Übernahme neuer Gemeinschaft / 1.2 Wichtige Verwaltungsunterlagen?

Der übernehmende Verwalter sollte im Rahmen der Übergabe darauf achten, dass ihm insbesondere die folgenden Unterlagen seitens des ausscheidenden Verwalters übergeben werden (keine abschließende Aufzählung!):

• Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung
• Vollständige Auflistung aller Eigentümer mit Namen und ggf. Anschriften
• Vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
• Aufstellung über Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer
• Sämtliche Buchführungsunterlagen insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten (sowohl alte wie auch das laufende Wirtschaftsjahr betreffend)
• Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen (Kontounterlagen hat der frühere Verwalter auch dann herauszugeben, wenn das Konto auf seinen Namen geführt wurde)
• Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen sowie alte Wirtschaftspläne und denjenigen für das laufende Jahr
• Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen (insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung)
• Verwaltervollmacht des bisherigen Verwalters, um missbräuchliches Verhalten zu vermeiden
• Originalversammlungsprotokolle mit Anwesenheitslisten und ggf. Vollmachten
• Beschluss-Sammlungen bzw. Beschlussverzeichnisse oder -bücher
• Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern und Dritten (insbesondere Warenlieferanten und Dienstleistern)
• Bauunterlagen, Bauverträge, Grundrisspläne, Statikpläne, ggf. Baumängellisten und Unterlagen im Zusammenhang mit der Mängelgewährleistung^[1]
• Verträge hinsichtlich der Wartung gemeinschaftlicher Anlagen und Einrichtungen
• Betriebs- und Bedienungsanleitungen
• Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan
• Lohnsteuerkarte(n), Sozialversicherungsunterlagen etwa des Hausmeisters und/oder der Reinigungskräfte bzw. son...