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Weitere Releases

Mai 2024 Release

April 2024 Release

Neue DocGen-Vorlagen für den Öffentlichen Dienst

März 2024 Release

Februar 2024 Release

Update der DocGen-Vorlagen: Mutterschutz

Januar 2024 Release

Dezember 2023 Release

7.5.2024

Release

Mai 2024 Release

Haufe Support

Customer-Support für Haufe People Operations

Inhalt

(Derzeitiger Stand. Die Daten können sich noch ändern, bitte wenden Sie sich für aktuelle Informationen an den Kundendienst. Zeitspannen sind ungefähr und in mitteleuropäischer Zeit angegeben).

	EU und US Plattform
	Staging	Production
Dokumenten Manager	14. Mai	16. Mai
People Assist	14. Mai	16. Mai

DSGVO-Updates für eSignatures*

*Dieses Update wurde mit dem April 24.04 Release veröffentlicht

Löschung von Unterschriften

Mit dem 2024.R1.4 Release können Unterschriften nicht mehr nur in den Status Entwurf, Abgelaufen, Abgelehnt und Storniert gelöscht werden, sondern auch in den Status Archiviert und Gesendet - gemäß der DSGVO. Außerdem wurde die eSign APIv2 geupdatet, um die Löschung in diesen Status zuzulassen. Die eSign APIv1 wurde entsprechend synchronisiert, um Konsistenz mit der APIv2 zu bewahren.
Wie im folgenden Bild sichtbar ist, wird eine gelöschte Signatur permanent entfernt und die Löschung ist im Audit Trail notiert.

Außerdem: wenn ein Mitarbeiterdokument die festgelegte Aufbewahrungsfrist überläuft, wird es auch permanent gelöscht und die Löschung wird im Audit Trail vermerkt.
Wenn ein Mitarbeiterdokument, wie im folgenden Bild sichtbar, über das User Interface gelöscht wird, initiert das System gemäß der Bestimmungen der DSGVO nun einen automatischen Prozess um auch die damit vernundenen Signaturprozesse zu löschen, womit die Datenkohärenz und -vollständigkeit bewahrt wird. Auch dies wird im Audit Trail notiert.

Die automatische Löschung des Unterschriftenprozesses findet auch statt, wenn der API Endpunkt DELETE /employee_documents/{id} für die Löschung eines Mitarbeiterdokuments benutzt wird. Auch diese Löschung wird im Audit Trail notiert. Das folgende Bild zeigt, wie dies im Audit Trail ersichtlich ist.

Wenn eine Löschanfrage für einen Mitarbeiter initiiert wurde und die damit verbundenen Unterschriftenprozesse mehrere Unterzeichner beinhalten, führt das System nun die Löschung sowohl des Dokuments als auch der damit verbundenen Daten durch; nach Löschung der Unterschrift wird auch hierfür ein Log-Eintrag erzeugt.

Wenn hingegen der Administrator die Fähigkeit zum Löschen von Dokumenten beim Löschen eines Mitarbeiterprofils deaktiviert hat, wird der Unterschriftenprozess stattdessen nicht gelöscht, sondern anonymisiert.

Diese Updates zur DSGVO-Compliance beziehen sich auf alle Löschprozesse.

