Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 3 Digitale Kommunikation mit externen Partnern: Finanzamt, Banken, Steuerberater & Co

Ein großer Teil der Aufgaben in der Buchhaltung besteht in der Kommunikation mit externen Partnern. Diese erhalten Informationen aus der Buchhaltung, entweder, weil es dazu gesetzliche Regeln gibt (z. B. das Finanzamt), oder durch vertragliche Vereinbarungen bestimmt (z. B. Kreditgeber). Auch Steuerberater und Wirtschaftsprüfer verlangen Informationen auf digitalem Wege. Dabei spielen vor allem die individuellen Ansprüche der unterschiedlichsten Partner eine Rolle und erschweren es, digital und autonom arbeitende Systeme zu installieren.

Die zu kommunizierenden Daten werden aus den genutzten Buchhaltungssystemen über existierende Standardschnittstellen exportiert und mit flexiblen Hilfsprogrammen für den Empfänger individuell aufbereitet. Dazu wird ein Programm zur Tabellenkalkulation oder eine Präsentationssoftware genutzt. Das ist manuell sehr aufwändig und verbraucht Zeit. Für dauerhaft wiederkehrende Informationsanforderungen, z. B. für Kreditgeber, die regelmäßig über den Stand ihrer Sicherheiten zu informieren sind, können auch eigene Schnittstellen programmiert werden. Der flexible Umgang mit einer Tabellenkalkulation und anderen Hilfsmitteln wird sich jedoch nicht immer vermeiden lassen.

Eine besondere Aufgabe stellen die gesetzlich vorgegebenen Anforderungen der Kontakte zu den Behörden, insbesondere zum Finanzamt dar. Hier gibt es seit Jahren immer wieder verschärfte Anforderungen an die Digitalisierung. So sind Steuererklärungen grundsätzlich elektronisch einzureichen, die Bilanz wird in Form der E-Bilanz als digitale Datei verlangt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat der Prüfer ein Recht auf digitalen Zugriff auf die digitale Buchhaltung. Diese Forderungen sind gesetzlich vorgegeben, wobei Format und Inhalt der Daten klar definiert sind.

Da die Forderungen der...