Mitlaufende Kalkulation

Zusammenfassung

Begriff

Die mitlaufende Kalkulation, auch projektbegleitende, Synchron- oder Zwischenkalkulation, wird vor allen Dingen bei größeren Projekten oder länger laufenden Aufträgen angewendet. Sie hat u. a. die Aufgabe, parallel zur Realisierung des Auftrages die Einhaltung der in der Angebotskalkulation getätigten Annahmen zu Preisen, Kosten, Arbeitspaketen und Terminen zu überprüfen, Abweichungen transparent zu machen, Möglichkeiten zur Steuerung zu identifizieren und die Planungsgrundlagen für künftige Projekte zu verbessern.

Grundsätzlich unterscheidet sich die mitlaufende Kalkulation nicht von anderen Formen der Kalkulation, etwa der Angebots- oder klassischen Nachkalkulation. Ausgangsbasis für die mitlaufende Kalkulation ist in der Regel die zuvor erstellte Angebotskalkulation.

1 Welche Ziele, Aufgaben und Einsatzfelder verfolgt die mitlaufende Kalkulation?

Die Kalkulation als solche hat mehrere Aufgaben: Im Rahmen der Angebots- oder Vorkalkulation dient sie zunächst allgemein der Ermittlung von Angebotspreisen. Bei gegebenen Marktpreisen kann mit Hilfe der Kalkulation festgestellt werden, ob sich die Annahme eines Auftrags lohnt. Entscheidungskriterium sind die variablen Kosten, die in keinem Fall unterschritten werden dürfen (Preisuntergrenze).

Nach Abwicklung eines Auftrags kann im Rahmen einer Nachkalkulation festgestellt werden, ob die Angebotskalkulation bzw. die Preisberechnungen richtig gewesen sind. Bei kleinen Aufträgen oder bei der Preisfindung von Standard- bzw. Massenwaren ist dieses Verfahren fast immer ausreichend.

Bei länger laufenden Projekten, Großaufträgen, Entwicklungsprojekten oder bei neuartigen Vorhaben, mit denen noch keine Erfahrungen vorliegen, genügt eine Nachkalkulation erst nach erfolgter Abwicklung nicht. Denn während der Realisierung entstehen fast immer Abweichungen, auf die von Seiten der Projektleitung oder anderer Entscheidungsträger unverzüglich, und nicht erst nach dem Projektende reagiert werden muss. Es können z. B. ungeplante Kostensteigerungen beim Material auftreten oder es ist erforderlich, mehr Personal einzusetzen als vorgesehen. Die Abweichungen haben möglicherweise erhebliche Auswirkungen auf das geplante Ergebnis.

Würde die Ermittlung der Abweichungen erst im Rahmen der klassischen Nachkalkulation erfolgen, können keine Maßnahmen mehr umgesetzt werden. Deshalb sollte bei großen Vorhaben parallel immer die mitlaufende Kalkulation eingesetzt werden. In regelmäßigen Abständen, etwa einmal pro Monat oder nach Erreichen eines Meilensteins, werden hier Plandaten und Annahmen mit den tatsächlich erreichten Werten verglichen. Mögliche Abweichungen lassen sich so bereits während der Laufzeit feststellen und die Verantwortlichen können rechtzeitig reagieren und Steuerungsmaßnahmen einleiten. Gleichzeitig können Informationen zur Verbesserung der Planung und der Risikovorsorge gewonnen werden.

Nicht zuletzt dient die mitlaufende Kalkulation auch dazu, Teilleistungen zu bilanzieren, wenn sich die Umsetzung eines Projekts über mehrere Geschäftsjahre erstreckt.

Praxis-Tipp

Abrechnungsintervall individuell festlegen

Bei besonders komplexen und aufwändigen Projekten sollten Sie überlegen, ob Sie im Einzelfall nicht deutlich kürzere Abrechnungsintervalle als einen Monat wählen. Grundsätzlich bietet sich an, unmittelbar nach jedem erledigten Arbeitsgang eine neue Version der Kalkulation zu erstellen. So behalten Sie jederzeit den Überblick und sind in der Lage, auch sehr kurzfristig einzugreifen. Voraussetzung ist aber, dass Sie die Möglichkeit haben, alle notwendigen Daten weitgehend automatisch über die Datenverarbeitung bzw. ein automatisches Betriebsdatenerfassungssystem zu erhalten. Falls in größerem Umfang manuell Daten eingegeben werden müssen, rechnet sich eine kurzfristige Erstellung meist nicht.

2 Welche Vor- und Nachteile hat die mitlaufende Kalkulation?

Für den Einsatz der mitlaufenden Kalkulation sprechen vor allem:

• Verbesserte Transparenz
• Frühere Information über bessere oder schlechtere Entwicklungen
• Möglichkeit des Eingreifens und der Steuerung noch während der Projektrealisierung
• Berechnung mehrerer Varianten (Was-wäre-wenn-Rechnung)
• Bewertung von Teilleistungen möglich
• Verbesserung von Planung und Risikomanagement
• Dokumentationen ermöglichen Lernen für künftige Projekte
• Für alle Kalkulationsverfahren sowohl für Voll- und Teilkostenrechnung anwendbar
• Aufdeckung von Sparpotenzialen

Argumente gegen den Einsatz der mitlaufenden Kalkulation können sein:

• Zusatzaufwand
• (Zu) viele Varianten erzeugen ggf. Irritationen
• Verzögerter Eingang von Rechnungen oder anderen bewertungsrelevanten Unterlagen führt u. U. zu größeren temporären Ungenauigkeiten

Für kleine Aufträge, bei der Herstellung von Massenware, für Serienfertigung oder für kurz laufende Aufträge lohnt sich der Einsatz der mitlaufenden Kalkulation in aller Regel nicht. Hier ist es sinnvoller, auf die klassische Nachkalkulation zurückzugreifen, die aber möglichst unmittelbar nach Abschluss einer Arbeit oder zu festen Terminen, z. B. einmal je Quartal, erfolgen sollte.

3 Wie geht man bei der mitlaufenden Kalkulation vor?

Die Vorgehensweise bei der Umsetzung der mitlaufenden Kalkulation ist relativ einfach (vgl. auc...