Zum 1. Januar 2016 treten viele Änderungen im Meldeverfahren in Kraft. Damit es zum Jahreswechsel nicht stressig wird, hat die Sozialversicherung eine Übergangsregel für alle Verfahren vorgesehen. Bis zum 31. März 2016 können Meldungen noch in der alten Version abgegeben werden.
Zum Start des neuen Jahres werden im Arbeitgeber-Meldeverfahren, im Antragsverfahren nach dem AAG, im EEL-Verfahren und auch im Zahlstellen-Meldeverfahren Anpassungen in den Datensätzen vorgenommen. Die momentan verwendeten Meldungen verlieren damit ihre Gültigkeit. Meldungen sind ab dem 1.1.2016 0:00 Uhr grundsätzlich nur noch in der neuen Version zulässig.
Update zum Jahreswechsel in der Entgeltabrechnung
Aufgrund der Änderungen im Meldeverfahren ist es wichtig, rechtzeitig das Jahreswechsel-Update für die Entgeltabrechnung einzuspielen. Denn nur so können zu Beginn des neuen Jahres Anträge im AAG-Verfahren korrekt gestellt und Meldungen für Arbeitnehmer und Versorgungsbezieher fehlerfrei und ohne Mehraufwand abgegeben werden. Bislang wurden die ungültigen Meldungen von den Datenannahmestellen der Krankenkassen früher oder später zurückgewiesen, wenn der Arbeitgeber mit dem Jahreswechsel-Update spät dran war.
Wichtig: Zum Jahreswechsel prasseln viele Änderungen auf Arbeitgeber und Steuerberater ein. Um für Entspannung bei den Arbeitgebern zu sorgen, gibt es in allen Meldeverfahren zur Sozialversicherung, die zum 1.1.2016 verändert werden, eine einheitliche Übergangsregel. Diese Übergangsregel erlaubt es, im neuen Jahr Meldungen abzugeben, bevor das Jahreswechsel-Update eingespielt wird.
Von Januar bis März Meldungen in der alten Version möglich
„Zur Sicherstellung eines reibungslosen technischen Umstiegs können beim Versionswechsel zum 1.Januar 2016 Meldungen in der zuletzt gültigen Version ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Version bis zum 31.März 2016 gemeldet werden.“
Dies ist der genaue Wortlaut der Übergangsregel in den Gemeinsamen Grundsätzen der einzelnen Fachverfahren. Die Datenannahmestellen der Krankenkassen werden also in der Zeit vom 1.1. – 31.3.2016 auch Meldungen in der Fassung bis zum 31.12.2015 annehmen.
Arbeitgeber-Meldeverfahren besonders betroffen
Insbesondere im Arbeitgeber-Meldeverfahren wird diese Übergangsregel zur Erleichterung beitragen. Denn die Datensatzstruktur ändert sich nicht unerheblich. Neu aufgenommen wurden
- eine Datensatz-ID zur Verbesserung des Fehlerrückmeldeverfahrens,
- Merkmale zur Identifizierung des benutzten Entgeltabrechnungsprogramms,
- eine sogenannte „Nebenversions-Nummer“ zu besseren Überprüfung der gemeldeten Version sowie
- neue Reservefelder für künftige Veränderungen.
Durch die Verkürzung der Abgabefrist für die Jahresmeldungen müssen mit der ersten Abrechnung im neuen Jahr (spätestens bis 15.2.) alle Jahresmeldungen versandt werden.
Hinweis: Sollte die Abrechnung im Januar noch vor dem Einspielen des Jahreswechsel-Updates erfolgen, führt dies trotz ungültiger Meldungen nicht zur Abweisung der gemeldeten Daten.
Auch wenn die Datenannahmestellen der Krankenkassen bis Ende März ungültige Meldungen weiterhin annehmen und in das gültige Format konvertieren, ist es für das Verfahren der Krankenkassen am einfachsten, wenn Arbeitgeber den gewährten Übergangszeitraum wie den Airbag im Auto ansehen. Am besten ist es, wenn man ihn nicht in Anspruch nehmen muss.
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