Personalakten / 8 Aufbewahrung der Personalakte

Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis ist eine Aufbewahrungspflicht dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht.^[1] Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere relevante Unterlagen. Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber auch eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich solcher Daten und Unterlagen, die für den Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers erforderlich sind. Hierzu gehören beispielsweise Gegendarstellungen und Stellungnahmen des Arbeitnehmers.

In besonderer Weise aufzubewahren sind sensible Daten wie z. B. Gesundheitsdaten. Sie sind nach der Rechtsprechung des BAG gegen zufällige Kenntnisnahme zu schützen, etwa durch Aufbewahrung in einem verschlossenen Umschlag.

Sowohl die Führung als auch die Aufbewahrung der Personalakte muss dem Grundsatz der Vertraulichkeit genügen. Der Vertraulichkeitsgrundsatz wird u. a. in Art. 5 Abs. 1f DSGVO konkretisiert. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakten sorgfältig zu verwahren, bestimmte Informationen (insbesondere über den Gesundheitszustand und allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Arbeitnehmers) verstärkt zu schützen und vertraulich zu behandeln sowie für die vertrauliche Behandlung durch die Sachbearbeiter zu sorgen; auch muss der Kreis der mit Personalakten befassten Mitarbeiter möglichst eng gehalten werden.^[2] Art. 5 und 9 DSGVO verpflichten auch den Arbeitgeber, unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips und des Schutzbedarfs der Daten angemessene Schutzvorkehrungen zu ergreifen. Konkret kommen dabei nachfolgend aufgeführte, keinesfalls abschließende Vorkehrungen in Betracht – diese sollten als HR-Standardprozesse definiert werden:

• Aufbewahrung der Perso...