In einigen, meist größeren Unternehmen, wird die Berichtspflicht nach § 5 DGUV-V 2 umfangreicher ausgelegt: In diesen Unternehmen werden eigene "Jahresberichte" oder "Arbeits- und Gesundheitsschutzberichte" verfasst. Diese Leistungsdokumentationen werden konzernintern verteilt, aber auch externen Personen und Institutionen zugänglich gemacht. Bei der Entstehung arbeiten häufig interne Präventionsfachleute mit der internen Kommunikationsabteilung und/oder externen Kommunikationsdienstleistern zusammen.
Der Vorteil von umfangreicheren Dokumentationen liegt darin, dass Arbeits- und Gesundheitsschutz in das gesamte betriebliche Geschehen (z. B. Personalplanungen, Bauvorhaben) eingebettet werden kann. Es können neue Themen im betrieblichen Präventionsgeschehen (z. B. Aufbau eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements, Tätigkeit von Disability Managern) platziert werden. Damit wird den Lesern, zu denen auch die Führungskräfte anderer Abteilungen gehören können, die Vielfalt des eigenen Aufgabengebietes verdeutlicht. Mit einem umfangreichen Bericht veröffentlichen Sie ein Dokument, in dem Sie sich als fachkundigen Berater positionieren, der nicht nur die klassischen Arbeits- und Gesundheitsschutzthemen im Blick hat, sondern auch ein Gespür für die aktuellen betrieblichen Belange besitzt.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Leser!
Ein umfangreicher Tätigkeitsbericht ist eine "Visitenkarte" für Sie – aber nur, wenn diese Publikation professionell gemacht ist. Achten Sie besonders auf eine gute, nachvollziehbare Struktur und Lesbarkeit! Legen Sie vorher den Personenkreis fest, der den Bericht nach Fertigstellung erhalten soll (z. B. Geschäftsführung, Bereichs- und Abteilungsleiter, Beschäftigte, Sicherheitsbeauftragte, Betriebsräte) und berücksichtigen Sie diese Zielgruppen in der Gliederung Ihres Berichtes. Ein Vorwort und eine Zusammenfassung mit einem Ausblick tragen zur besseren Orientierung bei. Versetzen Sie sich auch in die Lage des Unternehmers: Er will möglichst auf einem Blick erfassen, wo Schwachstellen in seinem Betrieb bestehen, warum er diese beseitigen soll und was das kostet.
Zusammenlegung von Berichten
Wenn Sie als interne Fachkraft für Arbeitssicherheit mehrere Gesellschaften eines Konzerns in leitender Funktion betreuen, können Sie prüfen, ob Sie für mehrere der Gesellschaften einen Bericht verfassen. Überlegen Sie aber im Vorfeld sorgfältig, ob Vergleiche im Präventionsgeschehen sinnvoll sind und von der Unternehmensleitung gewünscht werden.
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