Fachbeiträge & Kommentare zu Außenprüfung

7.1 Wirkung gegenüber dem Arbeitgeber Rz. 35 Die LSt-Außenprüfung entfaltet gegenüber dem Arbeitgeber die Wirkungen einer Außenprüfung nach § 193 AO. Der Beginn der LSt-Außenprüfung oder dessen Hinausschieben auf Antrag des Arbeitgebers führt daher nach § 171 Abs. 4 S. 1 AO zur Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist für die LSt. Dies gilt in gleicher Weise für eine etwaige Haftu...mehr

Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engem zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können. Dies gilt auch für den Fall, dass eine Cloud-TSE eingesetzt wird. Die Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems müssen im Format der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für K...mehr

1 Allgemeines 1.1 Überblick über die Lohnsteuer-Außenprüfung Rz. 1 § 42f EStG beinhaltet Regelungen zur LSt-Außenprüfung. Die Vorschrift ist nicht die Rechtsgrundlage für die LSt-Außenprüfung, sondern knüpft hierzu an die allgemeinen Regelungen der §§ 193ff. AO an.[1] § 42f EStG enthält jedoch für die LSt-Außenprüfung Sonderregelungen zur sachlichen und örtlichen Zuständigkeit...mehr

Rz. 35 Die LSt-Außenprüfung entfaltet gegenüber dem Arbeitgeber die Wirkungen einer Außenprüfung nach § 193 AO. Der Beginn der LSt-Außenprüfung oder dessen Hinausschieben auf Antrag des Arbeitgebers führt daher nach § 171 Abs. 4 S. 1 AO zur Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist für die LSt. Dies gilt in gleicher Weise für eine etwaige Haftung des Arbeitgebers, da insoweit nach...mehr

Rz. 40 Die LSt-Außenprüfung entfaltet keine unmittelbare Wirkung gegenüber den Arbeitnehmern, da diese nicht Beteiligte in diesem Verfahren sind (Rz. 24). Allerdings können im Rahmen der LSt-Außenprüfung festgestellte Tatsachen bei der Festsetzung der ESt gegenüber dem Arbeitnehmer verwertet werden. Bestandskräftige Festsetzungen können nach § 173 Abs. 1 AO geändert werden, ...mehr

Rz. 43 Der Arbeitgeber kann als Beteiligter der LSt-Außenprüfung gegen die Prüfungsanordnung Einspruch einlegen. Im anschließenden Klageverfahren müssen die Arbeitnehmer nicht gem. § 60 Abs. 3 FGO notwendig beigeladen werden (Rz. 24). Die Anforderung von Auskünften und Unterlagen durch den LSt-Außenprüfer kann der Arbeitgeber ebenfalls mit dem Einspruch anfechten, da hierdur...mehr

Rz. 24 Der Arbeitnehmer ist gem. § 38 Abs. 2 S. 1 EStG Schuldner der von dem Arbeitgeber einzubehaltenden und abzuführenden LSt. Er ist daher Stpfl. i. S. d. § 33 AO. Die LSt-Außenprüfung richtet sich jedoch nicht gegen ihn, sodass er insoweit nicht Verfahrensbeteiligter nach § 78 AO und nicht Adressat der Prüfungsanordnung nach § 196 AO ist. Dies ergibt sich daraus, dass du...mehr

Rz. 32 Gem. § 42f Abs. 4 EStG können die LSt-Außenprüfung und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung nach § 28p SGB IV auf Verlangen des Arbeitgebers zur gleichen Zeit durchgeführt werden. Die Vorschrift bezweckt die Reduzierung der Belastungen, die dem Arbeitgeber durch 2 getrennte Außenprüfungen der Finanzverwaltung und der Träger der Rentenversicherung ents...mehr

Rz. 8 § 42f EStG ist durch Gesetz v. 5.8.1974[1] eingefügt und durch Gesetz v. 14.12.1976[2] an die neu erlassene AO angepasst worden. Durch Gesetz v. 15.12.2003[3] wurde im Anschluss an die Einfügung des § 38 Abs. 3a EStG zum Übergang der Pflichten des Arbeitgebers im LSt-Abzugsverfahren auf Dritte in § 42f Abs. 3 EStG eine Regelung zur Durchführung von LSt-Außenprüfungen i...mehr

