Fachbeiträge & Kommentare zu Außenprüfung

Die Deutsche Rentenversicherung kann für die Prüfung bei den Arbeitgebern eine Datenanalyse mittels eines Systems künstlicher Intelligenz (KI-System) durchführen. Die Datenanalyse dient dem Zweck, den prüfenden Träger der Rentenversicherung bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen, indem ihm bereits im Vorfeld der Prüfung Hinweise auf mögliche Prüfungsschwerpunkte z...mehr

Die Entgeltunterlagen müssen für alle beschäftigten Arbeitnehmer in der Weise geführt werden, die es dem Prüfer ermöglicht, im Rahmen der Prüfung die vorgenommenen Beurteilungen sicher nachzuvollziehen.[1] Dies gilt in gleicher Weise für die Tatbestände der Unfallversicherung und die Prüfung der Künstlersozialabgabe.[2] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, in entsprechendem Umfa...mehr

Dem Arbeitgeber steht ein grundsätzliches Wahlrecht darüber zu, ob die Prüfung in seinen Geschäftsräumen, bei der Abrechnungsstelle (Steuerberater oder andere Stellen) oder beim Rentenversicherungsträger durchgeführt werden soll. Das Wahlrecht entfällt, wenn besondere Gründe vorliegen, die eine Prüfung in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers gerechtfertigt erscheinen lassen.[1]mehr

Die Entscheidungen in versicherungs-, beitrags- und melderechtlicher Hinsicht werden im Allgemeinen durch den Arbeitgeber vorgenommen. Der Arbeitgeber ist dazu nach ständiger Rechtsprechung gehalten, sich jeweils zum Fälligkeitstag Klarheit über die sozialversicherungsrechtliche Behandlung der bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer bzw. der fälligen Abgaben zu verschaffen und di...mehr

Die Rentenversicherungsträger überprüfen im Rahmen der Betriebsprüfung auch die ordnungsgemäße Entrichtung der Insolvenzgeldumlage. Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Umlageabrechnung das umlagepflichtige Arbeitsentgelt und die Umlage zu erfassen und zur Verfügung zu stellen. § 9 BVV gilt für die Insolvenzgeldumlage entsprechend. Der Arbeitgeber hat hier...mehr

Beruht eine Beitragsnachforderung auf einem Verstoß gegen Mindestentgeltsätze, die in allgemeinverbindlichen bzw. aufgrund einer Rechtsverordnung nach § 7 AEntG maßgeblichen Tarifverträgen festgelegt sind, ist in jedem Einzelfall zu prüfen, ob Vorsatz oder bedingter Vorsatz vorliegt.[1] Dies hätte zur Konsequenz, dass Säumniszuschläge entweder erhoben oder auch nicht erhoben...mehr

Die Betriebsprüfungen werden vom Arbeitsbereich Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Hauptzollämter durchgeführt. Aufgaben der FKS werden in den Sachgebieten E (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) und F (Ahndung) wahrgenommen. Die Prüfer tragen meist Dienstkleidung und weisen sich durch Dienstmarke oder Dienstausweise aus. Unterstützt werden die Mitarbeiter der Zollverwaltung von ...mehr

Die im Rahmen von Betriebsprüfungen erforderliche Feststellung, ob von unverschuldeter Unkenntnis des Arbeitgebers ausgegangen werden kann, ist in der Praxis oft mit Schwierigkeiten verbunden. Unverschuldete Unkenntnis liegt beispielsweise vor, wenn die falsche Beitragsberechnung lediglich auf einem Abrechnungsversehen basiert. Dagegen kann keine unverschuldete Unkenntnis an...mehr

Zusammenfassung Überblick Schwarzarbeit, illegale Beschäftigung und Lohndumping sind keine Kavaliersdelikte. Sie vernichten Arbeitsplätze, greifen in den fairen Konkurrenzkampf der Betriebe ein, indem sie ungleiche Verhältnisse schaffen und bringen die Allgemeinheit um Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Der Gesetzgeber hat die Behörden der Zollverwaltung beauftragt, dies...mehr

