Zusammenfassung
Controlling bedeutet die zielorientierte Führung und Steuerung von Unternehmen. Controlling besteht aus den Prozessen Analyse (Standortbestimmung), Planung/Zielsetzung, Kontrolle und Steuerung (Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen). Dabei wird zwischen dem strategischen Controlling und dem operativen Controlling unterschieden.
Um sein Unternehmen erfolgreich durch die schnelllebigen globalen Märkte der westlichen Industrienationen zu steuern, benötigt der Unternehmer umfangreiche Informationen und Systeme, die frühzeitig auf mögliche Risiken und Chancen aufmerksam machen. Das traditionelle Rechnungswesen mit der Finanzbuchhaltung für die Vorgänge, die externe Auswirkungen haben, und der Betriebsbuchhaltung für die internen Vorgänge wird ergänzt um einen Aufgabenbereich, der die gesammelten Informationen weiter verarbeitet und auswertet: das Controlling.
1 Auf welcher Grundlage funktioniert das Controlling?
Das Controlling ist auf die Daten aus der Buchführung und der Kostenrechnung angewiesen. Sie bilden die Grundlage für die Arbeit des Controllers. Dieser fügt typische Controllinginformationen hinzu und verarbeitet die Daten zu mehr oder weniger regelmäßigen Auswertungen, die einen globalen Überblick über die Situation des Unternehmens, seiner Bereiche und Produkte ermöglichen. Beispiele für solche Berichte sind:
- Einmalige Berichte: Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Investitionen, Make-or-Buy-Entscheidungen etc.
- Wiederkehrende Berichte: ABC-Analysen für Artikel und Kunden, Gemeinkostenwertanalysen etc.
- Regelmäßige Berichte: Budgetüberwachung, Kundenerfolgsrechnung, Balanced Scorecard etc.
Mit der Arbeit im Controlling werden sowohl der Unternehmer mit den notwendigen Informationen des gesamten Unternehmens als auch die übrigen Mitarbeiter mit den Daten für den jeweiligen Verantwortungsbereich versorgt. Über die Planungskomponente wird der Zukunftsaspekt berücksichtigt und eine Steuerung aller Bereiche vereinfacht.
2 Was sind die Ziele des Controllings?
Mit dem Einrichten des Controlling werden im Unternehmen verschiedene Ziele verfolgt, die alle das Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit verbessern sollen. Zum einen soll durch die Verbesserung der Informationen die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen gesichert werden. Die Unternehmensleitung will z. B. entscheiden, in welchem Werk das neue Produkt gefertigt wird. Dazu versorgt das Controlling die verantwortlichen Personen mit Daten über Produktivität, Lohnkosten, Kapazitäten usw. Auch auf der Ebene der Sachbearbeiter werden täglich Entscheidungen getroffen, die in der Gesamtbetrachtung ebenso wichtig sind. Hier muss eine ebenso gründliche Vorbereitung das Entscheidungsverhalten der Mitarbeiter positiv beeinflussen. So kann z. B. die Zeit, die der Verkäufer mit einem Kunden telefoniert, abhängig gemacht werden von der Wichtigkeit des Kunden für das Unternehmen. Das Controlling hat dazu eine ABC-Analyse erstellt und aktualisiert die entsprechenden Kennzahlen monatlich.
Neben dem Ziel, die Informationslage und damit die Entscheidungen zu verbessern, soll das Controlling auch Analysen der Daten vornehmen. Die ermittelten Daten beschreiben eine Situation, die mehr oder weniger stark vom gewünschten Ziel abweicht. Der Controller deckt diese Abweichungen auf und gibt bereits erste Erklärungen. Dazu werden rechnerische Abweichungen, die sich auf Preise oder Mengen beziehen und die nicht in der betreffenden Stelle zu verantworten sind, herausgerechnet. Für den verbleibenden Rest wird gemeinsam eine Erklärung gesucht.
Abweichung aufdecken, um schnell handeln zu können
Damit wird klar, dass das Controlling nicht die Ursache für die schlechten Nachrichten ist, sondern lediglich deren Überbringer. Sie sollten den betroffenen Mitarbeitern klar machen, dass das Ziel nicht darin besteht, möglichst viele negative Abweichungen zu entdecken. Vielmehr soll jeder die Möglichkeit haben, möglichst schnell auf diese Entwicklungen reagieren zu können.
Nicht zuletzt sorgt das Controlling dafür, dass die Arbeit der einzelnen Stellen, an denen Leistungen erbracht werden und Kosten entstehen, für das Unternehmen optimal eingesetzt wird. Dies wird erreicht, indem das Controlling mittels einer Überwachungsfunktion die Zielvereinbarungen und Nebenbedingungen mit den übergeordneten Unternehmenszielen abstimmt. Dadurch werden die verantwortlichen Führungskräfte angehalten, Entscheidungen zu treffen oder zu akzeptieren, die u. U. für ihren Bereich nicht optimal sind. Das Controlling bildet somit die übergeordnete Instanz, die auf das Gesamtziel achtet und dessen Erreichen gewährleistet.
3 Welche Instrumente stehen im Rahmen des Controllings zur Verfügung?
Um die anspruchsvollen Ziele des Controllings zu erreichen, stehen den Mitarbeitern dieser Abteilung umfangreiche Instrumente zur Verfügung. Je nach den Anforderungen des Unternehmens werden diese unterschiedlich eingesetzt. Als Grundlage benutzen alle Werkzeuge die Datenbasis, die in der Buchhaltung und der Kostenrechnung erfasst wurde.
Planung
Das wichtigste Instrument für eine effektive Steuerung des Unternehmens ist die Planung aller Unternehmensaktivitäten. Der Controller baut zu die...