Bewirtungskosten absetzen: Regeln, Belege und Buchung

Was sind Bewirtungskosten?

Als Bewirtungskosten gelten grundsätzlich alle Aufwendungen für Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel, die Sie im Rahmen Ihrer unternehmerischen Tätigkeit verauslagen. Das kann etwa ein Mittagessen mit dem Kunden oder ein Abendessen mit dem Lieferanten sein. Doch nicht jede Rechnung lässt sich automatisch von der Steuer absetzen.

Entscheidend für die steuerliche Behandlung ist die Art des Anlasses. Das Steuerrecht unterscheidet drei verschiedene Kategorien:

Wann sind Bewirtungskosten steuerlich abzugsfähig?

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen gilt die sogenannte 70/30-Regel: Angemessene Aufwendungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig, die restlichen 30 Prozent nicht. Bei betrieblich veranlassten Bewirtungen entfällt diese Einschränkung: Die Kosten sind grundsätzlich zu 100 Prozent absetzbar.

Damit das Finanzamt die Kosten anerkennt, müssen zwei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein: ein konkreter geschäftlicher Anlass und ein ordnungsgemäßer, zeitnah erstellter Bewirtungsbeleg.

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Rechenbeispiel zur 70/30-Regel

Ein Unternehmer lädt einen Geschäftspartner zum Essen ein. Die Rechnung beträgt 100 Euro netto zuzüglich 19 Euro Umsatzsteuer:

70 Euro = abzugsfähige Bewirtungskosten (70 Prozent von 100 Euro)

30 Euro = nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (30 Prozent von 100 Euro)

Die 19 Euro Umsatzsteuer gelten grundsätzlich als vollständig abziehbare Vorsteuer, sofern die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein Bewirtungsbeleg ist mehr als nur die Restaurantrechnung. Er besteht aus der Rechnung des Restaurants und einem Eigenbeleg, den Sie als Bewirtender selbst ausfüllen. Beide Dokumente müssen zusammen aufbewahrt werden. Oft finden Sie bereits auf der Rückseite der Restaurantrechnung einen Vordruck für den Eigenbeleg.

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg:

• Ort und Tag der Bewirtung
• Namen aller Teilnehmer
• Konkreter Anlass der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen
• Unterschrift des Bewirtenden

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Exkurs: Anforderungen an die Restaurantrechnung

Die Anforderungen an die Rechnung hängen vom Rechnungsbetrag ab:

Bis 250 Euro muss die Rechnung enthalten:

• Name und Anschrift des Restaurants

• Ausstellungsdatum und Tag der Bewirtung

• Konkrete Bezeichnung der Speisen und Getränke

• Rechnungsbetrag sowie Steuersatz oder Steuerbetrag

Über 250 Euro sind zusätzlich erforderlich:

• Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens

Digitale Belege, Eigenbelege und Trinkgeld

Rund um den Bewirtungsbeleg gibt es einige Sonderfälle, die in der Praxis häufig vorkommen und steuerlich jeweils unterschiedlich zu behandeln sind.

Digitale Bewirtungsbelege

Immer mehr Restaurants stellen Rechnungen ausschließlich digital aus. Das ist steuerlich grundsätzlich zulässig, geht aber mit besonderen Anforderungen einher. Digitale Belege müssen eindeutig mit der Rechnung verknüpft und vor nachträglichen, und dokumentierten Veränderungen geschützt sein. Maschinell erstellte Rechnungen aus elektronischen Kassensystemen müssen zudem die Anforderungen der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erfüllen.

Eigenbeleg bei fehlender Rechnung

Ist die Restaurantrechnung verlorengegangen, kann ein Eigenbeleg als Ersatz dienen. Dieser muss alle Pflichtangaben eines regulären Bewirtungsbelegs enthalten und glaubhaft begründen, warum die Originalrechnung nicht vorliegt. Zum Beispiel: Der Beleg ist auf einer Geschäftsreise, beim Büromaterial‑Einkauf kurz vor Ladenschluss oder im Bürochaos eines kleinen Betriebs abhandengekommen oder versehentlich vernichtet worden und kann nicht rekonstruiert werden. Ein Eigenbeleg ist jedoch die Ausnahme, nicht die Regel, und wird vom Finanzamt kritisch geprüft.

Trinkgeld bei Bewirtungskosten

Das Trinkgeld zählt grundsätzlich zu den Bewirtungskosten dazu. Voraussetzung ist, dass es nachgewiesen werden kann. Bei geschäftlicher Bewirtung gilt auch für das Trinkgeld die 70/30-Aufteilung. Am einfachsten gelingt der Nachweis, wenn das Trinkgeld auf der Rechnung vermerkt oder handschriftlich auf dem Eigenbeleg festgehalten wird.

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Bewirtungskosten buchen – SKR03 und SKR04

SKR03 und SKR04 sind die beiden in Deutschland am weitesten verbreiteten Standardkontenrahmen für die Buchhaltung.  

• Der SKR03 orientiert sich am Prozessgliederungsprinzip. Das heißt, die Konten sind nach dem betrieblichen Ablauf geordnet, von der Beschaffung bis zum Verkauf.  

• Der SKR04 folgt dagegen dem Abschlussgliederungsprinzip und orientiert sich an der Struktur von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.  

Bewirtungskosten werden in der Buchhaltung auf speziellen Konten erfasst, die die steuerliche Aufteilung in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Anteile abbilden. Je nachdem, welchen Kontenrahmen Ihr Unternehmen verwendet, gelten folgende Konten:

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Im SKR03:

Konto 4650: Bewirtungskosten abzugsfähig (70 %)

Konto 4654: Bewirtungskosten nicht abzugsfähig (30 %)

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Im SKR04:

Konto 6640: Bewirtungskosten abzugsfähig (70 %)

Konto 6641: Bewirtungskosten nicht abzugsfähige Anteile (30 %)

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Ein kleines Buchungsbeispiel zur Veranschaulichung:

Ein Unternehmer (SKR03, vorsteuerabzugsberechtigt) lädt einen Kunden zum Essen ein. Die Rechnung lautet auf 119 Euro brutto (100 Euro netto + 19 Euro Umsatzsteuer). Er zahlt bar und gibt 10 Euro Trinkgeld.

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Hinweis: Das Trinkgeld von 10 Euro wird ebenfalls aufgeteilt: 7 Euro auf Konto 4650 und 3 Euro auf Konto 4654. Die Vorsteuer auf das Trinkgeld entfällt, da hierfür keine Rechnung vorliegt.