1 GoB Rz. 21 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Das HGB enthält die Vorschriften über die Buchführung (§§ 238ff. HGB) nur zum Teil und verweist im Übrigen auf die GoB (so ausdrücklich § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB). Den GoB kommt damit zentrale Bedeutung zu. Sie gelten allerdings nicht nur für die eigentliche Buchführung (GoB i. e. S. des § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB), sondern auch für d... mehr

1.1.1.1 Überblick Rz. 2 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Vorschriften der §§ 238–241a HGB zur Buchführung und zum Inventar enthalten die elementaren Grundnormen der kaufmännischen Buchführung. Denn die Buchführungspflicht bildet zusammen mit dem Inventar die Grundlage für den vom Kaufmann jährlich aufzustellenden Abschluss. Sie dient der Dokumentation der Geschäftsvorfälle, dem ... mehr

Rz. 13 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Auf absehbare Zukunft ist in Bezug auf die Buchführungs- und die Inventarisierungspflicht weder seitens der europäischen noch seitens der deutschen Gesetzgebung mit Änderungen zu rechnen. International sind Buchführung und Inventarisierung nicht Gegenstand der Standardsetzung. mehr

1.1.2.4.1 Buchungssätze Rz. 26 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Gewohnheitsrechtlich und entgegen des Wortlautes von § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB bucht der Kaufmann nicht unmittelbar seine Handelsgeschäfte, sondern in Gestalt von sog. Buchungssätzen nur die Änderungen der Lage seines Vermögens. BEISPIEL Nicht schon der Abschluss des Kaufvertrages, sondern erst Lieferung der Ware oder Kauf... mehr

Rz. 202 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Allerdings ist mit der Frage nach dem maßgeblichen Kollisionsrecht noch nicht beantwortet, welche Kollisionsregeln der lex fori anwendbar sind. Im deutschen Recht unterscheidet man nach der Rechtsnatur der fraglichen Normen: Für Normen des Privatrechts gelten andere Kollisionsnormen als für Normen des öffentlichen Rechts. Rz. 203 Stand: 2. A.... mehr

Rz. 10 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes eine Eröffnungsbilanz aufzustellen. Das ist der Zeitpunkt, ab dem der Kaufmann ein selbständiges Handelsgewerbe erstmals als sein eigenes betreibt. Daraus folgt, dass eine Eröffnungsbilanz auch bei einem Inhaberwechsel vom Erwerber aufzustellen ist und zwar unabhängig vom Erwerbsgrund. Deshalb... mehr

1.1.1.3.1 Kaufleute Rz. 6 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Grundsätzlich knüpft die Buchführungspflicht nach § 238 HGB an die Kaufmannseigenschaft an. Sie galt vor Inkrafttreten des BilMoG 2009 für jeden Kaufmann i. S. d. §§ 1–3 HGB, auch für Handelsgesellschaften i. S. d. § 6 HGB, eingetragene Genossenschaften i. S. d. § 17 Abs. 2 GenG, juristische Personen i. S. d. § 33 HGB, für G... mehr

1.1.2.1 Handelsbücher: Begriff und Bedeutung Rz. 14 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Das HGB setzt den Begriff der Handelsbücher voraus. Welche Bücher unter den Begriff fallen und wie sie zu führen sind, ergibt sich aus den GoB. Zu unterscheiden sind Grundbücher (Journale), Hauptbücher und Nebenbücher (Hilfsbücher). Grundbücher dienen der vollständigen Erfassung und Sicherstellung a... mehr

Rz. 32a Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Handelsrechtliche Konsequenzen ergeben sich, wenn eine handelsrechtliche Jahresabschlussprüfung nach §§ 316ff. HGB notwendig ist. Hier kann ein Verstoß gegen Buchführungs- oder auch Aufbewahrungspflichten zu einer Einschränkung oder zur Versagung des Bestätigungsvermerkes nach § 322 HGB führen.[1] mehr

