Fachbeiträge & Kommentare zu Compliance

Rz. 144 Scope-3-Emissionen umfassen alle indirekten Emissionen außerhalb von Scope 2 und transformieren die THG-Bilanzierung von einer rein operativen zu einer strategischen Managementdisziplin, die das gesamte Wertschöpfungsnetzwerk systematisch durchleuchtet und komplexe Lieferantenbeziehungen und Produktlebenszyklen berücksichtigt. Der VSME-Standard macht Scope 3 explizit...mehr

Rz. 183 VSME.54 richtet sich an Unternehmen, die bereits konkrete THG-Reduktionsziele – verbindliche Absichtserklärungen, ihre Treibhausgasemissionen bis zu einem definierten Zeitpunkt um einen spezifizierten Betrag zu reduzieren – festgelegt haben, unabhängig von ihrer Branchenzugehörigkeit. Diese Anforderung folgt dem Grundsatz, dass bestehende Ziele transparent kommunizie...mehr

Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.[1] Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der Arbeitgeber als "Personal...mehr

Die Datenschutz-Grundverordnung beinhaltet konkrete Pflichten bei Schutzverletzungen und macht eine angepasste Reaktion erforderlich. Interne Richtlinien zum Umgang mit Schutzverletzungen werden hierbei neben den technischen Schutzmaßnahmen eine ebenso zentrale Rolle einnehmen wie eine Schulung der Mitarbeiter, wie sie mit Schutzverletzungen umgehen. Denn jeder (!) Mitarbeite...mehr

Eine Möglichkeit kann folgender Ansatz sein: Eine Skala mit 5 Ausprägungen definiert die Schadenshöhe und die Eintrittswahrscheinlichkeit. Eine Risikomatrix bildet dann das Zusammenwirken aller Ausprägungen i. S. e. "Risiko-Scorewerts" ab. Quelle: GDPC GbR Abb. 1: Risikomatrix So wie in Abb. 1 verhält sich – ähnlich auch in anderen Compliance-Bereichen – die Bewertung und Einst...mehr

Die Pflicht für Meldungen oder Benachrichtigungen ist individuell zu beurteilen. Hier einige Beispiele: E-Mail- oder Post mit personenbezogenen Daten (z. B. Kontosalden, Kreditkartendaten) wird an falschen Empfänger übersendet. Hierbei ist unbedingt der Kontext der Datenverarbeitung beachten: So ist eine falsch adressierte E-Mail aus der Compliance-Abteilung eines Unternehmen...mehr

Erstmals werden mit der Datenschutz-Grundverordnung auch Auftragsverarbeiter wie Host- und Serviceprovider oder sonstige (IT-)Dienstleister direkt in die (Unterstützungs-)Pflicht genommen. Sie müssen zwar die Meldung/Benachrichtigung nicht selbst vornehmen, haben aber die Pflicht, den Verantwortlichen zu unterstützen. Da die Grundverordnung den Umfang der Unterstützungspflic...mehr

Seit dem 12.9.2023 gilt der EU Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854) unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten. Er regelt den Zugang zu und die Nutzung von Daten, insbesondere bei vernetzten Produkten, Cloud-Diensten und Datenteilungen zwischen Unternehmen (B2B) und zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen. Bei Verstößen gegen Kapitel II des Data Act (Datenzugang und -nutzu...mehr

Durch die VoP werden fehlerhafte Zahlungen frühzeitig erkannt. Dadurch werden Rückläufer vermieden und Betrugsrisiken verringert. Gleichzeitig werden die Compliance und die Sicherheit der gesamten Zahlungsprozesse gestärkt. In der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Risiko jedoch nicht so groß wie bei Zahlungen an Lieferanten, da es sich größtenteils um bekannte Bankverbindun...mehr