Rz. 21 Der Arbeitgeber ist im Rahmen der LSt-Außenprüfung Stpfl. nach § 33 AO (Rz. 2) und Verfahrensbeteiligter nach § 78 Nr. 2 AO, da sich die LSt-Außenprüfung gegen ihn richtet. Dies gilt unabhängig davon, ob er Einbehaltungs- und Abführungsverpflichteter der LSt, Haftungsschuldner oder selbst Steuerschuldner der pauschalierten LSt ist. Rz. 22 Als Beteiligten treffen den Ar...mehr

1.1 Überblick über die Lohnsteuer-Außenprüfung Rz. 1 § 42f EStG beinhaltet Regelungen zur LSt-Außenprüfung. Die Vorschrift ist nicht die Rechtsgrundlage für die LSt-Außenprüfung, sondern knüpft hierzu an die allgemeinen Regelungen der §§ 193ff. AO an.[1] § 42f EStG enthält jedoch für die LSt-Außenprüfung Sonderregelungen zur sachlichen und örtlichen Zuständigkeit (§ 42f Abs. ...mehr

4.1 Arbeitgeber Rz. 21 Der Arbeitgeber ist im Rahmen der LSt-Außenprüfung Stpfl. nach § 33 AO (Rz. 2) und Verfahrensbeteiligter nach § 78 Nr. 2 AO, da sich die LSt-Außenprüfung gegen ihn richtet. Dies gilt unabhängig davon, ob er Einbehaltungs- und Abführungsverpflichteter der LSt, Haftungsschuldner oder selbst Steuerschuldner der pauschalierten LSt ist. Rz. 22 Als Beteiligten...mehr

Ja. Es ist jedoch sicherzustellen, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engen zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können.mehr

Ja. Es gibt keine Vorgaben für den genauen Weg, auf dem die Daten zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Daten müssen im Falle einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau in dem in der BSI-TR-03151 spezifizierten TAR-Format übergeben werden.mehr

Eine Pflicht zur Mitteilung des Wechsels der TSE besteht nicht. Die Unterlagen über die Anschaffung und den Wechsel bzw. Austausch einer TSE sind als Bestandteil der Verfahrensdokumentation im Betrieb vorzuhalten (Rz. 151 ff. des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I 2019, S. 1269) zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (BStBl I 2025, S. 1502)). Im Int...mehr

Rz. 71 Vermögensgegenstände und Schulden sind nach § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten. Dabei ist nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB vorsichtig zu bewerten; namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlusstag entstanden sind, zu berücksichtigen, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und dem Tag der Aufstell...mehr

Beim Einsatz wechselnder Kassenschubladen ist kein Kassenabschluss bei jedem Wechsel vorgeschrieben. Die Schublade ist allerdings nicht als ein Aufzeichnungssystem zu verstehen. Weiterhin bleibt die im Einsatz befindliche Kasse das System, auf das abgestellt wird. Es ist darauf zu achten, dass eine Kassensturz-Fähigkeit hergestellt wird. Diese Anforderung kann erreicht werde...mehr

Die Belegausgabepflicht dient der verstärkten Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug, da auf den Beleg zukünftig zusätzliche Daten aufgedruckt werden müssen. Anhand des ausgegebenen Belegs ist im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung u. a. leichter nachprüfbar, ob der Geschäftsvorfall einzeln festgehalten, aufgezeichnet und aufbewahrt wurde. So ...mehr

Rz. 81 Die auf den vorhergehenden Jahresabschluss angewandten Bewertungsmethoden sollen nach § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB beibehalten werden. Dieser Grundsatz der Bewertungsstetigkeit gilt für alle Kaufleute und über den Maßgeblichkeitsgrundsatz auch für die Steuerbilanz. Das Stetigkeitsgebot ist durch § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB i. d. F. des BilMoG von einer Soll- in eine Mussvorschri...mehr

