Auslagenersatz / 3 Pauschaler Auslagenersatz

Marcus Spahn

Pauschalvergütungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, z. B. arbeitsvertraglich für Aufwendungen anlässlich von beruflichen Auswärtstätigkeiten, sind grundsätzlich steuerpflichtig.

Pauschaler Auslagenersatz ist aber ausnahmsweise steuerfrei, wenn er

regelmäßig wiederkehrt,
keine Bereicherung des Arbeitnehmers darstellt und
der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.

Aufgrund dieses Nachweises bleibt der pauschale Auslagenersatz solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.^{^[1]}

Hinweis

Wiederkehrender pauschaler Auslagenersatz zulässig

Die Rechtsprechung lässt Pauschalabgeltungen darüber hinaus zu, wenn die Aufwendungen erfahrungsgemäß regelmäßig in etwa gleicher Höhe wiederkehren und der Auslagenersatz – im Großen und Ganzen – den tatsächlichen Aufwendungen entspricht.^{^[2]}

In folgenden Fällen ist ein pauschaler Auslagenersatz ausdrücklich vorgesehen:

[1] R 3.50 Abs. 2 LStR.

[2] BFH, Urteil v. 2.10.2003, IV R 4/02, BStBl 2004 II S. 129.

3.1 Pauschaler Auslagenersatz beruflicher Telefonkosten

Ist der berufliche Anteil nicht genau ermittelbar, können die Aufwendungen des Arbeitnehmers für Telekommunikationsleistungen i. H. v. 20 % der jeweiligen Monatsabrechnung, maximal 20 EUR pro Monat, pauschal steuerfrei ersetzt werden.^{^[1]} Voraussetzung ist, dass aufgrund der Tätigkeit erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Aufwendungen anfallen.

[1] R 3.50 Abs. 2 Satz 4 LStR

3.2 Pauschaler Auslagenersatz für Reisenebenkosten

Aufwendungen von Lkw-Fahrern, insbesondere für die Nutzung sanitärer Einrichtungen, können pauschal mit dem Durchschnittsbetrag ersetzt werden, wenn die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden.^{^[1]}

[1] BMF, Schreiben v. 4.12.2012, IV C 5 – S 2353/12/10009, BStBl 2012 I S. 1249.

3.3 Pauschaler Auslagenersatz für E-Auto-Strom

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