Die Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags erfolgt aus dem Arbeitsentgelt. Die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger entstehen nicht nur für gezahltes, sondern auch für geschuldetes Arbeitsentgelt, das zum jeweiligen Fälligkeitstag nicht ausgezahlt ist.[1] 8.1 Prüfschwerpunkte des Beitragsrechts Die Prüfung der Beitragsberechnung umfasst insbesondere zeitlic...mehr

Überblick Werden fällige Ansprüche auf Sozialversicherungsbeiträge bzw. auf die Künstlersozialabgabe im Rahmen einer Betriebsprüfung für die Vergangenheit festgestellt, so ist vom prüfenden Rentenversicherungsträger auch über die Erhebung von Säumniszuschlägen zu entscheiden. Aber: Wann werden Säumniszuschläge erhoben und wann nicht? Säumniszuschläge sind nur dann nicht zu erh...mehr

Die Träger der Rentenversicherung sind im Rahmen der Prüfung bei den Arbeitgebern bei der Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten zur Zusammenarbeit mit anderen Behörden verpflichtet. Das gilt insbesondere für die Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit, den Krankenkassen, den Behörden der Zollverwaltung, den in § 71 AufenthG genannten Behörden, den Finanzbeh...mehr

Die Rentenversicherungsträger berechnen Säumniszuschläge ausgehend vom Fälligkeitstag ab dem Monat der Säumnis bis zum Zeitpunkt der Schlussbesprechung. Für Zeiträume danach werden weder vom Rentenversicherungsträger noch von der Einzugsstelle Säumniszuschläge erhoben, es sei denn, der Arbeitgeber hat das im Bescheid festgesetzte Zahlungsziel nicht eingehalten.[1] Praxis-Beis...mehr

Die Auskunftspflicht nach § 98 Abs. 1 SGB X umfasst insbesondere alle Angaben über die Anzahl der beschäftigten Personen einschließlich mitarbeitender Familienangehöriger und der geringfügig Beschäftigten, ohne Rücksicht auf ihre versicherungsrechtliche Stellung, die Namen, Geburtsdaten und Anschriften dieser Personen, die Höhe ihrer Arbeitsentgelte und sonstigen Bezüge, den Zei...mehr

Für Wertguthaben beschäftigter Arbeitnehmer, die auf der Grundlage von Wertguthabenvereinbarungen gebildet wurden, müssen vom Arbeitgeber ausreichende Insolvenzsicherungsmaßnahmen getroffen sein.[1] 10.1 Ursachen unwirksamer Insolvenzsicherungsmaßnahmen Wird bei der Betriebsprüfung festgestellt, dass für Wertguthaben entweder keine Vorkehrungen zum Insolvenzschutz getroffen wor...mehr

Betriebsprüfungen werden in aller Regel als Stichprobenprüfungen durchgeführt, wobei der Betriebsprüfer die Auswahl der prüfrelevanten Sachverhalte nach pflichtgemäßem Ermessen zu treffen hat. Ein Vertrauensschutz bzw. ein Beanstandungsschutz kann folglich nicht für Sachverhalte eintreten, die bei der Prüfung nicht entdeckt werden. Dies gilt selbst dann, wenn ein Betriebsprü...mehr

Die Prüfung erstreckt sich über den gesamten Bereich der Entgeltunterlagen.[1] Sie kann über das gesamte Rechnungswesen einschließlich aller Voraufzeichnungen und Belege ausgedehnt werden.[2] Da entgeltbezogene Vorgänge oft nur in der Finanzbuchhaltung verbucht sind, ist mittlerweile die Prüfung des Rechnungswesens Prüfstandard der Rentenversicherungsträger. Zu den entgeltbe...mehr

Betriebsprüfungen sind so durchzuführen, dass den beteiligten Versicherungsträgern keine Beitragsausfälle entstehen.[1] Die Rentenversicherungsträger führen mindestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern in alleiniger Verantwortung durch.[2] Die Prüfung erstreckt sich auf alle Beiträge und Abgaben zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung...mehr

Zur Künstlersozialabgabe ist ein Unternehmer unter den Voraussetzungen des § 24 KSVG verpflichtet. Im Gesetz werden dabei 3 Gruppen unterschieden. 3.1 Typische Verwerter Sie verwerten typischerweise künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen und sind als solche für alle gezahlten Entgelte abgabepflichtig.[1] Eine Gelegentlichkeitsklausel (Bagatellgrenze) gibt es f...mehr

