Kassenführung: Besonderheiten bei Spielhallenbetreibern ... / 10.2 Warenautomaten

Als Warenautomaten werden Geräte bezeichnet, mit denen (Heiß- und Kalt-) Getränke, Süßigkeiten, Snacks und sonstige Lebensmittel verkauft werden. Der Kunde bezahlt mit Bargeld oder je nach Gerät mit einer Bankkarte.

In Deutschland werden über 600.000 Warenautomaten betrieben, mit denen ein Umsatz von über 3,3 Mrd. EUR erzielt wird. Moderne Automaten verfügen über eine elektronische Steuerungseinheit, die mit einem Zahlungssystem verbunden ist. Sie zeichnen mindestens die Anzahl der verkauften Artikel und den Wert aller verkauften Waren auf und besitzen einen softwaregesteuerten Geldspeicher, der die Funktion einer Registrierkasse erfüllt. Der Geldspeicher gehört zum Bargeldbestand des Aufstellers. Im Grunde ist ein Warenautomat nichts anderes als eine Art "Selbstbedienungsregistrierkasse".

Die Auslesung der buchführungsrelevanten Daten erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Nach den Vorschriften der AO^[1] und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)^[2] reicht die ausschließliche Vorhaltung der elektronischen Daten im hauseigenen Format nicht aus. Die steuerlich relevanten Daten müssen wie bei allen Registrierkassen und kassenähnlichen Systemen in einem maschinell auswertbaren Datenformat aufbewahrt und bei Außenprüfungen vorgelegt werden.

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist nach den gleichen Kriterien zu beurteilen wie sie auch für elektronische Registrierkassensysteme gelten. Die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (progressiv wie retrograd) sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechten Verbuchung, Unveränderbarkeit und die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind demnach auf Warena...