Rz. 85 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Im Recht der Vereine fehlt es an gesetzlichen Regelungen zur Rechnungslegung und Prüfung. Das folgt zwingend daraus, dass es bereits keine Buchführungspflicht für Vereine gibt. Dementsprechend verlangt das Steuerrecht lediglich die Vorlage einer Einnahme-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Auch in handelsbilanzieller Sicht sieht es der ... mehr

Rz. 26 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Gewohnheitsrechtlich und entgegen des Wortlautes von § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB bucht der Kaufmann nicht unmittelbar seine Handelsgeschäfte, sondern in Gestalt von sog. Buchungssätzen nur die Änderungen der Lage seines Vermögens. BEISPIEL Nicht schon der Abschluss des Kaufvertrages, sondern erst Lieferung der Ware oder Kaufpreiszahlung werden ver... mehr

Rz. 32 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Verpflichtung zur Buchführung als solche ist nicht unmittelbar sanktionsbewehrt.[1] Jedoch hat die Pflichtverletzung regelmäßig "mittelbare" Sanktionen recht unterschiedlicher Art und Natur zur Folge[2], die zum Teil im Handelsrecht selbst, zum Teil aber auch außerhalb des Handelsrechts vorgesehen sind. Ob man diese Sanktionen als handels... mehr

Rz. 29 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Der Kaufmann muss eine Kopie, einen Abdruck, eine Abschrift oder eine sonstige Wiedergabe seiner abgesandten Handelsbriefe (Legaldefinition in § 257 Abs. 2 HGB) zurückbehalten und aufbewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Die Speicherung auf anderen Datenträgern als in Schrift oder Bild ist bereits seit 1977 zulässig. Die Widergabe bei Scanner-Ar... mehr

Rz. 58 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 264 Abs. 3 HGB (n. F.) befreit unter gewissen Voraussetzungen Unternehmen von der Beachtung der Sonderregeln für Kapitalgesellschaften (§§ 264–289a HGB), der Abschlussprüfung (§§ 316–324a HGB) und der Offenlegung (§§ 325–329 HGB). Es wird aber nicht von den Buchführungspflichten und der Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses nach d... mehr

Rz. 11 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Da der Kaufmann für die Buchführung seines gesamten Unternehmens zuständig ist, trifft ihn auch die Verantwortlichkeit für die Buchführung der zu seinem Unternehmen gehörenden Zweigniederlassungen. Die §§ 238ff. HGB gelten auch für inländische Zweigniederlassungen ausländischer Kaufleute.[1] Allerdings sind Sondervorschriften für inländische ... mehr

Rz. 85 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Vorschrift des § 241a HGB, die neu durch das BilMoG 2009 in das HGB eingefügt wurde, ist in dem größeren Zusammenhang der gesetzgeberischen Bemühungen der jüngeren Zeit zu sehen, Rechnungslegung und Bilanzierungspflichten stärker an die individuelle Situation und insbesondere Leistungsfähigkeit der Kaufleute anzupassen. Die Größe des kauf... mehr

Rz. 18 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Rechtspflicht des Kaufmanns zur Buchführung folgt aus dem allgemeinen Handelsrecht und den handelsrechtlichen Nebengesetzen. Die Bestimmungen der §§ 238ff. HGB werden durch das AktG (§§ 150ff.), das GmbHG (§§ 41ff.), das GenG (§ 33) und das PublG für bestimmte Großunternehmen (vgl. Kapitel 1 Tz. 78 ff.) ergänzt. Besondere handelsrechtlich... mehr

Rz. 81 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Auch für die GmbH finden sich im GmbHG ergänzend zu den handelsrechtlichen Vorschriften Bestimmungen zur Rechnungslegung,[1] so in § 41 GmbHG die Buchführungspflicht der Geschäftsführer, in § 42 GmbHG spezifische Bestimmungen zur Bilanz und in § 42a GmbHG eine Vorschrift über die Vorlage des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Ferner rege... mehr