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Zusammenfassung Wie sollten Unternehmen und Manager aktuell mit Nachhaltigkeit (Resilienz, Zukunftsfähigkeit, ESG, CSR o.ä.) umgehen? Klares Ergebnis aus unserer rechtlichen Sicht: Im Hinblick auf die allgemeinen Sorgfaltspflichten der Geschäftsführung wäre es fahrlässig, das Thema "einfach so" zur Seite zu legen. Kommt es dadurch zu einem Schaden, droht später eine persönli...mehr

Zusammenfassung Die Zahl der CSRD- und CSDDD-pflichtigen Unternehmen wird sich erheblich reduzieren. Trotzdem werden sich CSRD und CSDDD weiterhin auch auf solche Unternehmen auswirken, die (doch) nicht unmittelbar unter die CSRD bzw. CSDDD fallen. Zumindest so viel steht schon einmal fest. Die Einzelheiten sind in den Trilog-Verhandlungen zum Omnibus final zu klären. Die Eur...mehr

Die OECD hat im Mai 2019 ihr Programme of Work zur Reform der internationalen Unternehmensbesteuerung vorgestellt. Dieses besteht aus dem sog. Pillar One, der Ausarbeitung globaler Verrechnungspreismethoden zur Aufteilung des digitalen Gewinns, der Implementierung der neuen Besteuerungsrechte sowie dem Pillar Two, der Einführung einer Globalen Mindestbesteuerung ("BEPS 2.0")...mehr

Die Beweislast für die Anwendung der Lizenzschranke liegt zwar grundsätzlich beim Finanzamt, denn nach den Grundsätzen der objektiven Beweislast trägt die Finanzverwaltung grundsätzlich die Beweislast für steuererhöhende und der Steuerpflichtige die Beweislast für steuermindernde Tatsachen.[1] Die erhöhte Mitwirkungspflicht bei Auslandssachverhalten[2] führt aber faktisch zu ...mehr

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Die Nachlassabwicklung ist in der Praxis untrennbar mit der Frage nach den Vermögensverhältnissen des Erblassers verbunden. Banken und andere Kreditinstitute sind regelmäßig Adressaten von Auskunfts- und Rechenschaftsansprüchen der Erben. Das LG Frankfurt am Main hatte sich mit der Frage auseinanderzusetzen, ob eine vom Erblasser zu Lebzeiten vereinbarte "Vertraulichkeitsver...mehr

Die Schaffung diskriminierungsfreier Strukturen ist Teil eines Compliance-Konzepts. Compliance-Pflichten bestehen nicht nur in großen (börsennotierten) Aktiengesellschaften oder GmbHs. Die Pflicht zur Gesetzestreue trifft auch jedes andere Rechtssubjekt. Der Deutsche Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 28.4.2022 definiert Compliance hierbei wie folgt: "Der Vorstand ...mehr

Überblick Unter den Schlagworten Machtmissbrauch und Diskriminierung wird seit einiger Zeit nicht nur öffentlich diskutiert. Auch im Alltag der Unternehmen stellen sich vielfältige Aufgaben mit Blick auf diese Themen. Der nachfolgende Beitrag zeigt auf, mit welchen Konzepten und Strukturen Unternehmen auf die sich stellenden Herausforderungen und Fragen reagieren können und ...mehr

2.5.1 Diskriminierungsfreie Stellenausschreibungen Nach § 11 AGG sind Unternehmen verpflichtet, eine Stellenausschreibung benachteiligungsfrei zu formulieren.[1] Dies bedeutet, dass eine Benachteiligung der Bewerbenden aufgrund der in § 1 AGG genannten Gründe ausgeschlossen sein muss. Ein Verstoß gegen das AGG liegt vor, wenn die Stellenanzeige nach einem Merkmal des § 1 AGG ...mehr

Der Gesetzgeber hat vielfältige Vorgaben geschaffen, wie Diskriminierungen im Arbeitsleben begegnet werden kann und muss und wie auf etwaige Verdachtsmomente zu reagieren ist. Es würde den Umfang des Beitrags sprengen, sämtliche Rechtsgrundlagen darzustellen. Zu einigen zentralen Rechtsgrundlagen folgender Überblick: 1.1 Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz Wesentliches Inst...mehr

