Zum einen muss der Wille für Veränderungen vorhanden sein. Sowohl die Buchhalter, als auch die Unternehmensführung müssen bereit sein, sich auf die neuen Wege einzulassen. Das schließt auch den einen oder anderen Fehlgriff ein. Das umfasst auch einen langen Atem, der manchmal bis zu den ersten Erfolgen notwendig ist.
Zum anderen muss sich die Informationsverarbeitung als sicher und zuverlässig erwiesen haben. Die neue Organisation nutzt oft auch neue Technik. Die Abhängigkeit von den Maschinen und Programmen steigt. Die Sicherheit der Datenverarbeitung und der Datenbestände muss gewährleistet sein.
Der erste Schritt: IT-Potenziale prüfen
Der Weg in eine optimierte Organisation der Buchhaltung führt zur besseren Information über die Software. Zunächst muss bekannt sein, welche Möglichkeiten die derzeit genutzte oder eine mögliche andere Anwendung für das Rechnungswesen bietet.
IT Know-How rüstet Sie für Verbesserungen im Rechnungswesen
In vielen Unternehmen wird den Anwendern, nicht nur in der Buchhaltung, nur das Wissen vermittelt, das für die Umsetzung der individuellen Abläufe notwendig ist. Nur selten gibt es einen Überblick über die darüber hinausgehenden Funktionen und Möglichkeiten. Das würde Geld kosten und Wünsche wecken. Doch gerade das ist jetzt notwendig. Daher muss zumindest eine Person im Rechnungswesen mit dem notwendigen Know How versehen werden.
Die Analyse zusammen mit der IT-Abteilung
Mit diesem Wissen wird der aktuelle Zustand der IT-Unterstützung, der Abläufe, Strukturen und Belege beurteilt. Gemeinsam mit der IT-Abteilung wird analysiert, welche Verbesserungen möglich sind. Dazu wird festgestellt, welche Voraussetzungen für eine optimierte IT-Nutzung erfüllt sein müssen. Die betriebliche Praxis zeigt, dass es in den meisten Fällen notwendig ist, zusätzliche Daten zu erheben und zu verwalten. Neue Hardware muss nur in den seltensten Fällen beschafft werden, dagegen werden Lizenzen für zusätzliche Programme in solchen Fällen schon eher verlangt.
Der zweite Schritt: Veränderungen definieren
Im nächsten Schritt wird definiert, welche Veränderungen tatsächlich umgesetzt werden sollen. An dieser Stelle bestimmt sich auch die Notwendigkeit, Hierarchien, Verantwortungen, Abläufe und Belegorganisation anzupassen. Die erwarteten Vorteile bilden gemeinsam mit den entstehenden Umstellungskosten die Grundlage für eine Reihenfolgeplanung. Die Veränderungen, die den höchsten Gewinn versprechen, werden als erstes durchgeführt.
Umsetzen: Alte oder neue Software?
Die Umsetzung der profitablen Veränderungen kann einfach und schnell erfolgen, wenn die alte Software besser genutzt wird. Werden neue Programme notwendig oder muss die Software komplett getauscht werden, ist der zeitliche Aufwand höher.
Praxis-Hinweis: Alle Betroffenen einbinden
Jede Veränderung schließt eine Veränderung der IT-Unterstützung ein. Daher ist die Umsetzung immer in Zusammenarbeit und Abstimmung mit der IT-Abteilung durchzuführen. Sind weitere andere Unternehmensbereiche betroffen, z.B. bei der Rechnungsprüfung, müssen auch diese Anwender einbezogen werden.
Kontrolle des Erfolgs
Das Ergebnis der Arbeiten ist eine veränderte Organisation der Buchhaltung, die besser an die IT-Möglichkeiten angepasst ist. Ob dies erfolgreich war, muss regelmäßig überprüft werden. Vor der Umsetzung der nächsten Veränderungen wird festgestellt, dass das erwartete Ergebnis eingetreten ist. Alternativ dazu werden die Gründe ermittelt, warum die Erwartungen nicht eingetreten sind. Diese können dann bei den nächsten Projekten berücksichtigt werden.
Tipp: Kein Halt vor anderen Unternehmensbereichen!
Was für die Buchhaltung gilt, gilt auch für alle anderen Unternehmensbereiche. Im Rechnungswesen lassen sich besonders gute Ergebnisse durch die Organisationsanpassung erwarten, weil hier traditionell bisher wenig geändert wurde. Die besten Ergebnisse zeigen sich in der Praxis, wenn Prozesse aus der Buchhaltung optimiert werden, die wesentlich auch andere Abteilungen betreffen. So muss z. B. bei der Fakturierung oder bei der Rechnungsprüfung der gesamte Prozess betrachtet werden. Die Buchhaltung kann in ihren internen Prozessen Erfahrung sammeln und Beispiel geben. Verbundene Bereiche oder andere Abteilungen können davon profitieren und leichter überzeugt werden.