Unter elektronischen Aufzeichnungssystemen sind elektronische Registrierkassen oder computergestützte Kassensysteme, sog. PC-Kassen zu verstehen. Sie sind zwar relativ teuer, haben aber neben der besseren Personalkontrolle und betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten noch viele weitere Vorteile:
- Die einzeln erfassten Journaldaten werden im System abgespeichert und vorgehalten.
- Die Tageseinnahmen werden automatisch errechnet und mittels Tagesendsummenbon ausgegeben.
- Es können sowohl die Zahlungswege als auch, soweit erforderlich, die jeweiligen Umsatzsteuersätze hinterlegt und entsprechend ausgegeben werden.
Seit dem 1.1.2017 dürfen nur solche elektronische Kassensysteme eingesetzt werden, die in der Lage sind, sämtliche Journal(einzel)daten dauerhaft und unveränderbar vorzuhalten. Seit dem 1.1.2020 sind nur noch Kassen erlaubt, die zusätzlich noch über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die verhindern soll, dass Daten nachträglich unerkannt verändert werden. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nach dem BMF-Schreiben vom 6.11.2019[1] wird es nicht beanstandet, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem längstens bis zum 30.9.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügt. Grund hierfür war, dass zum vorgesehenen Startzeitpunkt erst wenige solcher Systeme am Markt angeboten wurden. Aufgrund von Corona wurde die Frist bis zum 31.3.2021 verlängert, wenn bereits ein verbindlicher Auftrag zur Aufrüstung mit einer TSE erteilt wurde und nachgewiesen werden konnte.
Ob bereits vorhandene Kassen nachgerüstet werden können, weiß der Kassenaufsteller. Kassen, die über keine TSE verfügen, dürfen danach nicht mehr weiterverwendet werden. Eine "Umqualifizierung" der elektronischen Kasse als offene Ladenkasse ist nicht zulässig und hätte im Prüfungsfalle unweigerlich die Verwerfung der gesamten Kassenführung zur Folge.
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