Die folgenden Ausführungen sind nicht abschließend, es werden vielmehr einige Grundlagen dargestellt. Auf dieser Basis sollte – bezogen auf die Besonderheiten der jeweiligen Branche und Unternehmen – der bestehende Gestaltungsspielraum genutzt werden, um passende Gesamtkonzepte zu etablieren. 2.1 Compliance-Struktur Die Schaffung diskriminierungsfreier Strukturen ist Teil eine...mehr

Mit Blick auf etwaige Diskriminierungstatbestände können Handlungen sowohl in den Anwendungsbereich des neuen HinSchG als auch in den Anwendungsbereich des AGG fallen. Das neue HinSchG ist am 2.7.2023 in Kraft getreten. Nach den Inhalten des Gesetzes müssen arbeitgeberseitig Whistleblowern die Möglichkeit gegeben werden, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch per...mehr

Die Schaffung diskriminierungsfreier Strukturen dient nicht nur der Abwehr etwaiger Ansprüche gegenüber dem Unternehmen. Die Implementierung eines diskriminierungsfreien Leitbilds, die Schaffung von Maßnahmen zur Prävention und zur Beseitigung ist ökonomischer Selbstzweck, um die gesamtunternehmerischen Aufgaben erfolgreich wahrzunehmen.mehr

Rz. 30 Nach § 80 Abs. 2 BGB ist zur Entstehung einer rechtsfähigen Stiftung des Privatrechts neben dem Stiftungsgeschäft (siehe hierzu Rdn 31 ff.) die Anerkennung durch die zuständige Behörde in dem Bundesland erforderlich, in dessen Gebiet die Stiftung ihren Sitz haben soll. Die Stiftung ist nach § 82 BGB anzuerkennen ("Recht auf Stiftung"), wennmehr

Rz. 82 Bei ihrer Geschäftsführung haben Vorstandsmitglieder die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden, § 93 Abs. 1 S. 1 AktG.[96] Sie unterliegen den Berichtspflichten nach § 90 AktG gegenüber dem Aufsichtsrat, der Geheimhaltungsverpflichtung nach § 93 Abs. 1 S. 3 AktG und dem gesetzlichen Wettbewerbsverbot nach § 88 AktG. Sie sind zur Ei...mehr

Rz. 1 Der Geschäftsführer eines Dienstleistungsunternehmens wünscht eine Beratung zur Frage, welche Maßnahmen und Vorkehrungen sein Unternehmen treffen muss, um den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO zu genügen, und um möglicherweise drohende Bußgelder für sein Unternehmen zu vermeiden. Er will "Datenschutz-Compliance" im Unternehmen sicherstellen.mehr

Auch in Bewerbungsgesprächen ist auf einen diskriminierungsfreien Ablauf zu achten. Für den Arbeitgeber gibt es insbesondere Grenzen des Fragerechts. Rechtlich unzulässige Fragen müssen von den Bewerbenden nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden. Ein bekanntes Schulbeispiel für eine unzulässige Frage ist die Frage nach der Schwangerschaft oder Kinderwunsch. Praxis-Tipp Sicher...mehr

Über Flexibilisierungsinstrumente der Arbeitsbedingungen können Unternehmen dazu beitragen, Strukturen zu schaffen, die etwaigen Diskriminierungen entgegenwirken. Der Gesetzgeber hat insoweit mit den Regelungen z. B. des TzBfG, des BEEG, des PflegeZG etc. Leitplanken gesetzt. Zudem bieten Flexibilisierungsinstrumente betreffend die Arbeitszeit oder den Arbeitsort – wie beisp...mehr