Rz. 330 Darlehensforderungen sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG grundsätzlich mit den Anschaffungskosten anzusetzen. Dabei kommt es weder auf den Auszahlungsbetrag noch auf den Barwert an. Vielmehr gilt als Anschaffungskosten der Nennbetrag der Darlehensforderung, auch wenn das Darlehen unverzinslich oder niedrig verzinslich ist. In den letzteren Fällen kommt lediglich eine Tei...mehr

Rz. 492 Im Fall der unentgeltlichen Übertragung eines (Teil-)Betriebs oder Mitunternehmeranteils sind bei der Ermittlung des Gewinns des bisherigen Betriebsinhabers (Mitunternehmers) nach § 6 Abs. 3 S. 1 EStG die Wirtschaftsgüter mit den Werten anzusetzen, die sich nach den Vorschriften über die Gewinnermittlung ergeben. Der Rechtsnachfolger ist nach S. 2 an diese Werte gebu...mehr

Die Umsatzsteuer entsteht bei der Sollbesteuerung grds. mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums (VAZ), in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Bei einer Werklieferung ist die Leistung im Regelfall dann ausgeführt, wenn die Übergabe und Abnahme des fertiggestellten Werks erfolgt und der Auftraggeber die Verfügungsmacht mit der Übergabe des fertiggestellten Werks erhält.[1] Di...mehr

Rz. 257g Nach § 253 Abs. 2 bis 4 HGB i. d. F. vor dem Inkrafttreten des BilMoG v. 25.5.2009[1] durfte ein angesetzter niedrigerer Wert beibehalten werden, auch wenn die Gründe dafür nicht mehr bestehen.[2] Für Kapitalgesellschaften sah demgegenüber § 280 Abs. 1 HGB a. F. ein Wertaufholungsgebot vor. Von einer Zuschreibung konnte jedoch nach § 280 Abs. 2 HGB abgesehen werden,...mehr

Rz. 6 Eine Zuordnung von beitragsfreien Zeiten i. S. v. §§ 58, 59, 252 Abs. 1, 252a Abs. 1, 253a kann nach dem Wortlaut der Vorschrift ausschließlich aufgrund von Pflichtbeiträgen zur knappschaftlichen Rentenversicherung erfolgen, die darüber hinaus in einem zeitlichen Zusammenhang zu den vorgenannten beitragsfreien Zeiten stehen müssen. Neben tatsächlich gezahlten Pflichtbe...mehr

Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Vorbehalt der Nachprüfung der geprüften Lohnsteuer-Anmeldungen aufzuheben. Dies gilt unabhängig davon, ob für die betreffenden Zeiträume Lohnsteuer-Nachforderungsbescheide oder Haftungsbescheide erlassen werden. Führt die Lohnsteuer-Außenprüfung zu keinem Mehrergebnis, erhält der Arbeitgeber eine entsprechende schriftliche ...mehr

3.1 Schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ergeht ein schriftlicher Bericht, sofern die Prüfung zu Änderungen geführt hat. Für den Prüfungsbericht ist seit 2023 auch die Bekanntgabe in elektronischer Form möglich.[1] Der Prüfungsbericht muss Aufschluss über sämtliche getroffene Feststellungen geben. Das Finanzamt räumt de...mehr

Die Lohnsteuer-Außenprüfung findet wie die Betriebsprüfung regelmäßig ihren Abschluss in einer Schlussbesprechung. Hierauf hat der Arbeitgeber einen Rechtsanspruch, wenn die Prüfung zu einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen führt. Er hat dann nochmals Gelegenheit, zu den einzelnen Prüfungsfeststellungen eingehend Stellung zu nehmen. Hierbei können in Zweifelsfällen Kompro...mehr

Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten deshalb die Vorschriften der Abgabenordnung [1] sowie der Betriebsprüfungsordnung.[2] Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss deshalb die Durchführung einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch eine schriftliche oder elektron...mehr

