Reisekosten / 15.6 Angemessene Übernachtungskosten

Über die Angemessenheit von Übernachtungspreisen bestehen vielfach unterschiedliche Vorstellungen zwischen Verwaltung und Beschäftigten. Nicht jedes Quartier ist zumutbar, nicht jeder Komfort akzeptabel. Maßstab sollten Zimmer von Mittelklassehotels sein; in diesen wird i. d. R. der Dienstreisende auch bei privaten Reisen übernachten. Um Streit zu vermeiden, sollte die Quartierfrage vor Reisebeginn geklärt werden, also anlässlich der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise. Hierzu sind Zimmernachweise (Hotelführer) oder einschlägige Internetseiten (www.hrs.de oder www.expedia.de) zweckdienlich. Hat der Beschäftigte sich nicht für ein angemessenes Hotel entschieden, muss er seine Wahl begründen (etwa mit den vergeblichen telefonischen Bemühungen um ein preiswerteres Hotel). Im Zweifel hat die Verwaltung dieser Begründung durch entsprechende Nachfragen bei den angeblich angerufenen Hotels nachzugehen, besonders wenn ein Beschäftigter schon wiederholt sehr teure Hotels in Anspruch genommen hat, ist diese Vorgehensweise zu empfehlen. Eine zentrale Zimmerbestellung oder die Unterbringung im Hotel der dienstlichen Veranstaltung usw. rechtfertigt nicht die Unvermeidbarkeit der Unterkunft, wenn preiswertere Zimmer am Geschäftsort zu haben gewesen wären, besonders wenn mit dem Kfz gereist wird.

Unvermeidbare höhere Übernachtungskosten sind oftmals für die Zeit größerer Veranstaltungen in Städten nicht auszuschließen (z. B. Messen, Ausstellungen, politische Veranstaltungen, sportliche und gesellschaftliche Großveranstaltungen usw.); aber auch hier sollte vor der Anreise beim Messe- oder Veranstaltungsbüro nachgefragt werden, ob nicht billigere Zimmer zur Verfügung stehen. Beim Besuch von Messen usw. kann zur Reduzierung der Übernachtungskosten auch ein Quartier in Betracht komm...