Zusammenfassung

 
Überblick

Schnittstellen zwischen der Buchhaltung und der Materialwirtschaft, dem Vertrieb oder dem Personalwesen hat es schon immer gegeben. Diese analogen Schnittstellen werden in der Digitalisierung durch digitale Übergaben ersetzt. Um einen solchen Eingriff von außerhalb der kontrollierten Buchungsprogramme zu beherrschen, sind definierte Schnittstellen notwendig.

1 Anforderungen an eine IT-Schnittstelle

1.1 Vorteile digitaler Schnittstellen

Warum ist es für den Buchhalter so interessant, die für seine Arbeit notwendigen Daten digital aus den anderen Unternehmensbereichen zu erhalten? Digitale Daten können automatisch verarbeitet werden. Das erspart der Buchhaltung manuelle Erfassungsarbeit in wesentlichem Umfang. Gleichzeitig wird die Verbuchung so schnell erledigt, dass gegenüber der manuellen Verarbeitung erheblich Zeit eingespart wird. Die Diskussion über einen Fast Close auch für Buchhaltungen von kleinen und mittleren Unternehmen wäre ohne digitale Schnittstellen zur Buchhaltung überflüssig.

Die Vorteile für den Buchhalter müssen erkauft werden. Die Abhängigkeit der Buchhaltung von den digitalen Schnittstellen ist erheblich. Zunächst muss die Datenübernahme verlässlich funktionieren. Ein Ausfall kann gefährliche Verzögerungen mit sich bringen, fehlerhafte Daten führen zu inakzeptablen Fehlern in der Buchhaltung. Darum muss Aufwand für eine korrekte Verarbeitung an der Schnittstelle getrieben werden. Die Abhängigkeit der Buchungsqualität von den Informationen aus anderen Unternehmensbereichen ist für viele Buchhalter nur schwer zu ertragen.

 
Hinweis

Digitalisierung in der Buchhaltung

Dem Trend zur Digitalisierung verwaltungstechnischer Abläufe kann sich auch die Buchhaltung nicht entziehen. Gerade die klaren und oft vorgegebenen Prozesse in der Debitoren-, der Kreditoren-, der Anlagen- und der Hauptbuchhaltung bieten wesentliches Potenzial zur digitalen Rationalisierung. Eine Voraussetzung für erfolgreiche digitale Geschäftsmodelle in der Buchhaltung sind zuverlässige Schnittstellen auch zu unternehmensinternen Bereichen.

1.2 Grundsätzliche Anforderungen

Um die Risiken der IT-Schnittstellen zur Buchhaltung möglichst gering zu halten, muss der Buchhalter auf einige grundsätzliche Anforderungen bestehen.

  • Die Zuverlässigkeit jeder Schnittstelle, also deren Verfügbarkeit und Funktionalität, muss permanent nachgewiesen werden. Das ist die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung.
  • Die Korrektheit der Ergebnisse muss regelmäßig geprüft werden können. Dazu sind sowohl manuelle Stichproben als auch automatische permanente Kontrollen durch das IT-System notwendig.
  • Die Arbeit der Schnittstellen muss vollkommen nachvollziehbar und von den manuellen Buchungen trennbar sein. Dazu werden z. B. unterschiedliche Konten oder Buchungsarten für die unterschiedlichen Buchungen verwendet. Außerdem erfordert es eine lückenlose Dokumentation der verarbeiteten Daten, die im Fall eines Fehlers zur Klärung herangezogen werden kann.
  • Die Buchhaltung bestimmt und kontrolliert die Parameter, die in den Fachbereichen für die automatische Verbuchung über Schnittstellen notwendig sind. Tabellen mit Steuerungsdaten (z. B. Mehrwertsteuersätze) und Stammdaten mit buchhaltungsrelevanten Inhalten (z. B. Auslandskennzeichen der Kunden) werden von der Buchhaltung gepflegt oder zumindest freigegeben.
  • Die Mitarbeiter in den Unternehmensbereichen, die Daten über digitale Schnittstellen in die Buchhaltung schicken, werden für die notwendige Genauigkeit und Fehlerfreiheit sensibilisiert.
  • Die IT steht zur Verfügung, wenn die Schnittstellen und deren Funktionalität von den Wirtschaftsprüfern geprüft wird. Dies kann im Rahmen des Jahresabschlusses notwendig sein. Die IT muss die Dokumentation aktuell halten, Tests ermöglichen und Erklärungen zum Ablauf abgeben.

2 Vorteile und Probleme von Schnittstellen unterschiedlichster Unternehmensbereiche

Da es Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Fachbereichen im Unternehmen gibt, gibt es auch unterschiedlichste Möglichkeiten und Problembereiche. Inhalt und Umfang der Daten, der Zeitpunkt und die Art der Nutzung sind individuell an die Aufgabe angepasst. Daher müssen alle möglichen Bereiche separat untersucht werden.

2.1 Fakturierung: Erlöse, Erlösschmälerungen und Umsatzsteuer werden in die Debitorenbuchhaltung übernommen

Eine bewährte Schnittstelle bildet die Integration der Daten, die bei der Fakturierung entstehen. Bei jeder Ausgangsrechnung fallen Buchungen an, die Erlöse, Umsatzsteuer, Erlösschmälerungen usw. betreffen. Sie können in die Debitorenbuchhaltung integriert werden, ohne dass manuelle Arbeit anfällt.

  • Die Schnittstelle von der Fakturierung in die Buchhaltung ist seit vielen Jahren erprobt und hat sich bewährt.
  • Die in der Vergangenheit übliche Stapelverarbeitung, in der z. B. alle Fakturadaten eines Tages gesammelt und gemeinsam verarbeitet werden, ist in den modernen Softwaresystemen durch die direkte Verarbeitung der entsprechenden Daten während der Fakturierung ersetzt worden. Dadurch wird die Buchhaltung wesentlich schneller und aktueller.

     
    Hinweis

    Echtzeit wird wichtig

    Digitale Geschäftsmodelle wie z. B. Industrie 4.0 verlangen sofortige Reaktionen auf Veränderungen, die über die Schnittstellen in das jeweilige System gelangen. Die dabei notwendigen autonomen Entscheidungen müssen auf akt...

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