Der Digitalisierungsgrad moderner Kanzleien nimmt zu, wie ein Blick auf das Digitalisierungslabel der DATEV zeigt. Das ist auch dringend nötig: Der von Lexoffice initiierten Studie „#Zukunftskanzlei 2025“ zufolge wird die Digitalisierung das Zukunftsbild der Steuerkanzleien deutlich prägen.
Digitale Kanzlei: Digitalisierungsquote steigt
Das Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ wurde im März 2019 erstmals verliehen. Es soll die digitale Kompetenz einer Kanzlei bei Mandanten und potenziellen Nachwuchskräften sichtbar machen. Zu Beginn dieses Jahres wurden einige Kriterien verschärft: Um das Label zu erhalten, sind üblicherweise die Digitalisierungsquote gesamt, Digitalisierungsquote Bank, Anteil Mandanten mit digitalen Belegen, Anzahl Abrechnungen pro Stunde sowie die Digitalisierungsquote der Bewegungsdaten ausschlaggebend. Angehoben wurden nun die Schwellenwerte für die „Digitalisierungsquote gesamt“ auf mindestens 65 Prozent sowie der „Anteil Mandanten mit digitalen Belegen“ auf mindestens 40 Prozent. Zusätzlich muss ein veröffentlichtes Profil auf DATEV SmartExperts vorhanden sein. Knapp 800 Steuerberater mit dem Label „Digitale Kanzlei 2019“ sind auf dem Portal bereits gelistet. Die Auszeichnung wird jährlich neu vergeben. Wer die aktualisierten Werte erreicht, erhält das Label für 2020 automatisch. Diese dynamische Entwicklung zeigt deutlich: Die Digitalisierung der Steuerkanzleien schreitet voran.
Zukunftskanzlei 2025: Digitalisierung erfolgt nicht im Silo
Doch allen erfreulichen Fortschritten zum Trotz: Die gesamte Entwicklung steht erst am Anfang. Die von Lexoffice initiierte aktuelle Studie „#Zukunftskanzlei 2025“ kommt in einer Potenzialanalyse zu dem Schluss, dass sich bisher insbesondere der Digitalisierungsgrad in der Kommunikation, in den Kernaufgaben und in den Arbeitsergebnissen, aber auch die Automatisierung an sich, auf einem niedrigen Niveau befinden. Digitale Arbeitsmittel und Werkzeuge sind demnach oft nicht oder nicht ausreichend vorhanden.
Digitalisierung manifestiert sich nicht nur über eine steigende Zahl eingesetzter Softwarelösungen und zunehmenden Digital-Anteilen.
Und sie sind meist nicht das einzige Hemmnis: Wenn elektronische Informationsverarbeitungen und digitale Prozesse in Kanzleien Einzug halten sollen, muss auch die interne Zusammenarbeit neu gedacht werden. Gleichzeitig sorgt die Digitalisierung für einen tiefgreifenden Wandel der Mandantenbeziehungen: Die Mandanten-Erreichbarkeit, Mandanten-Kommunikation und die zugehörigen Arbeitsweisen ändern sich. Damit wird deutlich, dass Digitalisierung sich nicht nur über eine steigende Zahl eingesetzter Softwarelösungen und zunehmenden Digital-Anteilen manifestiert: Digitalisierung muss intern gelebt werden und sollte mindestens fünf große Bereiche einbeziehen:
1. Digitales Kanzleimanagement
Das Kanzleimanagement hat bekanntermaßen das Ziel, die wichtigsten Abläufe in einer Kanzlei effizient zu organisieren. Automatisierung und Digitalisierung helfen, bei diesem Vorhaben Zeit und Kosten einzusparen. Die Digitalisierung der Steuerberatung startet daher oft in der Kanzlei selbst. Eine Kanzlei-Management-Software hilft beispielsweise bei der Rechnungsstellung und Mandantenverwaltung. Auch Lohn und Gehalt, die Abrechnung von Reisekosten oder Fehlzeiten können mit solchen Lösungen elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Die Vorteile sind schlanke und schnelle Prozesse. Ein digital unterstütztes Kanzleimanagement gilt als das Herzstück einer Digitalisierung.
2. Digitale Zusammenarbeit der Mitarbeiter
Zur effizienten Kanzleiorganisation gehört es auch, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander digital zu optimieren. Egal ob über Funktionen einer Kanzlei-Management-Software, Collaboration-Tools oder gezielten Einzellösungen wie gemeinsamen Notizbücher oder Kalender in der Cloud: Es gibt viele Möglichkeiten, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter effizienter zu gestalten. Ein zentrales Dokumenten-Management-System ist oft der erste Schritt in diese Richtung. Egal ob Verträge, Briefe, Faxe oder Präsentationen: Unterschiedlichste Inhalte können zentral abgelegt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Die Suche nach bestimmten Informationen wird drastisch verkürzt. Auch lassen sich die Bearbeitungsschritte von Dokumenten transparent nachvollziehen. Herrschaftswissen wird abgeschafft, Auskünfte können schneller erteilt werden.