1 Zuständigkeit der Hauptzollämter Die Betriebsprüfungen werden vom Arbeitsbereich Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Hauptzollämter durchgeführt. Aufgaben der FKS werden in den Sachgebieten E (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) und F (Ahndung) wahrgenommen. Die Prüfer tragen meist Dienstkleidung und weisen sich durch Dienstmarke oder Dienstausweise aus. Unterstützt werden die M...mehr

1 Prüfung der Künstlersozialabgabe Jeder Unternehmer, der nicht nur gelegentlich Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten (natürliche Personen) vergibt, ist zur Meldung und zur Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse (KSK) verpflichtet. Die Rentenversicherungsträger müssen bei den Arbeitgebern prüfen, ob diese ihre Meldepflichten nach dem Künstl...mehr

5.1.1 Mitwirkungspflichtverletzungen Wer als Arbeitgeber eine Prüfung nicht duldet, bei einer Prüfung nicht mitwirkt, eine Auskunft nicht oder nicht richtig erteilt oder die genannten Unterlagen nicht vorlegt oder das Betreten des Grundstücks oder der Geschäftsräume nicht duldet, handelt ordnungswidrig. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit Bußgeld bis zu einer Höhe von 30.000 EU...mehr

3.1 Sozialversicherungsrechtliche Pflichten Die Hauptzollämter prüfen, ob der Arbeitgeber seine sozialversicherungsrechtlichen Melde-, Beitrags- und Aufzeichnungspflichten erfüllt hat. Hier wird festgestellt, ob die Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung korrekt errechnet und abgeführt wurden. 3.2 Lohndumping/Mindestlohn/ausbeuterische Arbeitsbedingungen Da...mehr

2.3.1 Fahrlässiges/Vorsätzliches Handeln Kenntnis ist das sichere Wissen darum, rechtlich und tatsächlich zur Beitragszahlung verpflichtet zu sein. Ob ihr Fehlen unverschuldet ist, bestimmt sich nicht nach § 276 BGB, sondern nach einem eigenständigen Verschuldensmaßstab. Verschulden setzt wenigstens bedingten Vorsatz voraus; d. h., es liegt ein vorwerfbares Verhalten und ein ...mehr

Säumniszuschläge sind untrennbar mit der Hauptforderung verbunden. Sie stellen zwar eine separate, jedoch nicht eine völlig eigenständige und damit unabhängige Forderung dar. Säumniszuschläge verjähren daher mit der Hauptforderung.[1]mehr

Rn. 1 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 § 42f Abs 1 EStG regelt die sachliche und örtliche Zuständigkeit des Betriebsstätten-FA für die LSt-Außenprüfung und bestimmt ergänzend zu § 193 Abs 2 Nr 1 AO und § 194 Abs 1 S 4 AO deren Gegenstand, nämlich die Einbehaltung oder Übernahme und Abführung der LSt. § 42f Abs 2 EStG enthält Vorschriften über die Mitwirkungspflicht des ArbG unter G...mehr

Rn. 3 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 § 42f EStG ergänzt die in §§ 193 ff AO enthaltenen allg Regelungen über die Außenprüfung (BT-Drs 7/1470, 307). Die LSt-Außenprüfung ist eine besondere Prüfung iSd §§ 193 ff AO und eine abschließende Prüfung iSd § 164 Abs 2 S 3, Abs 3 S 3 AO, Krüger in Schmidt, § 42f EStG Rz 1 (44. Aufl 2025); Fissenewert in H/H/R, § 42f EStG Rz 3 (11/2023). Im...mehr

Rn. 14 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Gem § 1 Abs 2 BpO sind für die LSt-Außenprüfung als besondere Außenprüfung die §§ 5–12, 20–24, 29 und 30 BpO mit Ausnahme des § 5 Abs 4 S 2 BpO (verlängerte Bekanntgabefrist für die Prüfungsanordnung bei Großbetrieben) sinngemäß anzuwenden (ebenso R 42 f Abs 1 S 2 LStR 2023). Hieraus ergibt sich eine Selbstbindung der FinVerw, das FA darf be...mehr