Bugfixes

Dokumenten Manager - Schließfach	hCaptcha - Global Rollout für alle Kunden	hCaptcha wurde global für alle Schließfach-Kunden ausgerollt
Dokumenten Manager - Addons	Falsche DocGen Vorlagenversion wird über API genutzt	Das Problem wurde behoben und es wird nun die aktive Vorlagenversion genutzt, wenn ein Dokument per API generiert wird.
Produktübergreifend	Postversand erstellt im Rootverzeichnis große temporäre Dateien und überfüllt den verfügbaren Speicher	In manchen Fällen wurde das Archiv einer Papierkampagne nicht im korrekten Verzeichnis erstellt und die entsprechende Zip-Datei wurde nicht erstellt.
Dokumenten Manager - Addons	Bestehende Felder werden beim updaten einer DocGen Vorlage entfernt	Das Updaten einer DocGen Vorlage hat die bestehenden Feldwerte entfernt. Ein Fix wurde im April Release erstellt, dass DocGen die aktive Version der Vorlage verwenden wird und nicht die bestehenden Feldwerte einer älteren Version entfernen wird.
Dokumenten Manager - Schließfach	Knopf "Mehr zeigen" funktioniert nicht in geteilten Ordnern	Wenn mehr als 20 geteilte Ordner vorhanden sind, wird der "Mehr zeigen" Knopf nun wie erwartet weitere Ordner anzeigen
People Assist - Formulare	Falsches Feld wird im Formulareditor ausgewählt, wenn eine Dropdown-Liste bearbeitet wird	Wenn ein Admin einen Dropdownwert im Formulareditor entfernt, bewegt sich der Cursor zum letzten Feld.
People Assist - Prozessautomatisierung	Task kann nicht gelöscht werden	Wenn ein User eine Task aus einem laufenden Prozess löschen wollte, wurde nur das Subtask-Objekt gelöscht, nicht die Task selber. Wenn die Task aufgerufen wurde, erzeugte dies einen 500 Error.
People Assist - Prozessautomatisierung	Darstellungsprobleme in der Mailvorlage, wenn eine geplante Benachrichtigung an einen deutschsprachigen User gesendet wird	Es gab ein Problem im Prozess Manager, wenn eine Benachrichtigung zum Fälligkeitsdatum auf Deutsch versand wurde.
Produktübergreifend	Duplizierte Objekte in Benutzerdefinierten Feldern des Typs Liste	Fehlerbehebung für Kunden, die eine Dublette eines Benutzerdefinierten Feldes haben, das nicht geupdatet werden konnte
People Assist - Prozessautomatisierung	Performanceprobleme - Manager/Prozesse/Tasks Time-Out wenn ein user zu viele zugewiesen Aufgaben hat	Manche User erhielten einen Time-Out, wenn sie "Meine Aufgaben" geladen haben, wodurch dieses Feature nicht genutzt werden konnte
People Assist - Anfragen Manager	Time-Out beim Laden von Makros	HR Admin Benutzer erhielten Time-Outs beim Aufrufen der Makro-Einstellungsseite. Dadurch konnten Makros nicht effizient verwaltet werden. Jetzt können Admins große Mengen an Makros ohne Time-Outs verwalten.
People Assist - Anfragen Manager	Duplizierte PeopleAskGroup für eine Rolle	Unser System erlaubt aktuell die Erstellung einer duplizierten PeopleAskGroup, die mit derselben Rolle verknüpft ist, was zu Fehlern in mehreren Aktionen und eine Profildesynchronisierung führt. Mit der Fehlerbehebung können nahtlose User-Updates und Berechtigungsanzeigen sichergestellt werden, was die Systekmstabilität und Usererfahrung verbessert.

7.5.2024

Release

Mai 2024 Release

Haufe Support

Customer-Support für Haufe People Operations

(As of article publish date. Dates are subject to change, please contact your CSM for the most up-to-date information. Ranges are approximate and in the Paris time zone).

	EU and US platform
	Staging	Production
Document Manager	14 May	16 May
People Assist	14 May	16 May

HRSD eSignature GDPR Compliance Updates*

*This update has been deployed with the 24.04 release

Deletion of Signatures

With the 2024.R1.4 release, in compliance with GDPR, HRSD now allows the deletion of signatures not just in DRAFT, EXPIRED, REJECTED and CANCELLED statuses but also for ARCHIVED and SENT statuses. Additionally, eSign APIv2 has been updated to permit the deletion of these statuses, while eSign APIv1 has been synchronized to maintain consistent status deletion capabilities with APIv2.
As illustrated in the image below, once a signature is selected for deletion, it is permanently removed and the deletion is recorded in the audit trail

Also, when an employee document exceeds the established retention policy timeframe, it is permanently removed also the deletion is logged in the audit trail.
In compliance with GDPR regulations, when an employee document is removed via the user interface (UI) as shown below, the system now initiates an automatic process to also delete the associated signature process, thereby maintaining data coherence and completeness also the deletion is logged in the audit trail.

The automatic removal of the signature process also takes place when utilizing the API endpoint DELETE /employee_documents/{id} to delete an employee document. Also deletion made via the endpoint is logged using the audit trail. Here is an image displaying an instance of logging on audit trail.

When an Amnesia request is initiated to delete an employee and the corresponding signature process includes multiple signers, the system now executes the deletion of both the document and its associated data; subsequently, a log entry is generated to record the deletion after the signature has been successfully eliminated via the amnesia request.

However, If the administrator has disabled the ability to delete documents upon employee removal, we choose to anonymize the signature process instead of deleting it.

