E-Rechnung: Pflicht, Formate, Fristen und Umsetzung

E-Rechnung: Eine Definition

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und elektronisch übermittelt, empfangen sowie automatisiert verarbeitet wird. Der entscheidende Punkt: Computer müssen sie automatisiert und elektronisch verarbeiten können, ohne manuelle Eingabe (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Technisch steckt dahinter meist ein maschinenlesbarer XML-Datensatz.  

Im allgemeinen Sprachgebrauch ist in diesem Zusammenhang auch von elektronischen Rechnungen, E-Rechnungen oder digitalen Rechnungen die Rede.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht und ab wann?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Empfangspflicht der E-Rechnung im Business-to-Business-Bereich (B2B) in Deutschland. Inländische Unternehmen sollen ab diesem Stichtag in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten – unabhängig davon, ob sie selbst zur Ausstellung verpflichtet sind. Das betrifft auch Kleinunternehmer, also Unternehmen, deren Jahresumsatz eine bestimmte Grenze nicht überschreitet (§ 19 UStG).  

Die Ausstellungspflicht tritt erst schrittweise bis 2028 ein. Von dieser Pflicht sind Kleinunternehmer ausgenommen: Sie müssen keine E-Rechnung im strukturierten elektronischen Format ausstellen, auch wenn es sich um inländische B2B-Umsätze handelt.

Für welche Umsätze gilt die Ausstellungspflicht?

Die Ausstellungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze. Drei Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein:

1. Sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger sind im Inland ansässig
2. Die Leistung ist im Inland steuerbar
3. Die Leistung ist nicht steuerfrei nach § 4 Nr. 8–29 UStG

Welche Übergangsfristen gelten?

Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen:

• Eine Papierrechnung ist immer zulässig.
• Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format – etwa eine PDF-Datei per E-Mail – ist zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis zum 31. Dezember 2027. Dasselbe gilt für EDI-Verfahren, die nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen: Sie kann noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden.

Wichtig: Erst nach Ablauf dieser Fristen ist die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen tatsächlich Pflicht.

Alle wichtige Daten und Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht auf einen Blick finden Sie in unserem PDF-Download.

Diese Ausnahmen sind zu beachten

Unabhängig von den zeitlich befristeten Übergangsregeln gibt es einige Ausnahmen, in denen dauerhaft keine Pflicht zur E-Rechnung besteht – also auch nach Ablauf der Übergangsfristen.

5 wesentliche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

1. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)

2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (Bruttobetrag)

3. Fahrausweise

4. Leistungen von Kleinunternehmern

5. Bestimmte steuerfreie Umsätze wie Finanzdienstleistungen

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Welche elektronischen Rechnungsformate sind zulässig?

Für die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich sind nur Formate zulässig, die den Vorgaben des europäischen Standards EN 16931 entsprechen oder mit diesem Standard interoperabel sind.

Die wichtigsten Formate, die sich bisher etabliert haben, sind:

• XRechnung: Ein vollständig EN-16931-konformes, datenbasiertes XML-Format. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten und ist speziell für den automatisierten elektronischen Rechnungsaustausch konzipiert.
  

• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF-Dokument mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Das PDF dient der menschlichen Lesbarkeit, der XML-Teil ermöglicht die maschinelle Verarbeitung.  

• Weitere Formate, die selbst EN-16931-konform sind oder sich über entsprechende Schnittstellen mit einem konformen Format verbinden lassen.

Wie kann man E-Rechnungen versenden und empfangen?

E-Rechnung versenden – typische Übertragungswege

Für die Übermittlung von E-Rechnungen im B2B-Bereich schreibt der Gesetzgeber keinen „richtigen“ Übertragungsweg vor. Entscheidend ist lediglich: Die strukturierte elektronische Rechnung wird elektronisch übermittelt – und der Empfänger kann sie technisch empfangen.  

Typische Übertragungswege sind etwa der Versand per E-Mail mit strukturiertem Anhang oder die Bereitstellung in einem Kunden- bzw. Lieferantenportal, aus dem Empfänger die Rechnung herunterladen können.

E-Rechnung empfangen – das sind die Voraussetzungen

Der Empfang einer E-Rechnung muss seit dem 1. Januar 2025 bei jedem Unternehmen gewährleistet sein. Die Mindestempfangsvoraussetzung dafür ist praktisch ein funktionsfähiges elektronisches Empfangsmedium. Es reicht demnach bereits ein einfaches E-Mail-Postfach.

E-Rechnungen archivieren: Was Unternehmen beachten müssen

Nach § 14b UStG müssen Unternehmen grundsätzlich ein- und ausgehende Rechnungen mindestens 8 Jahre aufbewahren.  

Bei eingehenden elektronischen Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil (z. B. XML-Datei) so gespeichert werden, dass er in seiner ursprünglichen Form unverändert bleibt und maschinell auswertbar ist. Wird die E-Rechnung intern in ein anderes Format umgewandelt, sollten beide Formate – Original und konvertierte Datei – archiviert und nachvollziehbar miteinander verknüpft werden.

Die Archivierung von E-Rechnungen sollte in der Verfahrensdokumentation des Unternehmens beschrieben sein. Zu den wichtigen Angaben gehören:

• Das Empfangs- und Speicherformat der E-Rechnungen

• Wie Unveränderbarkeit und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg sichergestellt werden, selbst bei Systemwechseln.

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