Elektronische Buchführung im Ausland: Risiko oder Kosten ... / 5 Verlagerung: Pro und Contra

Je nach Größe des Unternehmens kann eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland (und ggf. eine damit einhergehende Zentralisierung) sinnvoll sein. Allerdings sollten Unternehmen stets im Blick halten, dass die Originalbelege, die in Papierform vorliegen, weiterhin in Deutschland bleiben müssen. Hieran wird sich nach bisheriger Planung auch derzeit nichts ändern. Sollen diese Belege ebenfalls im Ausland kontiert werden, muss die Papierbuchhaltung in Deutschland eingescannt oder anderweitig digitalisiert werden.

Darüber hinaus steht gegen mögliche Kostenvorteile, dass die Mitarbeiter, die im Ausland mit der Buchführung betraut werden, im deutschen Bilanz- und Steuerrecht qualifiziert sein müssen. Auch Sprachbarrieren sollten beachtet werden. Neben dem umfangreichen Erstantrag ist also die laufende Kontrolle und Kooperation mit der Finanzverwaltung unabdingbar.

Letztlich stellt damit die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland für kleine und mittelgroße Unternehmen derzeit wohl immer noch keine wirkliche Alternative dar, da der Aufwand, der hierfür erforderlich ist, die Kosteneinsparungen nur in den seltensten Fällen aufwiegen dürfte. Bei der Verlagerung der Buchführung, auch von Teilen der Buchführung, darf zudem nicht außer Acht gelassen werden, dass weitere gesetzliche Regelungen von Bedeutung sein können. Dies gilt zumal für Fragen des Arbeitsrechts und des Datenschutzrechts, wenn etwa die Lohnbuchhaltung ins Ausland ausgelagert werden soll. Unternehmen, die sich mit dem Gedanken tragen, die Buchführung ganz oder in Teilen ins Ausland zu verlagern, sollten deshalb den Vorgang nicht allein unter Kostengesichtspunkten abwägen, sondern auch die verschiedenen rechtlichen Aspekte prüfen.

Praxis-Tipp

Kein Antrag erforderlich für Verlagerung in EU-Ausland

Bezüglich einer Verlagerung in das EU-Ausland gibt es seit 2021 eine Erleichterung dahingehend, dass es hierfür keines besonderen Antrags mehr bedarf. Der Datenzugriff muss aber weiterhin gegeben sein. Auch muss die Papierbuchführung weiterhin im Inland aufbewahrt werden. Ob dies mit EU-Recht vereinbar ist, erscheint fraglich.