These updates to ensure GDPR compliance are not only for Amnesia but also for all deletion processes within the DMC code.

Bugfixes

Document Manager - Evault	hCaptcha - Global Rollout for all customers	hCaptcha has been rolled out globally for eVault customers
Document Manager - Document Manager Addons	Wrong Docgen template version used to generate documents via API	Wrong template version was used by API's to generate documents - Docgen has fixed this issue and we now use the active template version to generate documents via API.
HRSD Core - Cross Capabilities	Delivery uses root partition to create large temporary files and runs out of disk space	In some cases the archive of a paper campaign was not created in the correct location and the corresponding zip file was not created.
Document Manager - Document Manager Addons	Existing fields are removed when updating a DocGen template	Updating the docgen template was removing the existing field values, a fix has been made and shipped in the April release where docgen will use the active version of the template and not remove the existing field values set by the older version.
Document Manager - Evault	Shared folders the button "Show more" doesn't work	Show more button on shared folder - If there are more than 20 shared folders, the "Show more" button works as expected
HRSD Core - Forms	Form Builder field focus problem when deleting a value in a drop-down list	When an Admin user deletes a dropdown value in the Form Builder, the cursor focus moves to the last field.
People Assist - Process Automation	Impossible to delete task	When a user tried to delete a task from a running process, deleting the task only deleted the subtask object, not the task itself. When accessing the task, a 500 error was generated.
People Assist - Process Automation	Display problem on the mail template when sending a scheduled notification to a user set to German	There was an issue in the Process Manager when you sent a notification in German that was scheduled based on the due date of a task.
HRSD Core - Cross Capabilities	Legacy duplicate items in custom field of type list	Unlock clients where some custom fields have a duplicate that could not be updated
People Assist - Process Automation	Performance issue: Manager/Processes/Tasks timed out when user has many assigned tasks	Some users receive a timeout error when loading the My Tasks tab, preventing them from accessing this feature
People Assist - Request Manager	TimeOut When loading Macros	HR Admin users are experiencing timeouts when trying to access the macro configuration page. This issue prevents macros from being managed effectively. Now admins can push large volumes of macros without timeouts.
People Assist - Request Manager	Duplicate PeopleAskGroup for one role	Our current system allows for the creation of duplicate PeopleAskGroups associated with the same role, resulting in failure of various actions and profile desynchronisation. Fixing this will ensure seamless user updates and permissions displays, improving overall system stability and user experience.

7.5.2024

Release

Mai 2024 Release

Haufe Support

Customer-Support für Haufe People Operations

	EU und US Plattform
	Staging	Production
Dokumenten Manager	14. Mai	16. Mai
People Assist	14. Mai	16. Mai

DSGVO-Updates für eSignatures*

*Dieses Update wurde mit dem April 24.04 Release veröffentlicht

Löschung von Unterschriften

Mit dem 2024.R1.4 Release können Unterschriften nicht mehr nur in den Status Entwurf, Abgelaufen, Abgelehnt und Storniert gelöscht werden, sondern auch in den Status Archiviert und Gesendet - gemäß der DSGVO. Außerdem wurde die eSign APIv2 geupdatet, um die Löschung in diesen Status zuzulassen. Die eSign APIv1 wurde entsprechend synchronisiert, um Konsistenz mit der APIv2 zu bewahren.
Wie im folgenden Bild sichtbar ist, wird eine gelöschte Signatur permanent entfernt und die Löschung ist im Audit Trail notiert.

Außerdem: wenn ein Mitarbeiterdokument die festgelegte Aufbewahrungsfrist überläuft, wird es auch permanent gelöscht und die Löschung wird im Audit Trail vermerkt.
Wenn ein Mitarbeiterdokument, wie im folgenden Bild sichtbar, über das User Interface gelöscht wird, initiert das System gemäß der Bestimmungen der DSGVO nun einen automatischen Prozess um auch die damit vernundenen Signaturprozesse zu löschen, womit die Datenkohärenz und -vollständigkeit bewahrt wird. Auch dies wird im Audit Trail notiert.

Die automatische Löschung des Unterschriftenprozesses findet auch statt, wenn der API Endpunkt DELETE /employee_documents/{id} für die Löschung eines Mitarbeiterdokuments benutzt wird. Auch diese Löschung wird im Audit Trail notiert. Das folgende Bild zeigt, wie dies im Audit Trail ersichtlich ist.

