Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.2 Aufbewahrungspflichtige Personen

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Aufbewahrungspflichtig nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann. Handelsrechtlich fallen unter den Begriff des Kaufmanns zunächst die Istkaufleute. Dies sind alle Gewerbetreibenden, deren Unternehmen einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.^[1] Auch Kannkaufleute, also Gewerbetreibende, deren Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, deren Firma aber trotzdem im Handelsregister eingetragen ist,^[2] fallen darunter. Land- und forstwirtschaftliche Betriebe zählen unabhängig von Art und Umfang ihres Unternehmens nicht als Istkaufmann. Sie können jedoch durch freiwillige Eintragung ins Handelsregister (konstitutiv) zum Kaufmann werden, wenn das Unternehmen einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.^[3] Personenhandelsgesellschaften sowie eingetragene Kaufleute gelten bei Vorliegen der o. g. Voraussetzungen ebenfalls als Ist- bzw. Kannkaufleute.^[4] Kapitalgesellschaften sind bereits aufgrund ihrer Rechtsform Kaufleute (sog. Formkaufleute). Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der OHG jeder Teilhaber, bei der KG die persönlich haftenden Gesellschafter und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter, bei der AG der Vorstand, bei der GmbH jeder (einzelne) Geschäftsführer und bei der atypischen stillen Gesellschaft allein der Inhaber des Handelsgeschäfts.^[5]