Rz. 89 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Aus dem zuvor dargelegten Regelungssystem und dem Gedanken des Vorrangs spezieller vor allgemeinen Bestimmungen ergibt sich eine Normhierarchie, die im konkreten Fall folgende Vorgehensweise nahelegt: Soweit das bilanzierende Unternehmen einer bestimmten Branche angehört (Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute; Versicherungen und Pensions... mehr

Rz. 93 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 242 HGB statuiert die Kardinalpflicht des Kaufmanns zur Aufstellung des Jahresabschlusses, der sich aus der Bilanz (Abs. 1) und einer Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs, der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV, Abs. 2), zusammensetzt (Abs. 3). Bilanzierungsobjekt ist das Handelsgewerbe.[1] Begrifflich ist der Jah... mehr

Rz. 55 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Zur Buchführungspflicht eines jeden Kaufmanns gehört die Inventarpflicht. Konsequent gilt die durch BilMoG eingeführte Befreiung des § 241a HGB für "kleine" Kaufleute auch hier. Inventar ist das genaue Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Angabe ihrer Werte (Abs. 1). Das Gesetz spricht vom Anfangs- oder Eröffnungsinventar, ... mehr

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Rz. 28 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Anforderungen in § 238 Abs. 1 Satz 2 und 3 HGB verlangen, dass die Buchführung einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Als sachverständiger Dritter ist weder ein beliebiger Privatmann (Laie), noch ein Wirtschaftsprüfer (Expert... mehr

Rz. 118 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die kaufmännische Aufbewahrungspflicht bezweckt die Dokumentation und gehört seit der französischen Ordonnance de commerce von 1673, dem preußischen Allgemeinen Landrecht und dem ADHGB von 1873 zum Kernbestand der Regelungen zur kaufmännischen Rechnungslegung. Die Dokumentation ihrerseits soll vor ungerechtfertigten Vermögensverschiebungen z... mehr

Rz. 82 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 241a HGB dient der Deregulierung der handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten.[1] Zu diesem Zweck löste der Gesetzgeber die strenge Koppelung der Buchführungspflicht an die Kaufmannseigenschaft in § 238 HGB partiell auf. Bei Einzelkaufleuten mit einem Umsatz von höchstens 600.000 EUR und einem Jahresüberschuss von nicht m... mehr

Rz. 300 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Neben die handelsrechtlichen Strafvorschriften der §§ 331ff. HGB treten spezifische Straftatbestände des StGB . So wird wegen Bankrott gem. § 283 Abs. 1 Nr. 5–7 StGB bestraft, wer bei Überschuldung oder bei drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit eine Manipulation der Buchführung und des Jahresabschlusses vornimmt und dadurch die Übe... mehr

Rz. 99 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Abs. 1 Satz 1 statuiert die grundsätzliche Pflicht eines jeden Kaufmanns (zum Begriff siehe §§ 1ff. HGB sowie vgl. Tz. 6 ff.) zur Aufstellung der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlussbilanz und regelt ihren Inhalt, soweit alle Kaufleute betroffen sind. Abs. 4 sieht eine Befreiung für "kleine" Kaufleute i. S. d. § 241a HGB vor. Für KapGes g... mehr

Rz. 7 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Dem zweiten Abschnitt des dritten HGB-Buches unterfallen Kapitalgesellschaften. Das sind die GmbH, die AG und trotz eines persönlich unbeschränkt haftenden Gesellschafters die KGaA. § 264a HGB erstreckt die Anwendung der Vorschriften auf Personengesellschaften ohne eine natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter. Grundsätzlich... mehr

Rz. 65 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Bei Tateinheit gem. § 52 StGB, d. h. wenn dieselbe Handlung das Strafgesetz mehrmals verletzt, wird trotz Nennung aller Taten im Urteilstenor nur auf eine Strafe erkannt (vgl. Tz. 66, 68). Die mehrfache Gesetzesverletzung wirkt innerhalb des Strafrahmens strafschärfend. Sind unterschiedliche Strafgesetze verletzt, so wird die Strafe nach dem ... mehr