Unternehmen müssen lohnsteuerliche Feststellungen in Folge einer Lohnsteuer-Außenprüfung auch sozialversicherungsrechtlich auswerten. Denn fast immer führen lohnsteuerliche Korrekturen und Nachforderungen auch zu beitragsrechtlichen Konsequenzen (Nachentrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen). Zur Vermeidung von Säumniszuschlägen muss im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenp...mehr

Analog zur Umsatzsteuer-Nachschau steht zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer die Lohnsteuer-Nachschau zur Verfügung.[1] Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung und dient als eigenständiges Prüfungsverfahren in Ergänzung zur Lohnsteuer-Außenprüfung.[2] Im Unterschied zur Lohnsteuer-Außenprüfung handelt es sich um die zeitnahe Überwachu...mehr

Infolge der fortschreitenden Digitalisierung spielen quantitative Prüf- und Schätzungsmethoden im Rahmen der Außenprüfungen eine immer größere Rolle. In einem praxisrelevanten BMF-Schreiben werden insbesondere mathematisch-statistische (quantitative) Prüfungsmethoden vorgestellt, die in Außenprüfungen eingesetzt werden können, um die Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichti...mehr

Die Abgabenordnung sieht kein allgemeines Akteneinsichtsrecht des Steuerpflichtigen vor. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO besteht für alle Steuerpflichtigen grundsätzlich ein Anspruch auf Akteneinsicht bei der Finanzbehörde.[1] So besteht ein Anspruch darauf, dass das für die Betriebsprüfung zuständige Finanzamt eine Kopie der personenbezogenen Daten, die bei einer früheren B...mehr

Überblick Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den Arbeitgeber eine...mehr

Zu beachten ist außerdem die erweiterte Anzeige- und Berichtigungspflicht[1] bezüglich Steuererklärungen, die auch für die Lohnsteuer relevant sind. Die Anzeige- und Berichtigungspflicht besteht, wenn die Prüfungsfeststellungen einer Außenprüfung unanfechtbar in einem Steuerbescheid, einem Feststellungsbescheid [2] oder einem Teilabschlussbescheid [3] umgesetzt worden sind und...mehr

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung wird bei Betrieben mit mindestens 20 beschäftigten Arbeitnehmern als Anschlussprüfung durchgeführt. Sie schließt also ohne zeitliche Lücke an den letzten Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum der Vorprüfung an. Eine Begrenzung auf eine Maximalzahl von Kalenderjahren ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Begrenzung des Prüfungszeitraums ergibt sich aus d...mehr

Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ergeht ein schriftlicher Bericht, sofern die Prüfung zu Änderungen geführt hat. Für den Prüfungsbericht ist seit 2023 auch die Bekanntgabe in elektronischer Form möglich.[1] Der Prüfungsbericht muss Aufschluss über sämtliche getroffene Feststellungen geben. Das Finanzamt räumt dem Arbeitgeber durch die Übersendung des Prüfungsberic...mehr

Um das Haftungsrisiko im Lohnsteuerverfahren so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, bei Zweifelsfragen eine Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt einzuholen. Das Finanzamt ist an eine erteilte Anrufungsauskunft gebunden. Das Finanzamt kann deshalb die vom Arbeitgeber aufgrund einer Anrufungsauskunft nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer auch nic...mehr

3.4.1 Änderungssperre nach Außenprüfung Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Vorbehalt der Nachprüfung der geprüften Lohnsteuer-Anmeldungen aufzuheben. Dies gilt unabhängig davon, ob für die betreffenden Zeiträume Lohnsteuer-Nachforderungsbescheide oder Haftungsbescheide erlassen werden. Führt die Lohnsteuer-Außenprüfung zu keinem Mehrergebnis, erhält der Arbei...mehr

Zusammenfassung Überblick Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den A...mehr

Dem Finanzamt ist es in diesen Fällen allerdings nicht gänzlich verwehrt, Lohnsteuerfehlbeträge nachzufordern. Die Änderungssperre wirkt gegenüber dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer nur im Lohnsteuerverfahren. Das Finanzamt kann daher die vom Arbeitgeber aufgrund einer (unrichtigen) Anrufungsauskunft nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nicht nachf...mehr

