Arbeitgeber sind verpflichtet, der Finanzverwaltung spätestens bis zum 28. Februar die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für 2015 zu übermitteln. Die Änderung des Lohnsteuerabzugs ist nur bis zur Übermittlung zulässig.
Für den Jahresabschluss 2015 und die Übermittlung bis zum 28.2.2016 sind die Bescheinigungen nach dem Muster für 2015 zu verwenden, die die Verwaltung bereits mit BMF-Schreiben vom 15.09.2014 (IV C 5 - S 2378/14/10001) bekannt gemacht hatte. Folgende Bescheinigungspflichten sind zu beachten:
Spesen
Unter Nummer 20 des Ausdrucks sind grundsätzlich die steuerfrei gezahlten Vergütungen für Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zu bescheinigen. Es gilt aber auch für 2015 weiterhin die Kulanzregelung, dass eine Bescheinigung dieser Beträge nicht zwingend erforderlich ist, wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfreien Verpflegungsspesen bei Auswärtstätigkeiten eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat (Fälle mit getrennter Lohn- und Reisekostenabrechnung).
Großbuchstabe M
Sofern das Betriebsstättenfinanzamt für vorstehende Fälle eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für 2015 auch eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ für Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten nicht zwingend erforderlich.
Gesetzliche Krankenversicherungsbeiträge
Der Arbeitnehmerbeitrag zur inländischen gesetzlichen Krankenversicherung ist bei pflichtversicherten Mitarbeitern unter Nummer 25 einzutragen. Das gilt ab dem Kalenderjahr 2015 einschließlich des einkommensabhängigen Zusatzbeitrags (§ 242 SGB V).
Muster an Mitarbeiter aushändigen
Dem Mitarbeiter ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der Steuer-Identifikationsnummer auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Sofern für den Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben wurde oder der Mitarbeiter diese nicht mitgeteilt hat, ist auch die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zulässig.
Änderungen weitgehend ausgeschlossen
Viele Arbeitgeber sind der Übermittlungspflicht bereits nachgekommen. Je früher die Übermittlung erfolgt, desto eher nimmt sich der Arbeitgeber jedoch evtl. Änderungsmöglichkeiten. Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung und damit spätestens am 28. Februar ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs für 2015 weitgehend ausgeschlossen (vgl. § 41c EStG). Davon gibt es folgende Ausnahmen:
- Eine Korrektur der elektronisch an das Finanzamt übermittelten Lohnsteuerbescheinigung ist zulässig, wenn es sich um eine bloße Berichtigung eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes handelt (R 41c.1 Absatz 7 LStR).
- Der Arbeitgeber hat zudem eine berichtigte (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln, wenn er die Lohnsteuer-Anmeldung nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung zu seinen Gunsten ändert (aufgrund des § 41c Absatz 3 Satz 4 bis 6 EStG). Das sind (Sonder-)Fälle, in denen sich der Mitarbeiter Arbeitslohn ohne vertraglichen Anspruch gegen den Willen des Arbeitgebers verschafft hat.
Tipp: Erhält der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung noch Lohn oder Gehalt für das Jahr 2015, handelt es sich - unabhängig davon, ob es laufendes oder einmaliges Entgelt ist – regelmäßig um sonstige Bezüge (R39b Abs. 2 LStR), die bei Zufluss, d.h. im Jahr 2016 lohnzuversteuern sind.
Hinweis auf die Sozialversicherung
Mit dem Fünften Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 15. April 2015 (BGBl 2015 I S. 583) ist die Sozialversicherungsentgeltverordnung geändert worden. Einnahmen, Zuwendungen oder Leistungen nach § 1 Abs. 1 SvEV zählen nur dann nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt, wenn sie vom Arbeitgeber tatsächlich steuerfrei bzw. pauschalbesteuert behandelt werden (§ 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV). Nach derzeit herrschender Meinung müssen die Gelder spätestens bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung lohnsteuerfrei belassen bzw. pauschalbesteuert werden. Während eine Pauschalbesteuerung, beispielsweise im Rahmen einer Außenprüfung, steuerlich auch nach dem 28.02. noch problemfrei möglich ist, führt diese nicht mehr zur Sozialversicherungsfreiheit.