Am 2.7.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Darin beinhaltet ist die Pflicht für Unternehmen, jedenfalls bei Beschäftigungsgebern ab 50 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem einzuführen, also eine interne Meldestelle zu schaffen. Das AGG und das HinSchG haben in Teilbereichen sich überschneidende Anwendungsbereiche. Insoweit treten Fragen auf, die...mehr

Zusammenfassung Überblick Unter den Schlagworten Machtmissbrauch und Diskriminierung wird seit einiger Zeit nicht nur öffentlich diskutiert. Auch im Alltag der Unternehmen stellen sich vielfältige Aufgaben mit Blick auf diese Themen. Der nachfolgende Beitrag zeigt auf, mit welchen Konzepten und Strukturen Unternehmen auf die sich stellenden Herausforderungen und Fragen reagie...mehr

Eine Ausprägung von Diskriminierung kann die Lohnungleichheit zwischen den Geschlechtern darstellen. Noch immer bestehen innerhalb von Unternehmen oftmals erhebliche Unterschiede in der Bezahlung von Männern und Frauen für die gleiche Leistung. Um ein diskriminierungsfreies Entgeltsystem zu schaffen, ist es unerlässlich, bei der Lohndifferenzierung einheitliche, transparente ...mehr

Beschäftigte haben gemäß § 13 AGG ein Beschwerderecht, zumindest bei etwaigen Benachteiligungen, die auf Gründen basieren, die das AGG schützt. In der Praxis kann es im Rahmen der Schaffung von Organisationsstrukturen angezeigt sein, auch Konfliktsituationen der Beschwerdestelle zuzuweisen, die möglicherweise nicht unter den unmittelbaren Anwendungsbereich des AGG fallen, je...mehr

Rz. 3 Bei der Vertragsgestaltung stets zu beachten ist der umfassende urheberrechtliche Schutz von Software: Computerprogramme werden geschützt, wenn sie individuelle Werke in dem Sinne darstellen, dass sie das Ergebnis einer eigenen geistigen Schöpfung ihres Urhebers sind, § 69a Abs. 3 UrhG.[10] Diese Vorschrift wird regelmäßig als Absage an die hohen Schutzanforderungen de...mehr

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Rz. 112 Unabhängig vom Anstellungsvertrag hat der Geschäftsführer als Organ Pflichten gegenüber Gesellschaft und Gläubigern: Er muss den Gesellschaftszweck aktiv verfolgen und alles unterlassen, was der Gesellschaft schaden könnte. Seine Hauptpflichten sind Vertretung, Geschäftsführung einschl. Treuepflichten, zu denen die Verschwiegenheitspflicht zählt,[410] sowie Buchführu...mehr

Rz. 122 Der Anstellungsvertrag regelt die Rechte und Pflichten des Geschäftsführers (soweit sie ihm nicht schon als Organ obliegen, vgl. Rdn 107), Vertragsdauer,[467] Kündigungsmodalitäten [468] und Urlaubsansprüche sowie insb. die Bezüge einschl. Nebenleistungen. Zu denen zählen z.B. Tantiemen, Kraftfahrzeug- und Telefonnutzung sowie sonstige Sachleistungen, Spesenersatz, Pr...mehr

Eine Arbeitsorganisation ohne jegliche Form der Diskriminierung sollte bereits als Unternehmensleitbild fest verankert sein. Eine Kultur der Vielfalt und Gleichberechtigung vermittelt nach innen und nach außen ein Bild der Offenheit, Wertschätzung, des Vertrauens und der Solidarität. Nur ein unumstößliches und klares Bekenntnis zur Diskriminierungsfreiheit kann sich als Leit...mehr

Nach § 11 AGG sind Unternehmen verpflichtet, eine Stellenausschreibung benachteiligungsfrei zu formulieren.[1] Dies bedeutet, dass eine Benachteiligung der Bewerbenden aufgrund der in § 1 AGG genannten Gründe ausgeschlossen sein muss. Ein Verstoß gegen das AGG liegt vor, wenn die Stellenanzeige nach einem Merkmal des § 1 AGG differenziert.[2] Unternehmen haben folglich genau...mehr

