Mitarbeitergespräch als Instrument moderner Personalführung / 6 Die richtige Vorbereitung

Dipl.-Kffr. Svenja Grotzfeld

Die Bedeutung der Vorbereitung wird häufig unterschätzt. Im Tagesgeschäft entsteht schnell der Eindruck, alle wesentlichen Punkte bereits im Kopf zu haben. Gesprächsroutine und Improvisationsfähigkeit ersetzen jedoch keine strukturierte Vorbereitung – besonders dann nicht, wenn das Thema sensibel, konfliktbelastet oder folgenreich ist. Eine angemessene Vorbereitung trägt dazu bei, dass die Gesprächsdauer im vorgesehenen Rahmen bleibt, Konflikte nicht unnötig auf der Beziehungsebene festfahren, die Ziele erreicht oder zumindest angenähert werden und das Gespräch mit einem für beide Seiten nachvollziehbaren Ergebnis endet.

6.1 Organisatorische Vorbereitung

Ob schriftlich oder mündlich eingeladen wird, hängt vom Anlass ab. Für regelmäßig stattfindende Gespräche wie Jahres-, Zielvereinbarungs- oder Beurteilungsgespräche ist eine schriftliche Einladung sinnvoll. Kurze Feedback- oder Rückkehrgespräche können häufig mündlich vereinbart werden. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter Person rechtzeitig und vollständig über Termin, Ort beziehungsweise Format, Anlass und notwendige Vorbereitung informiert wird. Zeit und Ort sollten so gewählt werden, dass das Gespräch ungestört, vertraulich und ohne unnötigen Zeitdruck stattfinden kann. Die angemessene Dauer richtet sich nach Anlass, Ziel und Komplexität. Planen Sie nicht nur Zeit für Ihre eigenen Themen ein, sondern ausdrücklich auch für die Anliegen der anderen Person. Ein Besprechungsraum oder eine gleichwertige Sitzsituation signalisiert Wertschätzung und unterstützt ein Gespräch auf Augenhöhe. Auch der Arbeitsplatz der Mitarbeiter Person kann geeignet sein, sofern Ruhe und Vertraulichkeit gewährleistet sind.

Praxis-Beispiel