Die Zuständigkeit für die Erteilung einer Anrufungsauskunft wird zentral einem Finanzamt zugewiesen, wenn der Arbeitgeber mehrere lohnsteuerliche Betriebsstätten unterhält. Zuständig ist das Finanzamt der Geschäftsleitung, dem gegenüber in der Anrufungsauskunft zu erklären ist, für welche Betriebsstätten die lohnsteuerliche Behandlung von Bedeutung ist.[1] Die vom Betriebsstä...mehr

Der Prüfer kann auf Lohn- und Bilanzbuchhaltungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, elektronisch zugreifen. Die Zugriffsmöglichkeiten wurden zuletzt im Jahr 2022 mit Inkrafttreten zum 1.1.2023 reformiert.[1] Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Regelungen gegeben, die für die Prüfungspraxis von wichtiger Bedeutung sind: Die Außen...mehr

Zur Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers gehört, dass dieser gegenüber dem Prüfer zur Klärung von Fragen Rede und Antwort steht. Die Auskunftspflicht gilt bei der Lohnsteuer-Außenprüfung auch für Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber dem Prüfer ausdrücklich als Auskunftsperson benannt hat, etwa den Personalchef, den Leiter der Steuerabteilung oder den Entgeltabrechner. Für den Prüfer...mehr

Bei Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Prüfer verpflichtet, sich durch einen Lichtbildausweis zu legitimieren. Die Lohnsteuer-Außenprüfung erstreckt sich auf die in der Prüfungsanordnung angegebenen Steuerarten. Neben der Lohnsteuer werden im Normalfall der Solidaritätszuschlag, die Kirchenlohnsteuer sowie die vermögenswirksamen Leistungen geprüft. Die Lohnsteuer-Auß...mehr

Prüfungsort sind die Geschäftsräume des Arbeitgebers. In diesem Fall müssen dem Prüfer ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.[1] Sind geeignete Geschäftsräume nicht vorhanden, kann die Prüfung stattdessen beim Finanzamt erfolgen. Hinweis Prüfung beim Steuerberater nur in Ausnahmefällen Die Prüfung...mehr

1 Schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten deshalb die Vorschriften der Abgabenordnung [1] sowie der Betriebsprüfungsordnung.[2] Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss deshalb die Durchführung einer Lohnsteuer...mehr

Bei Zugang der Prüfungsanordnung empfiehlt sich folgendes organisatorische Vorgehen: Information des steuerlichen Beraters. Unterrichtung des für die Entgeltabrechnung zuständigen Personals, damit dieses während der Prüfung zur Verfügung steht. Überprüfung des angegebenen Termins – ggf. kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Verschiebung des Prüfungsbeginns beantragt werden. Ka...mehr

Infographic 2.1 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung Der Prüfer kann auf Lohn- und Bilanzbuchhaltungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, elektronisch zugreifen. Die Zugriffsmöglichkeiten wurden zuletzt im Jahr 2022 mit Inkrafttreten zum 1.1.2023 reformiert.[1] Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Regelungen gegeben, die fü...mehr

Die Anrufungsauskunft für Lohnsteuerzwecke[1] ist im Gegensatz zu einer allgemein verbindlichen Auskunft[2] kostenfrei. Wird dem Arbeitgeber vom Finanzamt eine falsche Auskunft erteilt, kann das Finanzamt später den Lohnsteuerabzug nicht beanstanden. Eine Haftung des Arbeitgebers scheidet insoweit aus. Die Rechtsprechung beschränkt die Rechtswirkungen der Anrufungsauskunft d...mehr

Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sehen jeweils 2 "Sammelkonten" für Aufwendungen vor, die unter sachlichen Gesichtspunkten bei anderen Konten nicht unterzubringen sind. Das ist einmal das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" und zum andern das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" 4900 (SKR 03) bzw. 6300 (SKR 04). Betriebsbedarf sind alle Dinge, die Sie für Ihren Betrieb ...mehr