3. Digitale Mandanten-Kommunikation
Der dritte Baustein auf dem Weg zur digitalen Zukunftskanzlei ist die Digitalisierung der Mandanten-Kommunikation. So gehört die eigene Homepage für Steuerberater heutzutage ebenso zum guten Ton wie E-Mail und Newsletter. Keine Kanzlei, die ohne auskommt. Doch wer die Digitalisierung der Mandanten-Kommunikation ernst meint, hört hier nicht auf. Insbesondere soziale Medien wie Facebook, Instagram und Youtube bieten neue Möglichkeiten der Ansprache: Zum Beispiel lässt sich auf Instagram die Kanzlei mit hochwertigen Bildern präsentieren, die auch einen Blick hinter die Kulissen erlauben. YouTube wird gern genutzt, um authentische Einblicke in den Job eines Steuerberaters zu geben oder Fragen der Nutzer zu beantworten.
Die Studie „#Zukunftskanzlei 2025“ hat die virtuelle Mandantenbetreuung als eine der wesentlichen Aufgaben der Steuerkanzlei der Zukunft identifiziert.
Schnellere Interaktionen versprechen Cloud-Portale und Mobile Applikationen, in denen sich Informationen mit Nutzern bequem online austauschen lassen. Mit neuen Kommunikationstechniken wie der Online-Video-Telefonie können Steuerkanzleien unter anderem ihr Beratungsangebot weiter ausbauen, Vertrauen schaffen und überregionale Mandanten besser betreuen. Die Studie „#Zukunftskanzlei 2025“ hat die virtuelle Mandantenbetreuung als eine der wesentlichen Aufgaben der Steuerkanzlei der Zukunft identifiziert. Die Beratung löst sich von Ort und Zeit und kann effektiver gestaltet werden. Mandanten können sich persönlich und ortsunabhängig beraten lassen. Das steigert die Attraktivität und die Wettbewerbsfähigkeit einer Kanzlei. So können durch eine virtuelle Beratung auch neue Kundensegmente entstehen.
4. Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten
Erst die Digitalisierung macht eine echte Hand-in-Hand-Zusammenarbeit mit den Mandanten möglich, die in der Regel mit einer cloudbasierten Buchhaltung beginnt. Auf die Cloud-Lösung kann der Steuerberater Zugriffsrechte erhalten, um sich in das Tool seines Mandanten einzuloggen, seine Eingaben einzusehen und gegebenenfalls zu korrigieren. Ein großer Vorteil solcher Lösungen ist die Belegerfassung per Smartphone: Mandanten können ihre Belege sofort vor Ort fotografieren und in der Buchhaltungslösung hinterlegen. Über Schnittstellen können Buchungsdaten und Belege an den Steuerberater übertragen werden. Eigens programmierte Apps für die Mandanten-Kommunikation erlauben es Steuerberatern und Mandanten, in einer sicheren Umgebung Informationen und Dokumente austauschen.
5. Digitale Geschäftsmodelle
Die resultierenden positiven Effekte der Digitalisierung können und sollten genutzt werden, um sich von Wettbewerbern zu differenzieren. So sparen automatisierte Prozesse viel Zeit, die nun zusätzlich für Beratung eingesetzt werden kann. Gleichzeitig ergeben sich durch die Digitalisierung einer Steuerkanzlei neue Geschäftsmodelle: Da Steuerberater durch die digitale Anbindung die relevanten Daten der Mandanten stets aktuell im Blick haben, können sie schon frühzeitig beratend eingreifen und die Mandantenzufriedenheit steigern.
Ebenso ergeben sich durch den Know-how-Gewinn neue Beratungsfelder: Wer die Digitalisierung nach innen vorlebt, kann sie auch nach außen tragen und im besten Fall Mandanten von digitalen Prozessen begeistern, auf eigene Erfahrungen verweisen und die Mandanten bei ihren digitalen Herausforderungen beraten und unterstützen. Diese Hilfestellung kann soweit gehen, dass Steuerberater Mandanten aktiv bei der Einführung digitaler Workflows unterstützen. Steuerberater können Unternehmen somit steuerlich, betriebswirtschaftlich und organisatorisch durch den digitalen Wandel begleiten. Auch für die Mandantenakquise sind digitale Prozesse hilfreich, weil sie neue Mandanten anziehen, die ebenfalls digital arbeiten oder auf digitale Prozesse umstellen.
Damit eine Kanzlei „digital“ wird, reicht es also nicht aus, lediglich Software einzusetzen. Digitalisierung ist ein ganzheitliche Aufgabe, die sich am Mandanten und seinen Bedürfnissen ausrichten sollte.