Wenn eine Löschanfrage für einen Mitarbeiter initiiert wurde und die damit verbundenen Unterschriftenprozesse mehrere Unterzeichner beinhalten, führt das System nun die Löschung sowohl des Dokuments als auch der damit verbundenen Daten durch; nach Löschung der Unterschrift wird auch hierfür ein Log-Eintrag erzeugt.

Wenn hingegen der Administrator die Fähigkeit zum Löschen von Dokumenten beim Löschen eines Mitarbeiterprofils deaktiviert hat, wird der Unterschriftenprozess stattdessen nicht gelöscht, sondern anonymisiert.

Diese Updates zur DSGVO-Compliance beziehen sich auf alle Löschprozesse.

Bugfixes

Dokumenten Manager - Schließfach	hCaptcha - Global Rollout für alle Kunden	hCaptcha wurde global für alle Schließfach-Kunden ausgerollt
Dokumenten Manager - Addons	Falsche DocGen Vorlagenversion wird über API genutzt	Das Problem wurde behoben und es wird nun die aktive Vorlagenversion genutzt, wenn ein Dokument per API generiert wird.
Produktübergreifend	Postversand erstellt im Rootverzeichnis große temporäre Dateien und überfüllt den verfügbaren Speicher	In manchen Fällen wurde das Archiv einer Papierkampagne nicht im korrekten Verzeichnis erstellt und die entsprechende Zip-Datei wurde nicht erstellt.
Dokumenten Manager - Addons	Bestehende Felder werden beim updaten einer DocGen Vorlage entfernt	Das Updaten einer DocGen Vorlage hat die bestehenden Feldwerte entfernt. Ein Fix wurde im April Release erstellt, dass DocGen die aktive Version der Vorlage verwenden wird und nicht die bestehenden Feldwerte einer älteren Version entfernen wird.
Dokumenten Manager - Schließfach	Knopf "Mehr zeigen" funktioniert nicht in geteilten Ordnern	Wenn mehr als 20 geteilte Ordner vorhanden sind, wird der "Mehr zeigen" Knopf nun wie erwartet weitere Ordner anzeigen
People Assist - Formulare	Falsches Feld wird im Formulareditor ausgewählt, wenn eine Dropdown-Liste bearbeitet wird	Wenn ein Admin einen Dropdownwert im Formulareditor entfernt, bewegt sich der Cursor zum letzten Feld.
People Assist - Prozessautomatisierung	Task kann nicht gelöscht werden	Wenn ein User eine Task aus einem laufenden Prozess löschen wollte, wurde nur das Subtask-Objekt gelöscht, nicht die Task selber. Wenn die Task aufgerufen wurde, erzeugte dies einen 500 Error.
People Assist - Prozessautomatisierung	Darstellungsprobleme in der Mailvorlage, wenn eine geplante Benachrichtigung an einen deutschsprachigen User gesendet wird	Es gab ein Problem im Prozess Manager, wenn eine Benachrichtigung zum Fälligkeitsdatum auf Deutsch versand wurde.
Produktübergreifend	Duplizierte Objekte in Benutzerdefinierten Feldern des Typs Liste	Fehlerbehebung für Kunden, die eine Dublette eines Benutzerdefinierten Feldes haben, das nicht geupdatet werden konnte
People Assist - Prozessautomatisierung	Performanceprobleme - Manager/Prozesse/Tasks Time-Out wenn ein user zu viele zugewiesen Aufgaben hat	Manche User erhielten einen Time-Out, wenn sie "Meine Aufgaben" geladen haben, wodurch dieses Feature nicht genutzt werden konnte
People Assist - Anfragen Manager	Time-Out beim Laden von Makros	HR Admin Benutzer erhielten Time-Outs beim Aufrufen der Makro-Einstellungsseite. Dadurch konnten Makros nicht effizient verwaltet werden. Jetzt können Admins große Mengen an Makros ohne Time-Outs verwalten.
People Assist - Anfragen Manager	Duplizierte PeopleAskGroup für eine Rolle	Unser System erlaubt aktuell die Erstellung einer duplizierten PeopleAskGroup, die mit derselben Rolle verknüpft ist, was zu Fehlern in mehreren Aktionen und eine Profildesynchronisierung führt. Mit der Fehlerbehebung können nahtlose User-Updates und Berechtigungsanzeigen sichergestellt werden, was die Systekmstabilität und Usererfahrung verbessert.