Invoice-to-Pay-Prozess (I2P): Kennzahlbasierte Steuerung ... / 2 Soll-Konzeption und Digitalisierung des Invoice-to-Pay-Prozesses als Grundpfeiler

Nachdem mittels Zielbilderstellung und Entwicklung der Finance Roadmap grundlegende Annahmen getroffen und relevante Voraussetzungen definiert wurden, konnte in die Soll-Konzeption und Digitalisierung des Invoice-to-Pay-Prozesses operativ gestartet werden. Konkret stellte dabei ein Prozess-Design den ersten Schritt dar, auf dessen Basis weitere prozessuale, organisatorische und system-basierte Anforderungen abgeleitet werden konnten.

1. Prozess-Design

   Den Ausgangspunkt des Prozess-Designs stellte eine "Greenfield"-basierte Konzeption des zukünftigen Soll-Invoice-to-Pay-Prozesses entlang der drei Subprozesse Rechnungserfassung, Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe dar (siehe Abbildung 2). Bei dieser Prozesskonzeption waren wesentliche Merkmale des Soll-Prozesses zu beachten. Zum einen sind das Empfangen und initiale Erfassen von Eingangsrechnungen an einem zentralen Standort (zentraler Rechnungseingang) relevant, um eine hohe Prozessdisziplin etablieren zu können. Zum anderen sollte das Handling von Rechnungen mit Bestellbezug durch definierte Rechnungsgruppen im Einkauf, welche anhand Einkäufergruppen strukturiert sind, berücksichtigt werden. Um eine reibungslose Implementierung sowie die Verankerung des Soll-Prozesses in den laufenden Betrieb sicherstellen zu können, wurde die konzeptionelle Prozessqualität mittels organisatorischer Sonderfälle anschließend erprobt und angepasst.

   Abb. 2: Prozess mit den drei wesentlichen Sub-Prozessen Rechnungserfassung, -prüfung und -freigabe

2. Organisatorisches Rahmenwerk

   Nachdem das Prozess-Design abgeschlossen wurde, rückte das organisatorische Rahmenwerk in den Fokus. Denn nur wenn dieses Rahmenwerk mitkonzipiert und betrachtet wird, kann ein Soll-Prozess-Design im Kontext einer integrierten Unternehmenssteuerung den gewünschten Reifegrad...