Zur Vorbereitung der Inventur gehört auch die Erstellung von Aufnahmelisten, auf denen bereits die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und die artübliche Dimension (Stück, Kilogramm, Meter usw.) vorgedruckt sind. Sie sollen darüber hinaus Felder enthalten, in denen das Datum und Zeitraum der Aufnahme, der Aufnahmebereich und Angaben über Beschaffenheit, Fremdeigentum u. ä. festgehalten werden können. Wenn Ihre EDV diese Aufnahmelisten nicht erstellt, müssen Formular-Aufnahmebelege verwendet werden, in denen obige Angaben handschriftlich festgehalten werden.
Die Mengenerfassung der Vorräte geschieht durch Einträge auf Aufnahmevordrucken oder zunächst mit Geräten der mobilen Datenerfassung. Die durch Tastatureingabe, Lichtstifte oder Scanner erfassten Daten sind als ausgedruckte Inventurlisten auszuwerten und von den Aufnehmenden abzuzeichnen. Handschriftliche Einträge müssen mit Kugelschreiber o. ä. auf nummerierten und von der Aufnahmeperson quittierten Aufnahmevordrucken gemacht werden. Unrichtige Einträge sind so zu streichen, dass sie noch lesbar bleiben. Vermerkt wird das Datum der Aufnahme, ggf. Ansager und Aufschreiber sowie der Prüfer. Große Mengen werden auf Zählzettel vorgeschrieben.
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