Auswertungen in Excel optimieren: Wie Tabellen und Diagramme leichter zu interpretieren sind

Zusammenfassung

• Excel ist das beliebteste Controllingwerkzeug. Und es bietet viele elegante Möglichkeiten, Auswertungen einfach zu verbessern.
• Die folgenden Tipps zeigen dem Excel-Anwender mit Vorkenntnissen visuelle Stilmittel für Tabellen und erklären die Technik zum zeitsparenden Aufbau von Auswertungen mittels Pivot-Tabellen. Dieses Wissen spart Zeit bei Ad-hoc-Analysen und im Rahmen von monatlichen Auswertungen.

• Sparklines, die bedingte Datenbalken-Formatierung sowie der richtige Y-Achsen-Maßstab erlauben es dem Leser, die Aussagen von Diagrammen zutreffend und schnell zu erfassen.
• Im abschließenden Kapitel finden Sie nützliche Tastenkombinationen, mit denen Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden.

1 Pivot-Tabellen erstellen ohne den Überblick zu verlieren

Sie wollen mit Daten aus langen Listen rechnen und Summen nach bestimmten Kriterien bilden? Dann sind Pivot-Tabellen das richtige Werkzeug für Sie. Allerdings kann man bei Ausgangsdaten mit mehr als 4 Spaltennamen beim Aufbau der Pivot-Tabelle schnell durcheinander kommen. Ein einfaches "Anklicken" der Spaltennamen nach dem Motto "Pivot wird es schon richtig machen" funktioniert bei mehr als 4 Spalten leider nicht. Mithilfe der folgenden Faustregel können selbst aus Ausgangsdaten mit vielen Spalten übersichtliche Pivot-Tabellen erstellt werden:

Die Faustregel in Kürze

1. Inhalt mit "pro"-Satz festlegen wie z. B. "Bedarf pro Abteilung".
2. Der Spaltenname, der nach dem Wort "pro" steht wird in den Bereich "Spalten" gezogen.
3. Der Spaltenname mit den zu berechnenden Zahlenwerten wird in den "ΣWERTE"-Bereich gezogen.
4. Die Spalte, die für den Empfänger am zweitwichtigsten ist und den Inhalt der Spalten besser erklären soll wird in den Bereich "Zeilen" gezogen.
5. Die Spalten, nach denen im "pro"-Satz nicht konkret gefragt wurde werden in den Bereich "Filter"gezogen.

Abb. 1:Pivot-Tabellen aus Daten mit mehr al...