Reisekostenabrechnung: Kosten, Pauschalen und was Sie beachten müssen

Überblick: Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist eine ordnungsgemäße Aufstellung aller Aufwendungen, die Arbeitnehmern durch eine beruflich bzw. betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Einfach gesagt: Sie hält fest, was eine Dienstreise gekostet hat.  

Mithilfe der Reisekostenabrechnung erstattet der Arbeitgeber die angefallenen Reisekosten an seine Mitarbeitenden. Außerdem dient die Abrechnung steuerlich als Nachweis für das Finanzamt und zur besseren Nachvollziehbarkeit sowie zur ordentlichen Buchung der Reisekosten in der Buchhaltung.  

Eine gesetzlich vorgeschriebene Form für die Reisekostenabrechnung gibt es nicht. Arbeitgeber können für ihr Unternehmen festlegen, wie und innerhalb welcher Frist Mitarbeitende Reisekosten einreichen müssen. Für die steuerfreie Erstattung ist jedoch eine ordnungsgemäße Dokumentation der Reise und der Aufwendungen erforderlich.

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Welche Ausgaben gehören zu den Reisekosten?

Die folgenden vier Aufwendungsarten zählen typischerweise zu den Reisekosten:

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Ob Zugticket zum Kundentermin, Hotelrechnung beim Kongress oder Parkgebühr an der Weiterbildungsstätte – all das zählt zu den Reisekosten. Die Belege und Quittungen dieser Aufwendungen sollten Sie unbedingt für die Reisekostenabrechnung aufbewahren.

Aber aufgepasst: Nicht alle im Zusammenhang mit einer Reise anfallenden Aufwendungen gelten automatisch als Reisekosten.

Abgrenzung: Welche Aufwendungen sind keine Reisekosten?

Private und betriebliche Ausgaben vermischen sich auf Dienstreisen schnell.  Umso wichtiger ist es zu wissen, was nicht zu den Reisekosten zählt.

Das sind Kosten, die der privaten Lebensführung zuzurechnen sind oder der Reise nur mittelbar zugutekommen, wie der neue Koffer für die Dienstreise, die Massage im Hotelwellness oder der Strafzettel auf dem Weg zum Kundentermin. 

Welche Angaben sollte die Reisekostenabrechnung enthalten?

Eine Reisekostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:

• Name der reisenden Person

• Zeit und Dauer (Start sowie Ende) der Reise mit Datum und Uhrzeiten

• Reiseziel

• Zweck der Reise (konkreter beruflicher Anlass)

• Reiseroute sowie Verkehrsmittel und ggf. gefahrene Kilometer  

• Angaben zu relevanten Kostenarten (Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten)

Zudem sollten die entsprechenden Nachweise oder Belege beigefügt werden (Tankquittungen oder Bewirtungsbelege).

Fehlt ein entsprechender Nachweis, oder gehen Belege verloren, besteht im Einzelfall die Möglichkeit, sogenannte Eigenbelege zu erstellen. Zu beachten ist jedoch, dass Eigenbelege keinen Vorsteuerabzug ermöglichen. Besonders häufig werden Eigenbelege bei Trinkgeldern erstellt.

Welche Verpflegungspauschalen gelten bei Dienstreisen?

Verpflegungspauschalen im Inland

Für Dienstreisen gelten folgende Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG:

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Für An- und Abreisetage gilt die Pauschale unabhängig davon, wie lange die Abwesenheit dauert.  

Bei einer eintägigen Dienstreise muss die Abwesenheit mehr als acht Stunden betragen.

Verpflegungspauschalen sind auf 3 Monate für denselben auswärtigen Einsatzort begrenzt. Danach entfällt der Anspruch, es sei denn, der Arbeitnehmer wechselt zu einem neuen Einsatzort.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter dem Arbeitnehmer während einer Inlandsdienstreise Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt, und zwar um einen festen Prozentsatz der 24-Stunden-Pauschale:

• Frühstück: 20 % = 5,60 Euro

• Mittagessen: 40 % = 11,20 Euro

• Abendessen: 40 % = 11,20 Euro

Hinweis: Die Kürzung kann die Verpflegungspauschale höchstens auf null Euro reduzieren, sie kann nicht darunterfallen.

Verpflegungspauschalen im Ausland

Für berufliche Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Auslandspauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich festlegt. In der Praxis ist daher stets auf die für das jeweilige Kalenderjahr gültige BMF-Tabelle zu achten.  

Die Höhe der steuerlich anzusetzenden Verpflegungspauschale richtet sich dabei nach dem jeweiligen Land bzw. teilweise nach dem jeweiligen Ort und der Dauer der Abwesenheit.  

Bei Reisen, die an einem Kalendertag durch mehrere Staaten führen, ist für Anreise und Zwischentage jeweils der Ort maßgeblich, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Auslandsreisen sowie Rückreisetage gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

Wie sind Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten geregelt?

Fahrtkosten

Fahrtkosten werden steuerlich begünstigt, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen. Unter erster Tätigkeitsstätte versteht man den festen, vom Arbeitgeber dauerhaft zugewiesenen Arbeitsort in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung, etwa Büro oder Betriebsgelände.

Fahrten mit dem eigenen Pkw können in der Regel mit der Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenem Kilometer abgerechnet werden. Bei Bahn, Flugzeug, Bus oder Taxi werden hingegen die tatsächlichen Ticket- bzw. Beförderungskosten auf Basis von Belegen angesetzt.

