OFD Koblenz, Verfügung v. 7.5.2007, S 7134 A - St 44 2
Bezug: Rdvfg. vom 6.1.2006, S 7134 A – St 44 2
Es ist gefragt worden, ob aufbewahrte Originalausfuhrbelege nebst Originalrechnungen nach digitaler Archivierung vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO vernichtet werden können.
Im Einvernehmen zwischen dem BMF und den obersten Finanzbehörden ist hierbei Folgendes zu beachten:
Da Ausfuhrbelege nach § 147 Abs. 2 AO auch auf solchen Datenträgern aufbewahrt werden können, bei denen das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass bei der Lesbarmachung die Wiedergabe mit den empfangenen Ausfuhrbelegen bildlich übereinstimmt, bestehen gegen eine Vernichtung von Originalbelegen nach digitaler Speicherung, soweit dies nach § 147 AO zulässig ist und die Belege nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, grundsätzlich keine Bedenken. Dies kann allerdings nur gelten, wenn alle auf dem Originalbeleg enthaltenen Informationen originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können.
Bei digitalisierten Ausfuhrbelegen mit Zollstempeln ist nicht hinreichend feststellbar, ob der Stempelaufdruck durch einen Originalstempel angebracht oder aufgedruckt bzw. aufkopiert wurde. Eine weitergehende kriminaltechnische Untersuchung anhand von Reproduktionen zuvor eingescannter Urkunden ist ebenfalls nicht möglich. Darüber hinaus können gerichtsverwertbare Aussagen zur Echtheit von Stempelabdrucken nur anhand der Originalunterlagen gemacht werden. Die Farbwiedergabe muss bei digital gespeicherten Dokumenten vollständig möglich sein, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt. Da die digitalisierten Dokumente die Beweisfunktion nicht erfüllen, kommt eine Vernichtung der Originalbelege insoweit nicht ...