Rn. 62 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Der Ablauf der Festsetzungsfrist für die ESt des ArbN wird durch die LSt-Außenprüfung beim ArbG gem § 171 Abs 15 AO gehemmt. § 171 Abs 15 AO gilt gem Art 97 § 10 Abs 11 EGAO für alle Festsetzungsfristen, die zum 30.06.2013 gegenüber den ArbN als Steuerschuldnern noch nicht abgelaufen sind. § 171 Abs 15 AO schafft partiell eine personenübergr...mehr

Rn. 4 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Der sachliche Geltungsbereich des § 42f EStG betrifft die Überprüfung des LSt-Abzugs (§ 38 Abs 1 EStG) bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit. Des Weiteren kann sich die LSt-Außenprüfung auch auf Annexsteuern beziehen (ausführlich dazu s Rn 15). Sie erstreckt sich auch auf die Feststellung der ArbG-Eigenschaft und die Pauschalieru...mehr

Die Behörden der Zollverwaltung arbeiten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben mit den Trägern der Rentenversicherung zusammen und teilen ihnen ihre Feststellungen bei Mindestlohnverstößen mit. Der für die Prüfung zuständige Rentenversicherungsträger erlässt – ggf. nach einer weiteren eigenständigen Betriebsprüfung – den Beitragsnachforderungsbescheid. Verstöße gegen das Mindestlo...mehr

Die beanstandeten Sachverhalte werden in einem Prüfbericht[1] zusammengefasst und dem Arbeitgeber mittels Verwaltungsakt bekannt gegeben. Dies umfasst alle versicherungs-, beitrags- und melderechtlichen Sachverhalte, einschließlich der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz, die Insolvenzgeldumlage und die Abgabepflicht sowie die Vorauszahlungsbescheide zur Künstlersoz...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen des Rechnungswesens ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.[2] Die Prüfmitteilungen sind vom Arbeitgeber bis zur näch...mehr

Im Rahmen von Betriebsprüfungen sind Säumniszuschläge nicht zu erheben, soweit der Arbeitgeber glaubhaft macht, dass er unverschuldet keine Kenntnis von der Beitragspflicht hatte.[1] Sind danach Säumniszuschläge zu erheben, so werden diese ab dem Beginn des Monats der Fälligkeit bis zum Vormonat der Schlussbesprechung erhoben. Wurde derselbe Sachverhalt bereits bei einer vorh...mehr

Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch des Ab...mehr

Ansprüche auf Beiträge verjähren 4 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind.[1] Damit keine Beiträge verjähren, umfasst der Prüfzeitraum grundsätzlich den gesamten Verjährungszeitraum von 4 Jahren. Die Verjährung der Beitragsforderungen ist für die Dauer der Betriebsprüfung gehemmt. Die Hemmung endet, wenn die Betriebsprüfung unmittelbar nach ihr...mehr

Die Überprüfung von Firmen und wirtschaftlich Tätigen obliegt grundsätzlich der Zollverwaltung. Dazu ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) eingerichtet worden. Zur Erfüllung ihrer Mitteilungspflicht prüft sie gegenüber den Länderfinanzbehörden, ob Steuerpflichtige den sich aus den Dienst- oder Werkleistungen ergebenden steuerlichen Pflichten nicht nachgekommen sind. Be...mehr

Rn. 39 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Fraglich ist, ob § 42f Abs 2 S 2 EStG mit konstitutiver Wirkung eigenständige Mitwirkungspflichten der ArbN iRd LSt-Außenprüfung begründet, so Heuermann in Brandis/Heuermann § 42f EStG Rz 22 (11/2024), die neben die Mitwirkungspflichten des ArbG treten und diese ergänzen (vgl BFH v 15.12.1989, VI R 151/86, BStBl II 1990, 526). Nach aA werden...mehr

Gegen die Festsetzung eines Bußgeldes durch die Verwaltungsbehörde (Hauptzollamt) hat der Betroffene die Möglichkeit, Einspruch einzulegen. Die Rechtsbehelfsbelehrung ist dem Bußgeldbescheid zu entnehmen. Bei Geld- oder Freiheitsstrafen gelten die den jeweiligen Entscheidungen zu entnehmenden Rechtsmittelbelehrungen. Praxis-Tipp Rechtsmittel richtig einlegen Arbeitgeber sollte...mehr