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Übernachtungskosten

Zu Übernachtungskosten zählen die notwendigen Aufwendungen, die anfallen, wenn eine Unterkunft zur Übernachtung in Anspruch genommen wird.  

Typische Übernachtungskosten sind:

• Hotelkosten

• Miete für Zimmer oder Wohnung (ggf. möbliert)  

• Nebenleistungen wie Kultur- und Tourismusabgabe oder Kurtaxe

Kosten für das Frühstück gehören grundsätzlich zu den Verpflegungskosten, nicht zu den Übernachtungskosten. Sie sind über die Verpflegungspauschalen abgedeckt. Wird einem Mitarbeiter das Frühstück vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen.

Wichtig für die Steuerfreiheit:  

• Der Arbeitgeber darf nur die Übernachtungen steuerfrei erstatten, die beruflich notwendig sind. Verlängert ein Mitarbeiter aus privaten Gründen die Reise und bleibt länger in der Unterkunft, zum Beispiel, weil er die Reise für einen Kurzurlaub nutzt, gilt: Beruflich und privat veranlasste Kosten sind voneinander zu trennen. Nur beruflich veranlasste Aufwendungen können steuerfrei erstattet werden. Ist eine klare Zuordnung einzelner Reisebestandteile nicht möglich, ist eine sachgerechte Aufteilung – beispielsweise nach dem zeitlichen Verhältnis von beruflicher und privater Veranlassung – erforderlich.

• Voraussetzung für die Erstattung ist der Einzelnachweis durch Rechnungsbelege, zum Beispiel anhand einer Hotel- oder Mietrechnung.  

Für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber gilt bei Inlandsreisen eine Besonderheit: Der Arbeitgeber kann auch ohne Einzelnachweis die Übernachtungspauschale von 20 € pro Übernachtung steuerfrei erstatten. Für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers gilt diese Pauschale dagegen nicht. Im Ausland gelten die vom BMF festgelegten Übernachtungspauschbeträge.

Für Übernachtungskosten gilt – anders als bei Verpflegungspauschalen – keine 3‑Monats-Frist. Sie können bei Auswärtstätigkeiten grundsätzlich zeitlich unbegrenzt berücksichtigt werden. Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte im Inland länger als 48 Monate aufgesucht wird: Ab dem 49. Monat können nur noch Unterkunftskosten bis zu 1.000 EUR pro Monat berücksichtigt werden.

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Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind alle zusätzlichen Aufwendungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen und nicht bereits zu den Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten zählen.  

Typische Beispiele sind:

• Parkgebühren

• Maut

• Gepäckbeförderung und -aufbewahrung

• Beruflich veranlasste Telefonate

Diese Kosten sind steuerlich abzugsfähig bzw. steuerfrei erstattungsfähig, vorausgesetzt, sie werden durch geeignete Belege nachgewiesen. Auch hier können bei fehlenden Belegen im Einzelfall Eigenbelege erstellt werden.

Schritt für Schritt zur Reisekostenabrechnung

Eine sorgfältig geprüfte Reisekostenabrechnung stellt sicher, dass Reisekosten korrekt erstattet, steuerlich richtig behandelt und ordnungsgemäß verbucht werden. Folgender strukturierter Ablauf bietet sich für eine saubere Abrechnung an:

1. Pauschalen und Höchstbeträge prüfen

Korrekte Verpflegungspauschalen anwenden (Inland/Ausland), ggf. Übernachtungspauschbeträge sowie Kilometerpauschalen nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben prüfen. Kontrollieren, dass nur betrieblich veranlasste Anteile steuerfrei erstattet werden.  

2. Abrechnung formal und inhaltlich prüfen

Reisekostenabrechnung auf Vollständigkeit der Pflichtangaben (Name, Zeit, Dauer, Ziel etc.) prüfen, Belege auf Vollständigkeit und Richtigkeit kontrollieren, Vorsteuerabzugsfähigkeit sicherstellen und die steuerliche Behandlung der Erstattungen prüfen (steuerfrei vs. steuerpflichtiger Arbeitslohn).  

3. Erstattung und Buchung

Geprüfte Reisekosten an Mitarbeitenden auszahlen und die Beträge auf den passenden Sachkonten und Kostenstellen buchen. Soweit zulässig, den korrekten Vorsteuerabzug aus den Reisekosten sicherstellen.

4. Dokumentation und Aufbewahrung

Reisekostenabrechnungen und die dazugehörigen Originalbelege beim Lohnkonto ablegen, sicherstellen, dass aus den Unterlagen eindeutig hervorgeht, welche Beträge für welche Dienstreise steuerfrei erstattet wurden.

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Erstattung und Fristen: Bis wann muss die Abrechnung eingereicht werden?

Gesetzliche Fristen für die Einreichung der Reisekostenabrechnung gibt es nicht. Maßgeblich sind stattdessen die internen Reisekostenrichtlinien des Unternehmens. Diese legen in der Regel fest, bis wann die Abrechnung vorliegen muss und welche Formerfordernisse (z. B. Originalbelege, digitale Erfassung) dabei gelten.  

Arbeitgeber können beruflich veranlasste Reisekosten also in der Regel steuerfrei erstatten, solange die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.