Buchführung / 3 Welche Grundsätze für die ordnungsmäßige Buchführung wichtig sind

3.1 HGB und aktuelle Auffassung der Finanzverwaltung

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet die sachliche Richtigkeit der Buchungen:^[1]

• Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.^[2]
• Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.^[3]
• Der Kaufmann muss eine lebende Sprache verwenden und muss die Bedeutung von etwaigen Abkürzungen erklären.^[4]
• Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.^[5]
• Eine Eintragung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen solche Veränderungen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.^[6]

• Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.^[7]

  Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, werden Informationen zur Datent...