Allgemeine kaufmännische Grundlagen (ZertVerwV) / 1.3 Kaufmännische Aufgaben in der WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung ist ein wichtiger Leistungsbereich innerhalb der immobilienwirtschaftlichen Unternehmen und setzt nicht nur tiefgehende Kenntnisse des Wohnungseigentumsrechts voraus, sondern auch umfangreiche kaufmännische Kenntnisse. Zu den wesentlichen kaufmännischen Verwaltungsaufgaben einer WEG-Verwaltung gehören insbesondere:

• Erstellung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung (inkl. Heizkostenabrechnung) und Vermögensbericht;
• Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens (Vorschüsse, Erhaltungsrücklage, Kontoguthaben etc.) u. a. durch Konteneinrichtung (Giro-, Festgeld- und Sparkonten);
• Entgegennahme, Prüfung und Verbuchung aller Zahlungseingänge durch die Wohnungseigentümer inkl. Sollstellung und Bearbeitung des Lastschriftverkehrs;
• Buchhaltung;
• Bewirken und Entgegennahme von Zahlungen und Leistungen gegenüber Dritten in Erfüllung der Geldverpflichtungen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer; dazu gehören z. B. die Bezahlung von Rechnungen der Handwerker im Zuge beschlossener Erhaltungsmaßnahmen (aus Werkvertrag, siehe Werkvertragsrecht (ZertVerwV)), die Entlohnung eines Hausmeisters (aus Dienstvertrag), die Bezahlung eines Heizölkaufs (Kaufvertrag, siehe Allgemeines Vertragsrecht (ZertVerwV), Kap. 10), die Bedienung eines Kredits der Gemeinschaft (Darlehensvertrag, siehe hierzu Sonderumlagen/Erhaltungsrücklage (ZertVerwV), Kap. 3), Bezahlung von Versicherungsbeiträgen (siehe Relevante Versicherungsarten im Immobilienbereich (ZertVerwV), Kap. 2) etc.
• Hausgeldinkasso (von der Mahnung bis ggf. Zwangsversteigerung, siehe Hausgeld, Mahnwesen (ZertVerwV));
• Liquiditätsplanung, Wirtschaftlichkeitsberechnung und ggf. Rechnungslegung;
• Errechnen, Anfordern und Begleichen von Sonderumlagen (siehe Sonderumlagen/Erhaltungsrücklage (ZertVerwV), Kap. 1),
• Betreuung und Abwicklung von Arbeitsverhältnissen der WEG (z. B. fest angestellter Hausmeister), dazu gehören Bezahlung des Gehalts, Abführung von Lohnsteuer, Krankenversicherungsbeiträgen und Sozialabgaben, Meldungen an Finanzamt, Sozialversicherungsträger etc.
• Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen (siehe Wohnungseigentümerversammlung (ZertVerwV));
• Erstellen von Niederschriften und Fortführung der Beschluss-Sammlung;
• Erstellen einer Hausordnung;
• ggf. Mitwirken bei Wohnungsverkäufen.