Es wird auch geprüft, ob angetroffene Personen oder zum Schein Beschäftigte Sozialleistungen nach dem SGB II oder SGB III zu Unrecht erhalten haben. Hauptsächlich handelt es sich um Arbeitslosengeld oder Bürgergeld. In diesem Zusammenhang wird kontrolliert, ob der Arbeitgeber Arbeits- und Verdienstbescheinigungen für die Sozialleistungsbehörden korrekt ausgestellt hat. Auch b...mehr

Die Feststellung bzw. die Annahme, dass die Beitragszahlung aufgrund einer unverschuldeten Unkenntnis bzw. eines Versehens unterblieben ist, muss in der Praxis vom Betriebsprüfer unter Berücksichtigung aller konkret-individuellen Umstände des Einzelfalls beurteilt werden. Die Gründe, die gegen eine unverschuldete Unkenntnis des Arbeitgebers sprechen, sind vom prüfenden Rente...mehr

Jeder Unternehmer, der nicht nur gelegentlich Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten (natürliche Personen) vergibt, ist zur Meldung und zur Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse (KSK) verpflichtet. Die Rentenversicherungsträger müssen bei den Arbeitgebern prüfen, ob diese ihre Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz ordnun...mehr

In Deutschland gilt ein branchenübergreifender Mindestlohn. Der Mindestlohn beträgt ab 1.1.2026 13,90 EUR/Stunde (2025: 12,82 EUR/Stunde). Die Zollbehörden prüfen, ob die Arbeitgeber den Mindestlohn spätestens zum Fälligkeitszeitpunkt gezahlt haben. Arbeitgeber und FKS haben dabei die Rechte und Pflichten wie bei Prüfungen nach dem SchwarzArbG. Mindestlohnprüfungen werden gan...mehr

Wer als Arbeitgeber eine Prüfung nicht duldet, bei einer Prüfung nicht mitwirkt, eine Auskunft nicht oder nicht richtig erteilt oder die genannten Unterlagen nicht vorlegt oder das Betreten des Grundstücks oder der Geschäftsräume nicht duldet, handelt ordnungswidrig. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit Bußgeld bis zu einer Höhe von 30.000 EUR geahndet werden. Wer einer der Mitf...mehr

Die KSK hat ein eigenes Prüfrecht. Sie kann selbst prüfen, ob Arbeitgeber ihre Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz ordnungsgemäß erfüllen und die Künstlersozialabgabe rechtzeitig und vollständig entrichten.[1]mehr

Arbeitgeber und Entleiher, die jeweils einem nach dem SchwarzArbG ausweismitführungspflichtigen Wirtschaftszweig angehören oder Mindestarbeitsbedingungen nach dem AEntG oder dem AÜG einhalten müssen, sind verpflichtet bestimmte Aufzeichnungen vorzunehmen bzw. Daten zu dokumentieren.[1]mehr

Die Künstlersozialabgabe haben typische Verwerter und Unternehmen zu entrichten, die für Zwecke ihres eigenen Unternehmens Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit betreiben und dabei Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten erteilen (Eigenwerber).[1]mehr

Lohnwucher[1] und Ausbeutung der Arbeitskraft[2] können mit Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren oder mit Geldstrafe, unter besonderen Voraussetzungen mit Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis zu 10 Jahren, geahndet werden. Zwangsarbeit nach § 232b StGB ist mit Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis zu 10 Jahren, unter besonderen Voraussetzungen von einem Jahr bis zu 10 Jahren bedroht. Die...mehr

Bis zu 3 Jahren soll ein Ausschluss von öffentlichen Aufträgen von Personen erfolgen, die wegen illegaler Ausländerbeschäftigung, illegaler Arbeitnehmerüberlassung, Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt (Hinterziehung von Sozialversicherungsbeiträgen) oder eines Verstoßes gegen das Mindestlohngesetz oder Arbeitnehmerentsendegesetz zu einer Freiheitsstrafe von mehr ...mehr

Der Bußgeldrahmen für Verstöße gegen die Meldepflicht sowie gegen die Auskunfts- und Vorlagepflicht eines Abgabeverpflichteten sieht eine Geldbuße von bis zu 50.000 EUR vor.[1] Damit soll der Druck auf die zur Abgabe Verpflichteten erhöht werden.mehr