Berichtswesen

Zusammenfassung

 
Begriff

Das Berichtswesen ist eine Kernaufgabe des Controllings. Es umfasst in einem weiten Begriffsverständnis den gesamten Prozess der betrieblichen Informationsversorgung. In einer engeren Definition beschränkt sich das Berichtswesen auf den Teil der Informationsversorgung, der sich mit der systematischen Übermittlung von Informationen und ihrer Nutzung beschäftigt. Obwohl die Bedeutung des Berichtswesens auch im externen Rechnungswesen in den letzten Jahren zugenommen hat, liegt der Fokus in der Unternehmenspraxis immer noch eindeutig auf der Übermittlung von Informationen an unternehmensinterne Nutzer. Ziel des Berichtswesens ist allgemein die Deckung des Informationsbedarfs der Berichtsempfänger.

Eng verknüpft mit dem Berichtswesens ist das Management Reporting. Es umfasst den Teil des betrieblichen Berichtswesens, der die Aufgabe hat, unternehmensinterne Nutzer und hier im Speziellen das Management für Steuerungszwecke im Rahmen des Planungs- und Kontrollprozesses mit Informationen in Form von Berichten zu versorgen.

1 Definition und Abgrenzung des Berichtswesens

Die in der Literatur durchaus unterschiedliche Abgrenzung des Begriffs Berichtswesen soll anhand der Prozesskette der Informationsversorgung verdeutlicht werden (s. Abb. 1). Diese besteht aus den einzelnen Prozessschritten Informationsbeschaffung, -erzeugung, -übermittlung und -nutzung und versteht sich als ein sich wiederholender Regelkreis.

Das betriebliche Berichtswesen umfasst in einem weiten Begriffsverständnis nach Blohm, der als "Vater" der Behandlung des Berichtswesens im deutschen Sprachraum gelten kann, "(…) alle Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens (…) zur Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt". Nach dieser Definition werden dem Berichtswesen alle Phasen des Informationsversorgungssystems einschließlich aller "Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen" zugeordnet. Das Berichtswesen wird mit dem Informationsversorgungssystem insgesamt gleichgesetzt.

Nach einer Definition von Göpfert fokussiert das betriebliche Berichtswesen auf "die Erzeugung und die Übermittlung von aussagekräftigen Informationen in Gestalt formalisierter Berichte für Führungskräfte und unternehmensexterne Empfänger". Auf diese Weise soll die aktive Rolle des Informationsnutzers bei der Generierung von Berichten ("benutzeraktive Berichte") als Teil des Berichtswesens angesehen werden.

Koch hingegen versteht die Informationserzeugung nicht als Teilaufgabe des Berichtswesens, sondern stellt als wesentliche Phase neben der Informationsbereitstellung und -übermittlung die Informationsnutzung in den Vordergrund. Er argumentiert, dass die Informations- und Steuerungsfunktion des Berichtswesens nur durch Analyse der Informationsnutzungsphase beim Empfänger herausgearbeitet werden kann.

Die Auffassung, dass das Berichtswesen im Kern als Schnittstelle der Informationsaufbereitung und -übermittlung zur Informationsnutzung verstanden werden soll und damit das Begriffsverständnis von Berichtswesen im engeren Sinne, hatsich zwischenzeitlich durchgesetzt und wird mittlerweile im deutschsprachigen Raum von der Mehrheit der Autoren vertreten.

Abb. 1: Begriffsverständnis des Berichtswesens anhand der Prozesskette der Informationsversorgung

2 Aufgaben des Berichtswesens

Die Berichtszwecke leiten sich direkt aus dem Informationsbedarf der Empfänger ab. Berichte werden dann am effektivsten genutzt, wenn sie den subjektiven Informationsbedarf der Empfänger in vollem Umfang befriedigen. Grundsätzlich kann man folgende drei Berichtszwecke von Berichten unterscheiden:

  • Die Notwendigkeit der Dokumentation ergibt sich insbesondere im externen Berichtswesen aus gesetzlichen Vorschriften, die etwa Aufbewahrungspflichten und -fristen für bestimmte Bilanz- und Finanzdaten vorsehen. Darüber hinaus findet sie aber auch unternehmensintern ihre Berechtigung. Häufig basieren Prognosen auf historischen Daten, die hierfür verlässlich und durchgängig zur Verfügung stehen müssen.
  • Der zweite wichtige Berichtszweck ist die Planung. Berichte tragen durch die Bereitstellung von relevanten Informationen zur Entscheidungsvorbereitung bei.
  • Abschließend dienen Berichte der unternehmensinternen Kontrolle. Bei auftretenden Planabweichungen können durch das Management frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

3 Arten von Berichten

Im Berichtswesen werden verschiedene Arten von Berichten, auch Berichtstypen genannt, unterschieden:

  • Standardberichte,
  • Abweichungsberichte sowie
  • Bedarfsberichte.

Als wesentliche Kriterien für die Unterscheidung dieser Berichtstypen haben sich insbesondere die Kriterien "Erscheinungsweise" sowie "auslösendes Ereignis" herausgestellt.

Standardberichte werden in vorab fixierten regelmäßigen Zeitabständen erstellt. Ihr Inhalt und ihre Form sind normiert auf der Basis eines vorher einmalig ermittelten Informationsbedarfs. Dies ermöglicht eine schnelle Fertigung des Berichts und eine regelmäßige Übermittlung an einen großen Adressatenkreis. Die Berichtsempfänger müssen i. d. R. die für sie relevanten ...

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