Rz. 23a Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Traditionell kann man zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung sowie der kameralistischen Buchführung unterscheiden.[1] Im Rahmen der einfachen Buchführung werden nur diejenigen Geschäftsvorfälle erfasst und gebucht, die aus Gründen der Kontrolle bzw. der Inventaraufstellung unverzichtbar erscheinen. Hierunter fallen z. B. Kassen... mehr

Rz. 14 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Das HGB setzt den Begriff der Handelsbücher voraus. Welche Bücher unter den Begriff fallen und wie sie zu führen sind, ergibt sich aus den GoB. Zu unterscheiden sind Grundbücher (Journale), Hauptbücher und Nebenbücher (Hilfsbücher). Grundbücher dienen der vollständigen Erfassung und Sicherstellung aller Geschäftsvorfälle und sind deshalb chro... mehr

Rz. 21 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Das HGB enthält die Vorschriften über die Buchführung (§§ 238ff. HGB) nur zum Teil und verweist im Übrigen auf die GoB (so ausdrücklich § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB). Den GoB kommt damit zentrale Bedeutung zu. Sie gelten allerdings nicht nur für die eigentliche Buchführung (GoB i. e. S. des § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB), sondern auch für die elektronis... mehr

Rz. 23 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Mit dem "Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts – BilMoG" von 2009[1] wurde das deutsche Bilanzrecht einer weiteren grundlegenden Modernisierung unterzogen. Bei dieser Reform ging es vor allem darum, den Unternehmen eine gleichwertige, aber einfachere und kostengünstigere Alternative zur Rechnungslegung nach IFRS zu eröffnen (HGB-Bilanz a... mehr

Rz. 66 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die gesetzlichen Regelungen zur kaufmännischen Rechnungslegung finden sich im Dritten Buch des HGB . Das ist konsequent, denn Rechnungslegung und Bilanzierung sind kein Spezifikum der unternehmenstragenden Gesellschaft, sondern eine allgemeine Anforderung an die Handelsbücher und – darauf aufbauend – die Rechnungslegung des Kaufmanns, sei er E... mehr

Rz. 47 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Buchführung in elektronischer Form ("auf Datenträger") ist nach Abs. 4 Satz 1 als zulässig anerkannt, sofern sie den GoB entspricht.[1] Für die steuerliche GuV besteht gem. § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG unter den dort genannten Voraussetzungen sogar eine Pflicht zur elektronischen Einreichung (E-Bilanz).[2] Zu berücksichtigen ist, dass die elek... mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris... mehr

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der... mehr

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1] Dane... mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s... mehr

Nach Auffassung des Hessischen FG sind die Aufzeichnungspflichten für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gem. § 4 Abs. 7 EStG im Falle einer Gewinnermittlung gem. § 4 Abs. 3 EStG nur dann erfüllt, wenn der Steuerpflichtige sämtliche Aufwendungen von Anfang an, fortlaufend und zeitnah – insbesondere gesondert von sonstigen BA und in einer einzigen Aufstellung – sch... mehr

Rz. 27 Das Steuerrecht kennt die abgeleitete (derivative) Buchführungspflicht, sowie die originäre Buchführungspflicht. Rz. 28 Die sog. abgeleitete steuerrechtliche Buchführungspflicht gem. § 140 AO besagt, dass jeder, der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, die Verpflichtungen, die ... mehr

Rz. 21 Die Buchführungspflicht nach HGB ist an die Kaufmannseigenschaft geknüpft. Als Kaufmann bezeichnet das HGB denjenigen, der ein Handelsgewerbe betreibt.[1] Das ist gem. § 1 Abs. 2 HGB jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass er einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb[2] nicht erfordert. Rz. 22 Als Kaufmann gilt auch, wer kein Kau... mehr