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Wesentliches Instrument aufseiten des Gesetzgebers war die Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes im Jahr 2006 (im Folgenden AGG). Das AGG hat zum Ziel, Diskriminierungen aus Gründen der ethnischen Herkunft, der zugeschriebenen "Rasse", des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern be...mehr

Aktuell wird in den, auch öffentlich, geführten Diskussionen häufig das Wort "Machtmissbrauch" in einem Atemzug mit dem Thema Diskriminierung im Arbeitsleben genannt. Machtmissbrauch ist kein juristischer Begriff. Die dahinter liegenden Sachverhalte beschreiben im hier relevanten Zusammenhang Situationen, in denen Unternehmen bzw. Führungskräfte rechtliche Möglichkeiten sach...mehr

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Rz. 6 Die Rechtsverhältnisse innerhalb des Vereins werden in Ausübung der Vereinsautonomie durch die Satzung bestimmt, soweit nicht zwingendes Recht nach §§ 25 ff. BGB eingreift. Bestimmte, in § 40 BGB genannte Bestimmungen sind satzungsdispositiv. Im Übrigen sind die gesetzlichen Bestimmungen der §§ 21 ff. BGB zwingend. Die Satzung mussmehr

ISO-zertifizierte Audit-Trails, GoBD-konforme Archivierung und Vier-Augen-Prinzip sind in modernen Lösungen vorkonfiguriert. Prüfer können sämtliche Schritte chronologisch nachvollziehen, ohne Ordner zu wälzen. Zudem lösen integrierte Prüfregeln automatisch Alarme bei Unregelmäßigkeiten (etwa doppelte IBANs oder Rechnungsnummern) aus. Was gestern Wochen an Prüfungsvorbereitu...mehr

KMU wachsen oft in Sprüngen: neue Länder, weitere Produktlinien oder Standorte, zusätzliche Gesellschaften. In der manuell geprägten Welt skaliert die Finance-Organisation über Köpfe. Automatisierte Systeme hingegen skalieren technisch: Ob 100 oder 1.000 Buchungen – die Datenbank performt gleich. Damit bleibt das Team klein, die Prozesse schlank und die Fixkosten planbar.mehr

Überblick Mittelständische Finanzabteilungen arbeiten oft mit manuellen Prozessen, insbesondere bei der Buchhaltung und Nutzung von Excel. Diese Arbeitsweise führt zu Zeitverlusten und Fehleranfälligkeit. Automatisierung dagegen bietet Vorteile wie Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Echtzeit-Daten für Entscheidungen, Compliance-Sicherheit und Skalierbarkeit. Effizienzhebel sind...mehr

4.1.1 Datenschutz In rechtlicher Hinsicht stellen sich zwingendermaßen Datenschutzfragen, und zwar sowohl in Bezug auf die Daten, mit denen die KI trainiert wird, als auch in Bezug auf Daten, die in das KI-System eingegeben und durch dieses wieder ausgegeben werden. Es gelten zunächst die allgemeinen Anforderungen an eine zulässige Datenverarbeitung gemäß Art. 5, 6, 32 DSGVO ...mehr

Zur Sicherstellung der rechtlich und digital-ethisch geforderten menschlichen Aufsicht bietet sich, abhängig von der Unternehmensgröße, die neu zu schaffende Rolle eines Human in the Loop Supervisors ("HILS") an. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) muss dies nicht zwingend eine neu geschaffene Vollzeitstelle sein. Die Verantwortung kann auch gebündelt und einer bestehe...mehr

Im HR-Kontext sind selbstredend arbeitsrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Angesichts der Diskriminierungsrisiken drohen insbesondere Verstöße gegen Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Zu beachten ist zudem, dass bei der Einführung von KI-Systemen grundsätzlich der Betriebsrat einbezogen werden muss.[1] Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats ergibt...mehr