Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 5.2.2 Ursachen und Ermittlung von Kassenfehlbeträgen

Kassenbewegungen	EUR
Kassenbestand am 20.1.01		1.250,00
Einnahmen vom 20.1. bis 31.1.01	+	7.329,00
Ausgaben vom 20.1. bis 31.1.01	–	9.500,00
Kassenfehlbetrag am 31.1.01	–	921,00
Einnahmen vom 1.2.bis 28.2.01	+	4.400,00
Ausgaben vom 1.2. bis 28.2.01	–	5.200,00
Kassenfehlbetrag am 28.2.01	–	1.721,00

Praxis-Tipp

Betriebsprüfung: Ermittlung von Fehlbeträgen in der Kassenführung

Führt der Unternehmer ein Kassenbuch, wird der Betriebsprüfer seine Kassenführung immer überprüfen. Er wird dabei sein EDV-Kontrollprogramm IDEA (= Prüfsoftware der Finanzverwaltung) verwenden, das innerhalb kürzester Zeit ermittelt, ob und in welcher Höhe Fehlbeträge vorhanden sind.

Will der Unternehmer selbst seine Kassenstände ohne IDEA kontrollieren, sucht er die Zeiträume heraus, in denen sein Kassenbestand verhältnismäßig niedrig ist. Hier ist die Wahrscheinlichkeit von Kassenfehlbeträgen am größten.

Kassenfehlbeträge entstehen oft durch eine falsche zeitliche Zuordnung. Der Unternehmer hat also die Möglichkeit, nach einer plausiblen Erklärung für das Entstehen von Kassenfehlbeträgen zu suchen.

Praxis-Tipp

Eigenbelege bei fehlenden Rechnungen

Wenn die Betriebseinnahmen errechnet werden, müssen alle anderen Geldbewegungen durch Belege dokumentiert werden. Soweit Fremdbelege fehlen, sind Eigenbelege zu verwenden. Alles, was nicht schriftlich vorliegt, wird in der Hektik des Tagesgeschäfts schnell vergessen. Das darf nicht sein, weil ansonsten die Einnahmen nicht zutreffend ermittelt werden können.

Als Eigenbelege sollten Buchungszettel verwendet werden, die bereitliegen sollten, damit diese bei Bedarf sofort ausgefüllt werden können.

Kassenfehlbeträge können z. B. folgende Ursachen haben:

• Es ist ein Rechenfehler unterlaufen, sodass tatsächlich kein Minus vorhanden ist. Um den Fehler zu fi...